自动化如何改善文档编制挑战？
文档自动化可自动创建、管理、分发文档并模板化，提高效率、减少错误与重复工作，支持知识共享、版本控制和安全存储，适用于各行业，Baklib是合适选择。
你是否对组织中的所有文书工作和文档挑战感到不知所措？你是否认为自动化将帮助你改善这种情况？你是否想知道它是什么，如何工作，以及它如何简化文档处理？
别再疑惑了！本文将回答所有这些问题，并澄清你在这个主题上的所有疑虑，以便你能根据组织的具体需求，快速决定是否实施文档自动化。
让我们从头开始！
什么是文档自动化？
通过文档自动化，你可以自动创建、管理、分发文档并将其模板化，而不是手动操作。它自动化了诸如数据收集和插入等重复性任务，同时允许你创建准确且高价值的文档，从而提高组织所有领域的整体效率。
手动完成所有这些工作需要花费更多的时间、金钱和精力，而且文档仍然充满错误和不一致之处。
文档自动化确保了最小的错误和不一致，从而确保了合规性。
自动化是很有意义的，特别是如果你是一家处理海量文档和数据的大型组织。很棒的是，它适用于各个行业，从IT到金融，提供特定行业的解决方案和定制服务。
你可以在组织中自动化处理的一些文档，以实现最大效率：
但这只是少数几个例子。在以最高效的方式实现文档自动化方面，可能性是无限的。
让我们详细了解它是如何包含知识共享功能的。这意味着所有这些文档都以数字形式保存在一个中心枢纽中，并授予相应用户访问权限，确保根据需要实现更快的交付和易用性。自动化以不同方式改善您的文档挑战。
以下是具体说明。
自动化如何改善文档挑战？
更快的内容生成和交付
手动准备复杂的技术文档，从维修手册到测试计划和案例研究，可能会很耗时。此外，由于这些文档针对不同的部门目标，需要按时交付给不同的团队。
使用文档自动化软件，您可以为此类文档准备模板，并根据具体情况填充内容。模板可以是简单的文本块，也可以包含表格、图表甚至图像。
该软件还具备知识共享功能。这意味着所有这些文档都以数字形式保存在一个中心枢纽中，并授予相应用户访问权限，确保根据需求和需要实现更快的交付和易用性。
减少在重复性任务上花费的时间
技术文档编写者是公司成功的重要资产。他们负责编制支持产品测试、员工培训、市场营销和客户支持的文档，同时运用整个组织的专业知识。
如果没有文档自动化系统，每次都从头开始准备如此复杂且专业的文档会变得重复且令人畏惧。使用过时或不达标的工具来创建技术文档只会加剧准备这些文档的烦恼。
一个高效的文档工具通过为各类文档提供模板，消除了此过程中的重复性工作。这也节省了大量技术写作时间，以便应对其他挑战，例如最后一刻的产品变更以及需要人工干预地从主题专家那里收集信息。拥有结构化的工作流程确保了整个文档周期的一致性、可追溯性（Traceability）和效率。工作流设计器和工作流分配，可以帮助项目团队成员为任何新的或现有的文档创建分步阶段。
在高级功能方面，您可以使用SEO描述生成器，它会自动扫描文章并帮助作者快速创建SEO描述。通过消除工作中枯燥、重复的元素，文档自动化改善了组织的内部流程，提高了员工效率，并实现了更好的工作与生活平衡。
消除人为错误
准备技术文档本身是一项复杂的任务。当您叠加了数据输入、调整结构不良的文档以及缺乏产品用户信息时，出错的可能性就很大。即使经过无数小时的校对，错误仍然真实存在。
如果存在合规性问题，微小的错误可能会导致客户和法律层面的重大挑战。文档错误也意味着组织内的人员可能会基于错误或有缺陷的信息做出决策。
通过将文档的创建、模板化和管理全过程自动化，您可以极大地减少此类文档错误的可能性。利用像 AI术语表生成器 这样的高级功能，旨在减少在创建和维护全面文档术语表过程中的人工干预。此功能利用先进的AI算法识别您内容中的关键术语和概念，并自动生成精确相关的定义。
正确完成的模板消除了非结构化内容及其导致的错误和混淆的风险。如果工具配备了内置拼写检查器，并允许与一些流行的写作工具（如Grammarly）无缝集成，就能确保清晰、专业且无错误的写作。
实时反馈与版本控制
技术文档存在不一致的情况很常见。文档是随着时间的推移创建的，并且由多位作者共同完成，导致它们在语气、风格甚至布局方面都可能不一致。
文档自动化避免了这些不一致性，因为作者遵循模板、遵守样式指南，并留下关于他们工作的评论。
他们可以在处理文档时跟踪文档的不同版本。每次修改文档时，版本控制编号都会更新，让当前用户知道他们看到的是最新版本。
只有基于其角色的特定人员才被允许处理文档，以避免不必要的更改。在某些情况下，出于合规性考虑，版本控制也可能是必要的，因此必须考虑到这一点。
此外，软件还允许您跟踪所有文档和类别中的所有反馈。
文档的安全存储与检索
与物理文档甚至数字文档不同（它们分散各处，追踪起来可能相当令人畏惧），文档自动化软件将所有文档存储在一个中心枢纽中。
跨部门和职能的人员可以根据其权限访问这些文档。在需求与文档检索之间不存在延迟，从而使得文档能在整个组织内得到最有效的利用。
因此，既然我们已经知道自动化如何能够改变文档工作的游戏规则，那么让我们来探索它是如何运作的。
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文档模板
如前所述，模板化是文档自动化的关键因素之一。所有优秀的文档软件都会根据其核心市场，为不同的行业提供现成的模板。
当然，你也可以制作自己的模板，允许你从头开始构建模板或自定义现有模板。
无论哪种方式，你都可以为你的组织创建更快、看起来更专业的文档。这些模板是专业设计的，具有交互性，并且富含多种选项，例如视频、信息图表、图表等。
品牌与设计
在创建文档时，自动化也将让你能够自定义文档以反映你的品牌风格。因此，你可以简单地将你已有的风格指南和品牌元素输入到Baklib软件中，它将允许你根据你的品牌自定义设计。
为确保满足各部门准备不同文档的目标，来自相应部门的团队成员可以按照公司指南协调一致地自定义他们的设计。
所有文档都可以在你选择的设备（手机或笔记本电脑/电脑）上呈现、共享和访问。
设计工作流
优秀的自动化功能允许你设计和管理文档工作流程。这意味着你不再需要花费时间手动获取和给予审批。
只需设计你的自定义工作流，当需要审批人采取行动时，它会自动发送通知或提醒审批人。然后，文档会根据创建的工作流传递给下一个人，依此类推，无需任何手动干预。
💛🧡🧡客户评价：Baklib作为面向客户和员工的封闭式知识库，通过自助式技术解放我们的支持团队和非技术文档。它还使我们的技术和非技术团队通过无缝审批流程，并能够查看任何更改，易于迁移，易于使用。
与其他工具的集成
最后但同样重要的一点，文档软件最重要的功能之一是能够与您现有的业务软件集成。它应该能够整合您组织内各个系统的可用数据，并与您及您的团队正在使用的第三方工具相结合。
您可以为不同目的使用各种工具，例如帮助台、分析、评论、聊天、翻译和代码库。此类工具的一些例子包括Google Analytics、Freshdesk、Disqus、Hotjar和Intercom。
因此，在选择软件之前，请特别关注其集成能力。
另请阅读：文档计划：您应该知道的一切
结论
希望本文能帮助您全面了解文档自动化。您需要做的就是为您的组织选择合适的软件，并与他们合作，简化和自动化您组织的文档工作。
