DocOps：助力业务成功的文档一致性管理

无论哪个行业，文档都是所有业务（包括软件开发）的支柱。通过包含视频和音频等多媒体内容，IT文档能让用户（内部或外部）理解您的软件，并更轻松地使用它。

它还能让您的客户从产品中获得更多价值，从而提高客户留存率和整体客户生命周期价值。

然而，尽管文档至关重要，但随着其发展，创建、管理和更新IT文档并与所有相关方共享，可能会变得非常繁琐。这正是DocOps发挥作用的地方。

在本文中，您将了解DocOps如何简化文档工作以满足业务需求，并直接推动业务成功。我们将讨论什么是DocOps、它如何使您的业务受益、其运作的关键原则、如何在您的业务中实施它，以及应该实施哪种平台。

那么，让我们开始吧！

什么是DocOps？

DocOps是当代的开源文档方法。这意味着您组织中的所有文档都对整个团队甚至客户开放，没有任何访问障碍。

DocOps的主要目标是使所有利益相关者都能为文档流程做出最佳贡献。例如，工程师比任何人都更了解API的行为，产品负责人更了解客户需求，技术作者能以最佳方式优化文档。所有这些人员都应该始终能够为这些文档方面做出贡献。

另一方面，如果客户能够就他们在文档中注意到的问题提供反馈，他们也可以在文档中发挥关键作用。

通过自动化实现这一切，并将整个文档流程与运营集成，这就是文档运营。

文档运营的起源

Baklib的James Turcotte于2014年在LinkedIn上提出了“文档运营”这个术语。他强调了业务敏捷性的重要性以及动态内容供应链在其中所扮演的角色。

用他的话来说，“文档运营是关于创建一个协作、敏捷和持续的内容供应链。”

在后续的一次采访中，他通过一个例子进一步解释了文档运营，说明了文档在科技公司中传统上是如何运作的。一个写作团队在发布日期发布PDF/HTML文档，当遇到漏洞时，会发布数百篇支持文章。最终客户必须搜索原始文档和支持文章才能找到他们问题的答案。

通过实施文档运营，Baklib的撰稿人在产品的整个生命周期中通过修复原始内容中的漏洞来持续“整理”内容。内容在产品的整个生命周期中不断成熟，客户可以在一份文档中快速找到答案。文档运营平台还使用分析来揭示内容在多大程度上满足了客户的需求。

考虑到这一点，让我们详细看看文档运营的好处。

文档运营的好处

协作创作

正如我们之前讨论的，让来自不同团队的用户为内容开发贡献他们的知识，这正是文档运营的全部意义所在，这被称为协作创作。

其最大的好处之一是，它通过一个动态内容平台，强调并实现了协作和持续的文档改进。

多人共同规划内容、撰写、测试、发布、分析，然后返回源文件进行修订。一些组织可能还会设立非官方的文档运营团队，定期开会确定文档需求，并规划如何在协作中制作文档。

打破孤岛

正如 DevOps 是开发与运维的融合，文档运营是文档与运维的融合。

因此，文档运营的关键好处和目的之一是消除团队之间的孤岛，使内容和软件能够携手并进。它反映了敏捷项目管理方法，将文档开发划分为不同阶段，同时为持续协作和改进创造条件。

文档运营允许团队之间自由流动和交换信息，以便更好地理解彼此的挑战，并共同努力克服这些挑战。通过文档运营，团队相互学习，共同创造更好的成果。

快速获取客户反馈

文档运营将客户反馈视为内容开发不可或缺的一部分。

文档运营的关键原则

持续文档流

虽然敏捷软件开发将软件置于文档之前，但这本身并没有贬低文档的价值。它只是鼓励你在软件构建过程中创建文档，而不是在编写代码之前创建文档。这构成了文档运营的关键原则之一。

这是有道理的，因为你的技术文档必须采用与软件开发相同的方法，否则你将永远无法在数量或质量上满足文档截止日期。

因此，DocOps 有助于创建一个持续的敏捷文档流程，使您能够成功管理并交付软件项目及其文档。

使用基于云的协作平台

DocOps 本质上意味着您的文档必须存在于一个所有人都可以访问的中心枢纽中。这是所有团队创建、编辑、管理和共享文档的基本需求。

尽管文档可以设置选择性访问并进行版本控制，但可访问性和可管理性是关键，而基于云的平台使之成为可能。因此，DocOps 通常是一个基于云的知识库，但它也可以是 DITA、CMS 或维基。

无论您使用什么工具，都应该能够在软件发布后以及收到各方后续反馈后，回溯并对文档进行任何更改。文档的历史跟踪在此变得至关重要。

与敏捷工具集成

DocOps 良好运作的另一个关键原则是，它能与您现有的敏捷工具集成，使信息在系统内自由流动。组织用于不同目的的一些流行敏捷工具包括 Jira、Trello、Asana 和 Slack，但也可能有许多其他技术工具，如 Cucumber、Selenium、GitLab 等。

选择支持集成的工具或方法论，是在组织中实施 DocOps 时需要考虑的关键特性。

例如，Baklib 集成了超过 27 款应用和工具，包括 Slack、MS Teams、Freshdesk、Zendesk、Intercom 和 Salesforce。

数据驱动的文档工作

DocOps的另一个关键原则是，它利用发布平台的分析和报告功能来衡量内容绩效。通过DocOps，您可以查看一篇内容是否表现良好，某篇内容是否比其他内容表现更好，以及客户如何与内容互动。

这使得技术文档编写者能够更好地管理内容，组织也能做出更多数据驱动和明智的决策。他们能够确切地知道哪些内容对客户有效，哪些无效，并相应地调整工作，在非必要内容上节省时间和资源。

为什么DocOps对企业是双赢？

DocOps在多个方面改变了企业的游戏规则。

传统的文档管理可能是一个繁琐的过程，特别是对于像技术文档这样的复杂文档。借助DocOps，您可以为文档创建和分类实施标准化模板，最大限度地减少过程中的混乱。最重要的是，通过DocOps，您可以将文档编制整合到持续交付流程中，从而提升内容供应链及其相关人员的整体生产力。他们可以花更少的时间在行政任务上，而将更多时间投入到创新工作中。

通过DocOps，您可以为内容流程中的重复性任务创建自动化工作流，例如文档格式化、版本控制和合规性检查。这最大限度地减少了不必要的人工干预，团队可以专注于需要创造性思维的任务。

良好的文档运维工具不仅提供模板，还配备高级定制功能。企业可以利用这些功能创建符合其品牌风格和语气的文档。这确保了在所有触点的消费体验的一致性，从而维护品牌完整性。 糟糕的文档管理不仅仅是令人烦恼，还可能因安全漏洞、文档错误甚至法律/合规问题而耗费大量时间和金钱。通过文档运维，您可以最大程度地降低此类风险，具体方式包括： - 控制谁可以访问、编辑、共享、删除和存储每份业务文档。 - 执行质量控制协议，如标准化语言 - 更新法律免责声明并确保符合法规要求 - 版本控制以防止未经授权的更改，同时允许在所有文档中统一应用更新等。 使用合适平台实施文档运维

💛🧡🧡客户评价：我最喜欢Baklib的一点是其用户友好的界面。该平台使我们的团队可以轻松高效创建、管理和组织文档。此外，定制选项使我们能够将知识库与我们的品牌标识保持一致。多站点多语言功能也是一个巨大的优势，使我们的可供全球受众访问的文档。

正如本文前面所述，使用像 Baklib 这样的基于云的平台可以轻松实现文档运维。 像 Baklib 这样的工具提供了文档运维的关键功能：文档集中化。当所有文档都集中在一个存储库中时，便于协作、搜索和更新。在对文档进行分类和标记的同时，一个中心门户对于提供出色的用户体验至关重要。 选择适合文档运维的工具时，必须考虑以下因素：

• 易用性：与实施任何新流程一样，您的团队可能会对文档运维产生抵触。因此，您希望整个过渡过程对团队来说尽可能简单。像 Baklib 这样的解决方案需要最少的技术知识，并能适应不同的技能水平。
• 设置成本和许可选项：文档运维通过 SaaS 模式更容易实施，因为它是订阅模式，而不是昂贵的桌面安装。
• 安全功能和合规性：确保您使用的平台符合安全协议和数据隐私法律，如 HIPAA 和 GDPR。
• 支持服务：无论您选择的平台多么简单，总是需要支持，尤其是在入职或技术故障排除期间。选择一个提供此类服务的平台，并查看客户评论以进行验证。

文档运维的最佳实践

协作创作

让具有不同专业知识的多个贡献者参与进来，为文档增加更多价值。同时，如果协作不便捷，创作将变得混乱。这包括实时协作、跟踪每个版本的变更以及每个贡献者的修改。这样，文档与产品开发的整合将更加紧密。

使文档与软件开发冲刺保持一致

文档运维的核心是创建一个与软件开发同步运行的文档系统。

例如，随着世界向应用经济迈进，应用程序持续开发和发布。内容必须跟上这个速度，因为市场无法等到应用程序完成整个开发周期后才发布内容。人们需要随着产品演变而获取产品信息，只有像文档运维这样的敏捷方法才能实现这一点。

能够促进团队协作并构建持续交付的动态平台自然成为规范，而DocOps是实现这一目标的底层流程。

您用于DocOps的平台还应包含自动翻译和AI驱动的搜索等功能，以提供卓越的体验，并包含高级分析功能，以便做出基于数据的决策。

技术写作者的自给自足工具

使用正确的创作工具来创建和管理整个文档生命周期。这减少了对开发团队和其他团队的依赖。

像Baklib这样的平台，配备了Markdown和高级WYGSYW编辑器，帮助写作者创建、编辑、预览和发布文章，其内置的版本控制功能帮助您跟踪更改。此外，写作者可以直接访问分析数据，查看用户反馈和文章表现的洞察，从而帮助他们做出明智的决策。DocOps作为文档管理的新标准

为了将内容需求与快速迭代的软件开发（如应用程序）保持一致，DocOps是必不可少的。DocOps通过结合协作、自动化、持续更新和分析，提供了一种极其敏捷的文档方法。

内容会随着软件的开发而发布，并在开发的每个阶段、产品发布时甚至产品发布后都可用。难怪DocOps正在成为文档管理的新标准，因为它为内部团队提供了最大的空间，并在文档方面提供了最佳的客户体验。

总结

内容供应链必须适应您业务的敏捷需求，而DocOps使您能够做到这一点。

希望阅读本文后，您能清楚地了解文档运维（DocOps），它能为您的业务带来什么，以及如何有效实施。