如何为业务流程创建文档和工作流程

内容创作是大多数公司从零开始建立知识库的基本活动。技术内容作者负责创作对客户和内部利益相关者有用的内容。如果您的公司正在开发产品，那么需要及时更新文档站点，以帮助客户了解产品的新功能，并根据其业务需求进行正确配置。如果您的公司专注于服务交付，内容作者需要记录并定期审查公司政策、标准操作流程、服务交付标准、治理和支持协议。 公司还会投资于整个组织的知识管理，内容作者与组织内所有部门合作，收集企业知识，并使其对组织中的每个人开放。 内容创作过程涉及多个步骤，以确保内容质量满足客户期望。这些步骤包括创建插图、截取屏幕截图、进行同行评审、编辑审核、SEO优化（可选），最后发布内容。内容发布后，保持内容更新至关重要，这涉及另一套流程。

• 概述了创建和管理业务流程文档的步骤，以确保清晰度和效率。
• 有助于保持一致性，改善团队协作，并确保流程得到良好记录以实现顺利执行。
• 生命周期包括五个关键阶段：规划、增强、管理、共享和归档。
• 内容策略师、撰稿人、领域专家、编辑和网络团队等利益相关者扮演着不同的角色。
• 工作流程步骤包括起草、审阅、批准、搜索引擎优化和发布。
• 关键指标包括审阅时间、发布速度和参与度（阅读/评论）。
• 像 Baklib 这样的工具支持工作流程映射、内容版本控制和流程自动化，以简化文档并改善协作。

什么是文档工作流程？

工作流程是利益相关者为完成业务目标而采取的一系列顺序步骤。它是一种结构化的方式，用于理解在实现业务目标过程中与其他利益相关者的互动。工作流程的常见组成部分包括活动、决策、泳道和沟通流。

工作流程的好处

将工作流程映射到业务流程中，可以为利益相关者提供以下方面的清晰信息：

• • 他们需要承担的活动类型
  • 利益相关者的角色和职责
  • 审批检查点
  • 谁以及什么触发了一个流程的开始和结束？
• 沟通流

• 工作流映射让所有利益相关者对实现业务目标所需的交互有一个全面的共同理解。工作流中妥善安排了沟通渠道，以确保不同利益相关者之间信息和数据的无缝流动。

如何为业务流程创建工作流

理解内容生命周期对于管理组织中的文档至关重要。组织可以全面了解内容是如何被创建、共享、管理、改进和归档的。

1. 规划阶段

在规划阶段，确定文档内容的范围。此阶段包括与利益相关者协商以了解他们的需求和内容获取。理解客户成果对于定义文档团队的成功指标至关重要。在利益相关者协商之后，会创建一个详细的文档项目计划。在创建阶段，根据内容计划创建文章。这个创建过程包括起草文章、创建插图、截取屏幕截图、创建新的富媒体文件等。

2. 改进阶段

在改进阶段，基于内部业务流程对文档进行审查。此阶段侧重于对草稿内容进行丰富。此阶段进行的活动包括同行评审、主题专家咨询等。在组织阶段，改进后的内容会按照分类法进行组织，以便内容使用者能够快速找到和访问内容。组织内容也是确保能够以最佳文档实践顺利执行文档修订的关键。

3. 管理阶段

在管理阶段，已创建的内容将根据组织政策进行管理和治理。这包括创建内容角色、安全组、管理访问权限等。

4. 共享阶段

在共享阶段，已创建的内容将根据内容访问政策和协议与公众或特定群体共享。

5. 归档阶段

在归档阶段，内容将根据组织政策进行归档并移入长期存储。此步骤对于遵守当地法律法规以确保合规性至关重要。在销毁阶段，可能会根据不属于归档政策的组织政策销毁内容。

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工作流程文档涉及的步骤

规划是内容创建过程的第一步。此步骤涉及捕获客户需求和产品更新，以准备合适的内容集。在典型的内容创建中，会执行以下活动

• 规划内容大纲
• 撰写内容
• 准备插图/图表
• 审阅内容
• 寻求发布批准
• 执行搜索引擎优化
• 发布

文档工作流程中涉及的典型利益相关者包括

• 内容撰稿人

• 💛🧡🧡客户评价：Baklib 是一个易于使用且可定制的知识库解决方案！ 总的来说：我们正在寻找一种可以简化流程的工具管理和访问我们的知识库，Baklib非常适合。它简化了我们团队查找和更新信息的方式，并且显著减少了回答重复问题所花费的时间。

  内容策略师
• 项目经理
• 内容编辑
• UX/UI 设计团队
• 网页团队
• 领域专家

在文档工作流程中，每个利益相关者都有不同的角色和职责。内容策略师在规划阶段参与，制定需要生产的内容大纲和内容交付的时间表。项目经理通常根据优先级和重要性来协调任务分配。领域专家通常会向内容撰稿人和UX设计团队提供关于内容大纲和需要涵盖内容的“知识传递”会议。

内容撰稿人准备了内容的第一版，并包含了由UX设计团队制作的适当插图/图表。这些内容由领域专家验证，以确保：

• 内容准确性
• 技术信息的准确性
• 内容的信息流
• 技术细微差别
• 正确使用缩写和引用
• 插图/图表的准确性

领域专家在审查后汇总所有反馈，并传递给内容撰稿人进行修改。领域专家进行第二轮审查。一旦内容在准确性上获得批准，就会传递给文档编辑。文档编辑随后检查内容，确保其：

• 可读性
• 使用一致的业务术语表
• 遵循品牌风格指南
• 符合法律知识管理政策

一旦文档编辑批准了内容，内容就会交给网站团队，该团队负责在文档站点上发布内容。网站团队可能会使用内容管理系统或知识库软件来发布内容。网站团队会准备一份目标关键词列表并撰写SEO描述，以使内容通过Google、Bing和DuckDuckGo等搜索引擎获得更好的可见性和发现率。在SEO流程之后，内容就会被发布。

工作流指标

工作流指标对于衡量内容质量以及评估该内容是否满足我们的客户期望非常重要。完成一个评审周期所花费的时间、从编辑评审开始所经过的时间，以及这整个过程从头到尾所花费的时间，是工作流优化的良好内部指标。项目经理可以对这些指标负责。

对于技术内容质量，内容阅读量与评论/点赞总数的比率可以很好地反映内容的使用情况及其质量。这个指标是内容质量的代理指标。

在Baklib中，所有组织文档的工作流/流程都可以根据业务需求进行配置。工作流设计器可帮助将组织工作流与相应的工作流状态对应起来。直观的工作流设计器通过拖放功能，灵活配置工作流状态。 设计好的工作流可通过工作流分配启动。对于每篇文章，内容创建者可以分配工作流状态给合适的团队成员并设置截止日期。被分配的团队成员会收到工作流状态通知，并对分配的文章执行所需操作。完成后，工作流状态可更新以触发下一个工作流程。 Baklib工作流分配功能多样，可为每个文章版本分配工作流状态，并跟踪其完整的工作流历史。这有助于内容作者分别管理不同文章版本，提升内容质量。 观看我们的视频，了解工作流功能如何通过结构化的审阅阶段简化文档审阅流程！

结论

工作流使不同的利益相关者能够协作创建高质量的内容。工作流为内容创作者赋能，并清晰地展示了内容是如何被创建、审核和发布的。每个工作流环节中各利益相关者的角色和职责为整个团队提供了明确性。拥有一个良好的工作流流程对于组织顺畅运作其文档团队至关重要。应该使用一个能够承载您的工作流流程并将其自动化的软件工具。这种工作流自动化提高了您的效率，并使您能够自动衡量工作流指标。