逐步编写文档指南

早在2018年，我曾在一家快速发展的软件产品公司担任写作实习生，负责创建技术文档。

然而，代码库、设计和架构的频繁变更带来了巨大挑战。在没有明确文档计划的情况下，应对突如其来的需求让人应接不暇。

我是通过艰难的方式学到教训的，但在此我郑重声明：一个扎实的技术文档计划对于组织保持统一性和避免沟通误解至关重要。好消息是，如今借助像 Baklib 这样的AI驱动的知识库工具，这一过程变得高效且易于管理。如需良好参考，可以查看 Baklib 的技术文档博客。

在本篇博客中，我将引导您完成一份分步指南，讲解如何利用现代工具和最佳实践撰写有效的技术文档。如果您正在阅读本文，很可能已经决定要实施扎实的文档工作，我在这里正是为了帮助您实现这一目标。

为什么文档计划至关重要？

技术文档的主要目标是成为软件程序的单一事实来源。但您会去阅读一份杂乱无章或前后不一致的文档吗？仅仅拥有文档是不够的——它必须结构良好且实用。

一个深思熟虑的计划有助于创建逻辑流畅的文档，使用户能够轻松导航，特别是在多位作者或团队共同贡献内容时。

“人们希望自主完成购买，”Nierengarten 说，“尤其是在您的目标受众是开发人员时。”

假设一位高级开发人员（来自高层管理的技术人员）是购买产品的决策者。那么，全面的技术文档将在帮助他们理解产品功能、兼容性和价值方面发挥关键作用，而无需与销售团队进行交互。

例如，如果没有一个结构良好的计划，包含：

• 清晰的示例，
• 安装指南，
• 故障排除提示，
• API 文档，以及
• 集成细节，

您就有可能让读者失去兴趣。这种挫败感可能会让他们认为产品过于复杂，最终可能导致他们不选择您的产品。

编写文档计划的步骤

让我们看看创建高质量技术文档计划的八个深入步骤。

1. 了解您的受众

规划技术文档的第一步是了解您的受众。不同的文档服务于不同的群体（例如书籍、在线帮助、HTML、教程、向导等）。

然而，对于SaaS产品，受众可能是希望为其公司或团队实施产品的管理人员。

在这里，文档分为两个“部分”。

首先是基础知识——安装、集成、与现有基础设施连接等。

第二部分则从这些基础出发，进行更深入的探讨。

对于大多数SaaS企业而言，普遍假设非技术人员会阅读这些文档。因此，如果SaaS支持的话，你会看到涵盖极端基础（带有大量截图或演示视频）以及更深入技术内容的文档。

对于常见问题解答，要同时针对需要支持的现有客户和有核心问题的潜在买家。平衡内容以有效覆盖这两个群体。

对于内部发布说明或变更日志，要保持简洁。你的团队只需要了解要点。

对于高层管理人员，要详细说明。清晰解释更新和进展，因为利益关系更大。

考虑与你的受众相关的因素：

1. 如果我正在撰写技术性很强的文档，我的读者能理解其中的术语吗？

2. 在撰写SOP文档时，我应该保持简洁还是涵盖所有技术概念？

3. 如果我的受众处于认知阶段，我应该采用推销口吻还是保持中立？你肯定不想用促销内容打扰你的受众。

2. 概述文档目标

这一步在你完成最终产品规划并确定所需交付成果后进行。

接下来，为你的文档撰写大纲和计划（主题列表）。为每个主题创建子任务（写作、编辑、截图、图形），并将其分配给负责并参与其中的团队。

不要错过对产品原型或包含产品功能的技术规范的访问权限。这将帮助你向客户/客户提供正确的信息。

但请记住，只有了解最终用户需要通过产品完成什么任务，你才能编写大纲。例如，检查用户是需要标准文档，如故障排除指南、用户手册等，还是需要测试文档，如测试脚本、错误报告、用户验收测试指南、安全测试等。

明确这些文档目标将帮助你分解客户的精确需求，大纲的编写范围也会更加聚焦。

大纲包含哪些内容？

产品设计文档、营销计划、商业计划、界面设计文档；摘要、联系信息。

3. 构建文档流程结构

文档流程的构建通常基于两点：

• 产品上手流程是怎样的
• 产品的核心功能有哪些

大多数产品会有3-4个极高价值的功能，其余则是辅助功能。

技术文档专家Ninad Pathak建议：“你首先要根据优先级（哪个功能使用最多或产生价值最大）或者用户注册后立即使用的功能，来依次编写和组织这3-4个功能的文档。”

要适应一种写作风格，请阅读关于产品的先前博客，并向内部团队询问他们关注和喜欢/不喜欢的顶级内容。

了解对目标受众产生影响的要素，然后开始写作。

4. 建立流程

建立流程意味着决定纳入哪些工具和资源。编写技术文档需要不同类型的文档来涵盖产品更新、安装和其他与产品相关的文档。选择适合产品需求的正确文档是建立高效流程的一部分。

不仅如此，工作流程设计还包括审批流程、专家参与、设定截止日期以及更新知识库，这些都与技术文档编写相伴而生。这可能是一个内部存储库，也可能是面向外部客户的工具（例如 Baklib），最终用户或支持团队可以在其中访问最新更新。

您可以使用像 Baklib 这样的单一来源平台，通过一个中心源来生成各种文档输出，从而保持效率、一致性和成本效益。

5. 为可读性选择合适的模板和语气

选择合适的模板和语气是编写清晰、引人入胜的技术文档的关键。模板可以节省时间并确保设计一致性，使内容专业且易于遵循。使用清晰的标题、副标题、项目符号和留白来提高可读性。

对于较长的文档，请包含目录或索引以便于导航。在各部分之间添加超链接，以实现流畅的在线访问。

保持语气正式但平易近人。避免使用可能使读者困惑的非正式语言或俚语。要清晰、直接。例如，不要说“因此，提到的步骤”，直接说“遵循以上步骤”。

Baklib为用户指南、常见问题解答和版本说明提供了模板，确保内容一致且精良。这些模板可以帮助任何团队成员轻松创建专业级别的文档。

💛🧡🧡客户评价：Baklib用户界面非常简单，技术和非技术团队均可访问。他们的编辑器允许技术和非技术文档的出色渲染。他们提供定制支持的客户支持团队和技术团队解决了我们的特定需求，基于他们的低代码在几个小时内完成。

6. 精选合适的文档工具

选择有助于整体技术文档工作的工具，从起草、编辑、发布到其他强大功能和高自定义能力。我们推荐Baklib，原因如下：

a. 关键特性考量：

• 版本历史

用户可以创建文章的新版本，同时保留旧版本。Baklib支持比较不同版本之间的差异，可以以代码视图（高亮语法差异）或渲染格式显示变更，便于直观对比。

• 灵活的创作选项

在使用Baklib撰写和发布文章时，您可以：

• 添加相关标签。这确保了读者能通过搜索关键词轻松找到您的文章，使您的内容更易于访问。
• 拥有添加标题、别名和SEO描述的功能，以提高您内容的可见性。
• 可以内部链接相关文章，以构建有逻辑的信息流。
• 为促进互动，您可以启用评论。

• 高度可定制性功能

使用Baklib的知识库编辑器创建技术文档时，您可以自定义颜色、大小、宽度、屏幕模式和格式。提供了大量自定义选项，让您能按自己的方式设计技术文档。编辑器赋予您创作自由，可以添加视频、编辑图片，并根据您的品牌指南设置文档的外观。

• 人工智能驱动的写作和搜索功能

技术写作略显困难且需要多次迭代。借助Baklib AI Writer，您可以充分利用其写作功能，专注于为读者提供最大价值的意图。您也可以简单地使用其搜索功能；毕竟，谁喜欢在匆忙中查找文章呢？Baklib的搜索功能是最快的，我们相信，如果您无法在合适的时间找到所需信息，那甚至是不值得的。结果会根据与搜索词的相关性进行过滤，并以极快的速度呈现给您。

7. 整合所有资源

收集您为所有部门创建的所有可用资源，例如人力资源、软件文档、硬件规格等。

如果您计划使用现有材料上线，请检查您拥有的所有存储服务器。

此外，最重要的是选择一个文档工具来发布您的所有文档。整理所有分散的草稿，例如需要从SMEs收集的草稿、需要运行语法检查软件的草稿、用于截图的单独文档，以及与其他图形负责人的协调工作，感觉就像您无处不在！

借助Baklib，您可以使用客户域名创建您的文档网站，所有功能都集成在一个软件中。您可以快速发布版本，并跟踪人们正在使用的不同版本。

这就是唯一的试点，Baklib 还提供访问控制、Markdown 基础知识和编辑器、高级所见即所得编辑器以及其他出色的写作和编辑功能。

借助这样的工具，您可以轻松创建完美的技术文档。

8. 计划的审查与完善

完成信息收集、草拟和编辑后，我们建议采用“腌制”技巧。除非情况紧急，避免在同一天发布。让您的思路沉淀一晚，第二天再审查，以确保每个技术细节的准确性。仓促行事可能会损害您的可信度。向领域专家寻求反馈，因为彻底的审查往往比最初的创作花费更长的时间。

为了管理这个过程，您可以设置一个审查提醒。标记一篇文章以便立即审查，或者为特定日期安排一个提醒，以防止延误。

文档规划中的常见挑战

起草文档很棘手，但文档工具可以简化它。如果您日常任务是为技术文档创建内容，您必须面对一些会拖慢您进程的问题。

通过与多位企业主和技术作者交谈，我遇到了这些挑战；我的结论是，可以使用像 Baklib 这样的文档软件来解决它们。

以下是其中的几个（我将更多地关注解决方案而非问题本身）。

• 一位专业人士坦言：“我遇到的最大问题之一是如何在保持高效的同时管理时间。”要在详尽的内容创作和紧迫的截止日期之间取得平衡，需要技巧和策略。——Kenan Acikelli
  
• 另一个问题是，当一切变化如此迅速时——流程以及产品功能——如何保持信息的最新状态。
• 当有多位贡献者时，一致性就成了问题。Zap Fixers 的 Andy 表示：“在多贡献者的情况下，保持风格和语调的统一是一个挑战。”要在文档中保持一致的风格，需要强有力的指导原则。

借助 Baklib，您可以让技术文档流程变得不那么复杂。该工具通过写作、搜索和编辑等 AI 功能为您提供帮助，以多种方式提升您的效率。其他方面包括：

• 您可以创建分类、文章和模板。
• 管理文件、团队账户和读者。
• 设置知识库站点的品牌、域名、安全性等。

此外，还可以随时了解团队当前的工作进展以及最近发布的文章。

这款工具功能丰富，支持多种特性，我无法在此一一详述，因此建议您亲自探索。它将减少您面临的挑战，并为您提供创建技术文档的清晰视角。

祝您文档创作愉快！