文档评审流程实用指南

当你正在进行一个项目并且需要进行文档审阅时，你可能会对这个过程具体涉及什么、谁是相关方以及审阅过程的结果可能是什么感到困惑。在这篇博客中，让我们初步探讨一下文档审阅过程及其对于优质内容的重要性。

文档审阅的定义

文档审阅是一个让文档经历一个或多个审阅阶段、由审阅者提供反馈并将反馈意见在文档中进行修正的过程。文档审阅过程的结果是提高了文档的准确性和质量。

关于最终用户文档，文档审阅是最耗时的活动之一。它需要高度的专注和精力集中，因为这不仅仅是通读文档并发现语法错误或拼写错误那么简单。

事实上，它比那要复杂得多，需要仔细审查每一个单词、标题、句子和段落，以确保没有逻辑上的不一致或信息缺口。你需要理解文档的结构，识别主要受众，评估其可读性，找出任何截断的句子或需要扩展的章节等等。

文档审阅的不同阶段

同行审阅

– 文档由与文档核心内容相关的人员进行审阅。

编辑审阅

– 文档由高级撰稿人或编辑进行审阅，以评估文档的整体质量。

利益相关者审阅

– 文档由主题专家或最终用户进行审阅。

合规性审阅

– 如果文档必须遵守行业、管理机构或公司设定的法规和合规要求，文档也需要经过此审阅。

文档审查的目的

当您进行文档审查时，首先需要做的是确定或理解审查的目的。这将决定您在审查过程中评估文档所使用的标准以及审查的时长。

例如，假设您正在审查一份内部员工培训文档。在这种情况下，您的主要目标是确保文档准确无误，并且信息呈现方式易于员工理解和获取。文档的结果应该是员工在阅读文档后能够充分了解相关背景。

另一方面，如果您正在审查一份用户手册，您的主要目标将是确保文档向最终用户传达关于产品或服务准确、完整且一致的信息。

例如，假设您正在编写一份关于人力资源门户的用户手册。您正在审查一篇关于用户如何重置登录密码的文章。在这种情况下，您需要确保文章包含了从登录屏幕、重置密码按钮到发起重置后会发生什么的完整应用流程。此外，您还必须确保文章中业务术语的一致性。

谁来进行文档审查？

文档审查通常由多位审查者进行，有时也由单一审查者完成。审查者可以是内部人员，也可以是独立聘请的审查员。就参与文档审查的人员而言，他们可以是其他撰稿人、主题专家、编辑、SEO人员或任何与文档相关的人员。

主题专家评审

主题专家可以是您的开发人员、工程师、支持经理、分析师等任何对文档核心概念有全面理解的人员。

例如，在一家SaaS公司，开发人员可以被视为主题专家，因为他们开发的功能正是技术文档编写者需要记录的。

主题专家在评审过程中的角色至关重要，因为他们能找出文档中所有技术上的差距和不一致之处。文档编写者并不总是比从事同一产品工作的技术人员更了解功能的技术细节。因此，主题专家和技术文档编写者应在技术文档或产品文档上紧密合作。

文档评审中需要关注什么

在进行文档评审时，您需要关注几个方面，包括写作质量、文档结构、提供的上下文、内容流程以及文档的可读性水平。

让我们详细讨论这些方面。

写作质量 – 无论是审阅用户手册还是培训文档，在进行审阅时，写作质量是首要关注点。你必须确保文档没有语法、标点和拼写错误。如果文档中充斥着这类错误，将会对你的组织产生不良影响，特别是当它是一份面向客户的最终用户文档时。一个有助于审阅的建议是强制执行一个自定义或现成的Baklib风格指南。你还可以在一定程度上使用第三方语法检查工具，例如Grammarly。

文档结构 – 文档结构指的是信息的组织方式。如果文档有目录，你必须审阅目录并记下任何不一致之处。如果文档没有目录，你必须识别主要部分并提供每个部分的摘要。强烈建议使用标题标签（H1、H2、H3…）。此外，文档应遵循一套既定的文档模式，最常见的是引言-问题陈述-解决方案-结论-参考文献。

例如， Baklib编辑器（Markdown和所见即所得）允许你在文章中添加H2、H3和H4等标题标签。该平台还能够根据文章中提供的标题标签自动生成目录。

绝对信息量——在审阅过程中，您还必须关注文档所提供的信息量。所有相关且必要的领域、解释和背景都应通过充足的示例和视觉呈现（如果适用）来涵盖。

例如，在一份产品对比文档中，解释ERP平台内不同产品差异的表格应包含足够的细节，以使读者理解差异并洞察每款产品的独特卖点。

句子流畅度——您还需要关注句子的流畅度。换言之，您需要确保每个句子都能顺畅地过渡到下一个句子，没有突兀或截断的句子。如果一个句子在一个想法中途戛然而止，会使读者感到困惑。同时，您也必须注意在保持句子简洁的同时使其完整。

文档的可读性水平——您还需要关注文档的可读性水平。这意味着您需要根据Flesch易读性分数来评估文档。分数越低，文档越难阅读。许多CMS（内容管理系统）平台提供测量文档可读性的选项或集成功能。

例如，Baklib提供了健康检查指标功能，作者可以借此了解文章的SEO健康状况和可读性指标。此功能评估诸如句子/段落长度、副标题分布和可读性分数等指标。

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决定是否进行同行评审

在进行文档审查时，您还必须决定是否进行同行评审。换句话说，您必须选择是由独立审查员还是内部团队审查员来校阅文档。

在决定是否进行同行评审时，您应该考虑几个因素，包括文档的性质、规模和重要性。

如果文档极其重要，那么花费额外资金聘请独立审查员是值得的。您也可以决定针对文档的不同方面进行内部同行评审。

如何进行文档审查

如果您决定聘请独立审查员对您的文档进行同行评审，您必须以公平透明的方式进行。您必须提供详细的说明，阐明需要审查的内容以及在审查过程中应该完成的工作。您还可以提供以往审查的反馈，让审查员清楚地了解在审查过程中需要完成的任务。

💛🧡🧡客户评价：由于 Baklib 为您提供所需的数据，您可以将这些数据收集到一些灵活的反应框架 (next.js) 中，这样您就可以实现几乎任何目标，并且您可以根据对代码不感兴趣的人的需求量身定制非常流畅的体验。一旦代码片段组合在一起，上市速度就会很快 - 组件可以非常快速地创建和安装到位，并且可以通过您决定遵循的任何发布流程进行目视检查，然后再进入生产系统 - 这一切都归功于非常聪明的可视化 UI。仅仅为了理解最佳方法就需要花费相当多的精力和努力，但一旦有了它，它确实是一个灵活的系统，Baklib 可以随着时间的推移轻松改进它；不过，目前已经有足够的资源可以开始使用了。

在聘请审阅者之前，您必须清楚地了解审阅者的交付成果。您还必须就审阅完成的时间和条款达成一致。您最好也透明地说明审阅的目的以及用于评估审阅的标准。

如果您决定进行内部审阅，可以应用类似的标准，但可以根据需要添加多个级别的审阅并纳入多名人员。这将使审阅达到最佳效果，并确保您获得高质量的文档。

在Baklib，我们所有的文档在发布前都经过5个级别的同行审阅。

• 草稿 – 基于风格指南的自我审阅
• L1 审阅 – 同行撰稿人审阅
• L2 审阅 – 工程团队审阅
• L3 审阅 – 编辑审阅
• L4 审阅 – SEO 方面和人员审阅
• 发布

我们使用Baklib产品中的“工作流”功能来帮助我们管理同行审阅流程。这使我们能够添加多个审阅级别、分配审阅者、记录反馈、设置截止日期并跟踪修订。审阅的不同阶段也可以由Baklib项目所有者或管理员进行自定义设置。

当作者或文档撰写人起草完文章后，他们可以使用“工作流分配”选项中的分配功能，将Baklib中的不同用户账户分配给各个审阅阶段。

此外，他们还可以为每次审阅设置截止日期。这将向被分配者/同行审阅人触发通知，其中包含文章名称、分配人和截止日期的信息。

同行审阅人随后会针对特定方面（如语法或技术性）审阅文章。审阅完成后，同行审阅人可以在“工作流状态”部分添加文章评论，或使用文章设置中的“讨论板”。

这有助于我们维护文章已进行的同行审阅记录，以及从这些审阅中收到的评论/反馈。

文档审阅过程的重要性与内容起草本身同等重要。有时，特定文档所缺乏的正是新的视角。文档审阅过程确保文档如果需要在样式指南的规范内保持，也能做到这一点。文档审阅也很重要，因为它有助于提高最终产品的质量。如果文档已经过事先审阅和编辑，那么小错误被遗漏并进入最终产品的可能性就会降低。

此外，考虑到技术文档的未来及其可持续性，通过文档审阅流程实现的高质量文档至关重要。随着人工智能在客户服务中的渗透，例如语音助手，高质量的支持文档在满足客户需求和查询方面能产生天壤之别。 最后的想法是，文档审阅流程以及促进审阅的框架都是无可挑剔的。