多产品文档策略：最佳实践与结构

你是否在想如何高效地为你的多个产品管理文档？在寻找多产品文档的最佳实践吗？

在你的业务中，跨产品拥有统一和标准化的文档至关重要。

具有共同外观和语调的产品文档，能通过减少客户在不同产品间切换时的摩擦来提升客户体验。跨产品文档的一致性结构有利于索引和清晰的导航，帮助客户快速找到正确的信息，从而提升客户满意度。

统一的文档还允许作者重用常见内容，如设置步骤、定义或共享的集成说明。这为技术文档工程师消除了大量重复性工作。集中化的文档系统使创建、管理和共享内容变得更加容易。这有助于文档团队更高效地工作，产出更多内容，并在所有产品中保持信息的准确性。

因此，在本文中，我将详细介绍如何创建一个多产品文档策略，确保包括你的开发人员、客户和内部团队在内的所有用户都能获得可靠和最新的内容。

让我们开始吧。

TL;DR

当内容存在于孤岛且信息架构碎片化时，多产品文档就会失败；而集中化和一致性可以解决这个问题。

• 没有集中的文档平台，团队会浪费搜索时间、重复工作，并造成碎片化的用户体验。
  • 集中式知识库允许团队重用通用内容，同时通过共享模板和风格指南保持语调、结构和准确性。
  • 专用工作区支持针对特定产品的文档定制，同时防止混乱。
  • 版本控制和协作工作流确保文档保持最新和相关。

管理多产品文档有其独特的挑战。

因此，虽然提高产品采用率和留存率、增强客户满意度以及更轻松的员工入职仍然是您文档策略的一些核心目标，但您必须看到这一点如何在所有产品的文档中持续实现。

为了有效地做到这一点，您需要一个多产品文档策略。如果没有这样的策略，可能会产生许多负面影响，并且在诸多挑战中，您将：

• 生产力下降，因为员工将浪费大量时间在不一致的资源中搜索信息，甚至最终不知道去哪里查找。
• 面临开发人员的挫败感，因为他们没有清晰的指导前进，导致错误和潜在客户流失。
• 产生更高的支持成本，因为产品间缺乏适当的文档将导致支持工单数量增加。

在我们学习如何制定策略之前，让我们先看看需要通过该策略解决的核心挑战是什么。

多产品文档管理的核心挑战

随着产品组合的不断扩展，支撑这些产品的文档体系也变得越来越难以管理。现有的系统已不足以应对，这不仅是因为内容量激增，更因为团队的工作方式、信息存储以及内容更新机制都需要一次彻底的革新和重组，以实现协同工作。

如果没有这样一个系统，团队将继续重复劳动、制造信息孤岛，并且产品知识将分散在互不关联的系统中。

你不再只是服务同一产品的初级和高级用户，而是要面对从开发人员到完全非技术用户再到内部团队的多元化受众。这就要求内容必须具备高度的适应性、良好的结构，并始终保持时效性。

随着产品以不同的速度发展，内容可能出现重叠或相互矛盾，保持文档的一致性成为一项重大挑战。

让我们进一步详细了解这些核心挑战，以便充分理解为什么必须遵循特定的战略或最佳实践。

避免重复劳动和信息孤岛

你的业务可能会从单一产品自然发展到多个产品，但你的产品团队并不会自发地进化以适应这一挑战。不同的产品团队继续作为独立的单元各自为政，囤积数据而非共享，从而形成信息孤岛。

信息流通被最小化，由于缺乏协作而导致工作重复，造成时间浪费和生产力下降。

职能特定的软件解决方案，例如团队分别使用的客户关系管理系统，彼此之间集成不佳，从而加剧了这一问题。

不同产品线间的信息架构碎片化

由于不同的产品团队仍作为独立单元运作，产品信息和导航最终分散在众多互不关联的系统中。这导致了碎片化的信息架构和低下的运营效率。

缺乏统一的数据治理导致数据存储时没有任何标准格式、命名规范和其他数据质量标准，使得在需要时几乎不可能找到相关数据。

这也导致了次优的用户体验，因为用户会在同一企业的不同产品间因信息和布局的差异而感到困惑和沮丧。

跨产品依赖关系

用户在浏览关联产品的文档时期望获得流畅的体验，但构建一个能帮助他们轻松找到正确信息而无需重复内容的结构是具有挑战性的。

跨产品依赖关系使这一点变得更加困难。如果一个团队延迟了其文档更新，其他产品的相关内容在团队毫无察觉的情况下就会变得过时。

通常也不清楚哪个团队负责记录共享功能，导致缺乏明确的责任归属，并进一步延迟文档的更新。

保持内容一致性

当多个产品共享功能时，它们必须在文档中保持一致的风格、语调和术语，以确保无缝的用户体验。但当团队使用互不关联的工具（例如每个产品使用独立的内容管理系统）时，这几乎是不可能的。

💛🧡🧡客户评价：我能想到的唯一缺点是需要提前规划客户的解决方案。如果在 Baklib 中开发自定义模块之前没有很好地定义所有要求，那么回头修改可能会很复杂。幸运的是，良好的预见可以弥补这一点，即使事情变得棘手，Baklib 的支持门户也非常敏捷且乐于助人。

此外，产品以不同的速度发展，它们的文档很快就会变得不一致，从而导致信息冲突和过时。

最后但同样重要的是，多产品公司的内容量使得手动一致性检查变得极其困难且容易出错。

管理多样化的产品受众

管理多样化的产品受众是多产品文档中的另一项挑战，因为您的受众包括从初学者到专家开发者、支持团队以及营销和销售等专业团队的所有人。他们都需要相同的核心信息，但需要以不同的详细程度呈现。

提供这种个性化和动态的内容需要先进的内容管理系统。

此外，您可能需要为全球受众翻译文档，或使其可供残障人士访问，这增加了复杂性。

处理版本控制和更新

版本控制在产品快速且不同步地发布新版本时可能是一个重大挑战。

很难保持文档的更新，而当文档与产品不匹配时，用户会感到困惑，从而导致支持请求激增。

现在，让我们讨论最佳实践，以帮助您成功应对多产品文档中的这些挑战。

创建多产品文档的最佳实践

既然多产品文档的核心挑战已经明确，下一步就是制定策略来实施解决这些挑战的最佳实践。

采用正确的工具并建立适当的系统在其中起着重要作用。关键是建立一个支持协作、最小化重复并保持内容一致的文档工作流程和结构。应该为每个产品建立工作流程，这样问题就不会累积，并且随着产品组合的增长，您可以平稳扩展。

以下最佳实践正是针对这一点——集中管理知识、为每个产品提供专属空间、尽可能重复利用内容、建立内容标准、高效版本控制，以及提供品牌化的文档体验。

让我们深入了解每一项的细节。

集中式知识管理系统

当我们仔细审视之前讨论的每一项挑战时，对集中式数据存储、知识管理和共享系统的需求便凸显出来。

一个动态的知识库软件，例如 Baklib，正好能满足这一需求。

借助 Baklib，您可以构建一个知识库，为所有团队提供一个集中平台，打破所有产品间的信息孤岛。每个产品团队都可以发布一个与其品牌一致、并为其特定产品量身定制的知识库。

信息在组织内顺畅流动，随着团队在从创建、管理到共享产品信息的各个环节上进行协作，团队生产力也随之提高。

为每个产品设立专属项目空间

不同的产品团队必须能够在同一平台上协作，但同时，出于多种原因，为每个产品提供专属空间也很重要。

一个好的知识库可以通过为每个产品提供自己有条理的空间来帮助您实现这一点。例如，使用 Baklib，您可以创建独立的“项目”，作为满足特定文档需求（如开发文档、软件文档和内部文档）的综合性容器。

由于每个产品可能面向不同的受众，这些专属空间允许作者相应地定制内容的语气和格式。这使得内容更易于创建、更易于导航且更加一致。

共享内容与模板

正如产品之间可能存在特定的内容需求一样，也存在日常的内容需求和模板，例如安装设置、故障排除步骤、代码片段、常见问题解答等等。

避免在这项工作中出现重复和冗余的最佳方法是将内容分解为可复用的组件或“内容块”，然后可以在不同产品需要时按需使用。知识库提供了这一功能。

例如，针对共享功能（如“如何重置密码”）的说明可以一次性编写，并应用于所有地方。每当需要更新时，只需在一个位置完成，所有产品的文档都会自动更新。

一致的文档风格指南

在多产品环境中，一致性是获得最佳用户体验的关键。无论产品是否共享功能，在风格、语气和术语上保持统一都至关重要，这有助于维护品牌形象，并避免让用户感到困惑。

为此，您必须拥有一份风格指南，明确规定您的文档应如何呈现，包括语气、语调和首选术语。

知识库能帮助您有效实施风格指南，将其从一个静态的、容易被遗忘的文档，转变为一个易于访问并能持续应用的动态资源。

版本控制和工作流程管理

在多产品设置中，保持文档更新的同时，确保所有相关方都能获得正确的版本至关重要。

知识库使这成为可能，允许多个用户同时处理同一文档。用户可以分支发布文档的首选版本，也可以创建新版本进行编辑。每个版本都会被赋予一个特定的名称，以便用户轻松识别。

在多产品文档中，工作流管理也至关重要，因为它涉及许多团队为文档做出贡献，如果没有清晰的过程，事情就会变得混乱。

借助知识管理软件，您可以通过创建一个统一的工作管理场所并明确职责分工，为所有文档建立清晰的工作流程。这也能确保所有相关方了解流程、进展和截止日期。

可定制、品牌化的文档中心

定制知识库的外观和功能至关重要，以便为用户提供无缝体验。最好让您的知识库网站设计与您的品牌标识保持一致，包括颜色、标志、排版等。

使用 Baklib，每个产品都可以拥有一个定制化的知识库。您可以调整从主题、颜色到布局的一切，使您的知识库具有视觉吸引力、用户友好且易于访问。

借助集中化、结构化和一致的知识库，构建一个可扩展的多产品文档系统。探索Baklib如何提供帮助。

开始使用

需要避免的常见错误

除了遵循多产品文档的最佳实践外，您还必须避免一些可能导致生产力问题和文档质量低下的常见错误。

对所有产品文档一视同仁

虽然品牌声音的一致性很重要，但忽视不同产品和客户的独特需求是错误的。在为开发人员和最终用户创建文档时，您不能保持完全相同的方法。

一刀切的文档方法会导致内容不相关且无效，因此文档创建必须始终根据其特定目标和受众进行定制。

缺乏治理和所有权

虽然可访问性和协作至关重要，但在整个文档生命周期中，所有权和治理同样重要。

如果缺乏所有权和责任归属，任务可能会被遗漏，工作流程受阻，错误和合规风险也会增加。没有治理，就没有单一事实来源，从而导致标准和一致性受损。

结构和导航过于复杂

尤其是在多产品设置中，尽可能保持内容结构和导航的简单性至关重要。

当用户已经在处理多个产品时，复杂的导航会进一步使他们感到困惑，导致挫败感和寻找解决方案的延迟。

您必须通过以下方式尽可能保持结构和导航的简单：

• 标准布局
• 具有一定深度的类别和子类别
• 更简单的命名规范
• 专用的产品文档空间

此外，始终要考虑到搜索功能，并根据用户反馈不断改进您的结构和导航。

集中式与分布式文档：哪种模式效果最佳？

在开始实施上述最佳实践之前，您必须充分考虑您希望整体构建的文档架构类型——集中式、分布式或两者混合。

这不是关于特定工具或系统的问题；而是关于您希望在概念层面如何组织您的多产品文档，以最好地服务于您的业务。以下是三种不同的场景，以帮助您更好地理解：

• 您是一家提供一系列相关生产力工具的SaaS企业——日历、任务、笔记等。您所有的文档，从产品指南到常见问题解答，以及入门指导，都存储在其中。
• 您是一家提供不相关产品的科技公司——一个电子邮件营销工具、一个帮助台系统和一个CRM。您决定为每个产品设置独立的知识库。每个产品团队独立工作，每个知识库中都包含针对特定产品和受众的文档。
• 您是一家像HubSpot这样的企业，拥有多个产品：营销中心、销售中心和服务中心。因此，您决定采用集中式知识库，但仍为其内的不同产品创建独立的空间。

因此，对于不同的业务类型，不同的信息架构效果最佳；倾向于集中式模型是流行的选择，因为它使扩展和扩张变得更加容易。

结论

跨多个产品管理文档只有在您的文档分散时才会混乱。一个集中式知识库可以帮助您将所有产品文档集中管理，同时为每个产品提供自己的空间。

它还可以帮助您标准化文档，并为包括作者、开发人员和客户在内的所有利益相关者创造一致的体验。目标是创建一个团队可以顺畅协作、用户可以无缝找到所需内容的设置。

借助正确的工具和最佳实践，一致性是可以实现的，您的文档最终可以作为一个统一的整体来运作。