发布管理中文档的核心作用
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巴克励步
技术文档团队是软件发布的无名英雄，其职责贯穿发布前、发布日和发布后。发布前创建发布说明、用户指南和变更日志等并评审；发布日发布相关文档；发布后收集反馈并更新文档，助力发布成功并为业务增值。
组织的每位员工都为发布管理流程做出了贡献。每一天的努力都让他们离发布日更近一步！一次成功的软件发布，是多个参数、流程和人员共同努力的结果。发布管理这个词常常与代码冻结、测试和部署联系在一起。产品和项目经理以及开发人员在成功发布时往往备受瞩目。然而，其他一些关键角色和贡献有时却被忽视了。其中一类无名英雄就是技术文档团队。
虽然技术写作人员最近越来越受重视，但在某些情况下，技术文档仍然只是另一个需要勾选的复选框。在这篇博客中，我将讨论为什么技术文档对于成功发布至关重要，以及它如何影响并为业务增加价值的一些关键因素。
现在让我们深入探讨！
技术写作人员的职责是什么？
在软件开发生命周期过程中，写作人员扮演着重要角色，他们确保文档开发生命周期过程与之同步，并且文档能与软件版本一同发布。整个发布管理过程分为以下三个部分：
1. 发布前文档
在许多组织中，技术文档工程师会参与所有的Scrum仪式，例如计划会议、每日站会、迭代评审/演示以及迭代回顾。在这些会议中，他们会收集关于新功能、增强、缺陷修复、UI更新及其他相关事项的信息，以便编写必要的文档。这些文档会经过同行评审，以确保符合文体和语法规范。同时也会经过主题专家（SME）评审，以确保与产品/软件相符。在发布前流程中，将创建以下文档：
- 发布说明：这是一份提供给用户的文档，其中包含所有新更新、新功能发布、错误修复、用户界面更改以及已弃用功能。有些发布说明还会主动提及即将进行的增强。技术写作者会收集计划在该版本中包含的所有项目的信息，并将功能和增强的要点提炼成简洁内容，呈现在发布说明中。
- 用户指南：这些是为最终用户设计的文档，旨在帮助他们理解、操作产品并进行故障排除。内容因产品和行业而异，对于软件，可能还包括集成指南；对于制造业，则可能包含带示意图的分步说明。技术写作者精心编写这些信息，以便在用户执行操作时提供全面的支持。
- 变更日志：它们包含对代码进行的所有更新和更改的详细技术日志。有些组织还设有文档变更日志，按时间顺序记录对文档进行的每一次修改。技术写作者创建并维护这些变更日志，便于跟踪和识别文档的所有更改。
2. 发布日工作
在发布日，您需要专注于创建、更新和发布支持此次发布所需的文档。与开发团队校对后，文档团队会将其发布到他们的知识库门户中。
面向客户和内部团队（如销售、客户支持、市场）所需的文档都将被发布，以确保产品版本和其他发布更新的顺利推出。
3. 发布后活动
发布后，文档团队将接手任务，确保持续的支持和维护。团队将根据需要完善内容，确保其相关性，并为利益相关者提供必要的支持。作为DDLC的一部分，文档更新是一个持续的过程。发布后，您需要遵循以下流程：
- 反馈收集： 收集来自读者和其他利益相关者的见解，并完善内容以优化流程。
- 文档更新： 将过时的内容移至存档，根据新反馈更新内容，并定期进行文档审核。基于支持工单，我们还需要更新FAQ页面，以确保知识库足够高效，读者能够通过其内容实现自助服务。
文档如何影响发布成功
每当您对产品进行任何更改时，请务必通过适当的文档让客户了解。文档是发布管理流程的重要组成部分。与团队协作，为每个新功能创建分步指南，与设计和开发功能同等重要。
发布说明将赋予用户关于每个发布中所做更改的正确信息。适当的文档将有助于减少与新更新相关的支持工单。它还有助于培训销售、客户支持和营销团队了解新功能。准确、详细的演练、内容创作、审查、遵守风格指南以及截止日期，是定义发布管理过程中成功文档的重要因素。在创建文档时，请遵循您组织的风格指南和品牌语调。
我希望在阅读本文后，您现在能对发布过程中文档的重要性有一个清晰的认识。对我而言，Baklib 一直是首选工具，它帮助我和我的团队轻松地按时创建、管理和发布内容。选择正确的文档工具是影响文档质量和交付的关键参数。
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