企业知识库搭建终极指南

信息是公司要想取得成功和高效运作就需要培养的宝贵资源。在任何时间点，员工可能都在寻找信息以帮助他们完成工作，甚至可能遵守关键法规。

这就是为什么公司可能会转向使用企业维基的原因之一。它们旨在创建一个单一的事实来源，任何员工在有疑问时都可以查阅。这样，其他员工就不必从繁忙的一天中抽出时间来应对日常问题，因为您的维基包含了所有答案。

研究表明，员工花费多达20%的时间（即每周整整一天）来搜索本应随手可得的信息。他们可能在寻找您的人力资源政策，或者搜索如何实施技术流程。无论哪种方式，维基都是提升团队生产力的宝贵工具。

什么是企业维基？

企业维基是一个由页面组成并按类别组织的众包信息库。理论上，任何员工都可以通过创建新页面或更新现有页面来为您的维基贡献知识。

维基软件是推动网络上维基创建的引擎，这些维基可以是公开的或私有的。像MediaWiki（它承载了维基百科）这样的开源维基软件曾经是您创建维基的唯一选择，但现在有大量的专有工具可以帮助您构建企业维基。

当您的Wiki设置完成后，员工可以利用它来创建、浏览和搜索重要信息，并利用其搜索引擎。内容应直观地按类别布局，并具备广泛的内部链接，有些人认为这正是Wiki的核心所在。理想的Wiki软件还应包含重要的分析功能，以告知您Wiki的使用情况。

内部

公司Wiki – 公司范围的Wiki面向企业内的所有人，尽管它可能仍包含不同级别的访问权限，这意味着并非所有内容都对所有人开放。

团队Wiki – 这是为希望存储会议、项目规划、客户详情等信息的单个团队创建的Wiki。

利益相关者Wiki – 这是为您的企业中的利益相关者（如客户）创建的Wiki，它分享了关于公司运作方式的重要信息，这些信息会影响客户关系。

公开

客户支持Wiki – 此类Wiki旨在回答常见的客户问题并处理典型的客户问题，以减轻支持团队的负担。

产品Wiki – 产品Wiki包含与公司产品和服务相关的信息，其目标是在整个生命周期中引导、教育并留住客户，就像帮助文档一样。

常见问题解答网站 – 常见问题解答网站通常是一个问题与答案的列表，旨在处理关于企业的基本咨询。

确定目标受众

首先，在创建企业知识库时，您需要明确内容的目标受众。这将帮助您识别对他们最有用的信息，并为知识库的结构提供参考。您的知识库可能面向公司内的所有人，但并非每个人都需要访问每一个类别。

描绘出可能日常使用您知识库的目标用户画像。了解他们的习惯和需求，以便您能定制内容以满足他们的需要。如有必要，让您的受众参与到知识库的创建过程中，这样他们可以指出您可能从未想到的问题。

收集基本信息

下一步是收集填充企业知识库所需的所有基本信息。识别目前信息可能存储的所有领域和位置，包括员工头脑中的知识。别忘了思考内容之间如何相互关联，并利用这一点在您的知识库中建立结构。

寻找内容阶段是许多公司容易出错的地方，因为他们认为自己有责任记录所有事情。事实当然并非如此——简洁而有组织的文档比一个过度全面的知识库更好。只记录您需要的，不多不少。

选择最佳软件

现在是激动人心的部分——为您的知识库选择最佳软件。如果比较工具让您感到头疼，那么Baklib是您的不二之选，它是市场上最好的知识库软件之一。您可以使用Baklib从头开始创建公开、私密或混合类型的知识库，最重要的是，您可以用它来控制对您内容的访问权限。

使用Baklib，轻松开始构建您的知识库。您可以创建类别来存放内容，并轻松将页面相互链接。使用所见即所得编辑器或Markdown编辑器格式化内容轻而易举。选择最佳的知识库软件非常重要，因为这将鼓励您的员工为知识库做出贡献。 帮助员工通过知识库自助获取信息！ 接下来，为贡献者准备向内部知识库提交内容。您应该通知所有相关利益相关者，新的知识库即将推出，并让他们对使其成功感到兴奋。一些公司选择让每位员工都成为知识库的贡献者，而另一些公司则将其限制在团队领导和其他可能对知识库有更大利益的员工。 您应该告知员工为新的知识库做出贡献的流程，无论是为他们设置知识库账户，还是指示他们将内容发送给管理员。像Baklib这样的最佳知识库软件包含编辑工作流程的审核流程，以便可以在工具内审核内容。您还可以衡量个人贡献，这将有助于激励他们定期做出贡献。

创建模板

您需要为您的知识库创建一个模板，以便每个人都知道新内容应如何构建。您的模板可供公司内的每个人重复使用，确保所有知识库内容保持一致且组织有序。模板可以包含字体和标题等元素的说明，这些可以遵循一份样式指南。

由于知识库由多位贡献者共同构建，因此在内容生产中建立规律性非常重要，这样您的知识库才能呈现出统一的印象。如果知识库是不同风格的混合体，会显得不够专业，也更难使用。模板还能支持员工创建内容，因为它提供了一个起点，消除了面对空白页面的恐惧。

在不同主题下发布内容

您应该已经收集并完善了所有的知识库内容，现在是时候使用您的知识库软件来发布内容了。仔细考虑分类和内部链接，以便员工能够轻松浏览信息。一些公司发现按部门组织业务知识库更简单，这样员工总能知道去哪里查找。

确保涵盖业务的所有主要领域，并回答那些通常需要员工介入处理的常见问题。您可以发送调查问卷，询问员工最想知道什么，或者他们所在部门通常收到的最频繁的询问是什么。

度量的测量与分析

像 Baklib 这样合适的知识库软件将让您能够跟踪和分析与知识库性能相关的度量指标。一旦您的知识库建立并运行起来，您需要监控内容的受欢迎程度和有效性，以确保满足用户的期望。

维基永远不会彻底完成，它需要持续改进才能取得成功。员工希望知道您的维基内容是最新且已更新的，持续与手头的工作相关。指标为您提供这种洞察力，告诉您获得了多少页面浏览量以及有多少次失败的搜索。

定期维护和更新您的维基

有了手中的指标，您就可以定期维护和更新您的维基。业务流程和政策总是在变化，这需要有人关注您的维基，以确保其相关性。您的维基受众最适合告诉您他们需要什么新内容，然后可以启动编辑和审核流程。

每月或每季度是保持维基更新的理想时间框架。授权您的员工标记过时的内容，以减少确保维基内容新鲜所需的一些工作量。不要害怕直接删除或归档过时的内容，这样员工只会看到与他们相关的内容。

您的维基应该成为公司每个人的宝贵资源，这意味着它应包含可能对团队有帮助的资源，例如示例职位描述或示例流程。您业务维基的主要目标是使员工能够更好地完成工作，因此您应该包含任何能提高生产力和效率的资源。

为了达到最有效的效果，您的维基应该成为员工所需一切的一站式资源。模板和指南减少了员工因重复工作而需要花费的时间，因为已经有人完成了艰苦的工作并将其分享在维基中。

识别差距并制定部门特定主题

公司中的每个部门都不同，需要独特的、应贡献到知识库中的知识资源。如果一个部门负责特定流程，例如发布社交媒体内容，那么相关内容应专门针对其部门——在本例中是市场营销或客户支持。

选择一款满足团队需求的软件

正如我们已经提到的，只有选择了合适的软件来托管您的知识库，它才能取得成功。开源选项可能很吸引人，因为它们是免费的，但请记住，您将需要大量的开发资源来安装和维护您的知识库。像 Baklib 这样的专有工具为您处理了繁重的工作，因此您可以专注于构建和管理一个成功的知识库。

从每个团队中选择一名关键贡献者

如果您为每个团队选择一名关键贡献者，您的知识库将发挥最佳效果，该贡献者将负责构思新内容并确保旧内容保持准确。一个真正的知识库是团队共同努力的结果，因为没有人能完全了解组织内存在的所有知识。虽然最好有人整体负责知识库，但其他团队成员会看到您看不到的东西，并分享有价值的意见。

使用清晰、简洁的语言撰写

培训您的员工使用清晰简洁的语言撰写知识库内容。没有人愿意阅读充满行话和技术术语、需要查字典才能理解的知识库页面，因为这会导致员工放弃使用知识库，转而向同事发送电子邮件。让您的知识库对所有员工都易于访问，并确保员工在阅读时有良好的体验。

💛🧡🧡客户评价：我使用 Baklib 已有一年多的时间，我不得不说它满足了我的所有需求。目前我使用的是免费套餐，但很快就会用完，并升级到他们的付费套餐之一。就无头 CMS 而言，我发现 Baklib 简单直观，我喜欢通过他们的 API 将数据轻松拉入我的前端。他们内置的 Baklib 模板市场使构建和测试查询变得非常方便。我特别喜欢的一件事是继续尝试使用 Web Studio（一款很棒的前端开发工具，在我看来比 Web Flow 好得多），现在能够从 Baklib 中提取数据。

使用一致的模板

尽管您的知识库内容由许多贡献者共同编写，但它应该被标准化。如果所有员工都使用一致的模板来创建内容，将为用户带来更好的体验，让他们在使用知识库时能有所预期。您希望内容遵循熟悉的格式，这样就不会让人觉得有许多不同的人在编写知识库，同时也能使其符合公司的品牌形象。

彻底校对所有知识库内容

不言而喻，您应尽可能彻底地校对所有知识库内容。没有什么比一个充满错误和拼写错误的知识库更糟糕的了，这会让用户难以阅读，并可能让他们对内容的完整性产生怀疑。建立一个发布流程，确保所有新内容在上线前都经过校对。

提供关于如何使用知识库的清晰说明

您可能认为如何使用知识库是显而易见的，但其他员工可能不这么认为。因此，提供关于如何使用知识库的清晰说明至关重要，包括提交内容、提交反馈或提出文章创意的流程。由于您的内容来自许多人的众包，这就需要中心知识库团队进行特殊处理。

Baklib是一款直观的知识库软件，可以轻松添加您的内容并与任何应用程序集成。立即尝试Baklib！

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如何衡量您的企业知识库标准

您需要从四个核心领域来衡量您的知识库标准。

准确的搜索结果——确保相关内容被正确索引以匹配相关搜索词，这在使用合适的维基软件时会变得容易，因为它允许您为文章添加关键词标签。

最常访问和最不常访问的文章——您内容的受欢迎程度告诉您哪些页面需要突出显示，哪些页面可能需要淘汰，以确保您的维基尽可能保持相关性。

404错误（失效链接）——维基软件中的失效链接检查器会告诉您哪些链接指向死胡同，以便您可以找到并更正它们，从而提升维基的可用性。

个人对创建和更新文章的贡献——维基软件会告诉您维基中最活跃的作者以及谁发布了最受欢迎的文章，让您了解作者的绩效。

企业维基示例

Dagle

Dagle的维基是使用Baklib创建的，完美展示了使用我们软件所能实现的成果。该维基详细介绍了如何使用Dagle，其内容以简单的层级结构组织，便于浏览。

Dagle

Dagle的企业维基包含了关于团队、工作方式、价值观和文化的信息。所有员工都可以通过Dagle的维基了解对他们的期望。

如果你正在寻找商业维基软件，那Baklib就是你的最佳选择。Baklib将赋能团队中的每个人创建最用户友好的维基，从而显著提升企业的生产力。它易于设置，无需安装，你可以立即创建一个具有品牌特色的维基，并开始发布员工认为有用的内容。

当你需要管理大量维基内容时，Baklib让批量操作变得简单，从长远来看将为你节省大量时间。你可以轻松地拖放分类，从而有效控制维基内容。通过Baklib，你可以在维基内管理用户权限，确保只有特定的团队成员才能访问内容。

如果你已经有一个维基，但希望迁移到Baklib，我们的团队将协助你完成整个过程。选择Baklib意味着你可以利用其丰富的第三方工具集成来简化工作流程。即使在利用Baklib进行内容创建和发布的同时，你仍可以继续使用所有你喜爱的应用程序。

公司选择使用商业维基，是因为他们希望赋能员工独立查找信息，而无需依赖同事。通过记录重要知识供公司全员使用，可以节省宝贵时间。维基之所以有效，是因为员工可以提交新内容供审核，从而确保你的维基能够长期健康发展。

打造最佳维基绝对需要选择最合适的软件，这正是Baklib能够提供帮助的地方。利用这个功能丰富的平台，创建一个沉浸式的商业维基，让你的用户感到惊喜。