企业维基与知识库指南：SaaS企业适用

企业通常对保存知识非常感兴趣，以利于当前和未来的员工。提高员工参与度和知识管理意味着您可能正在研究企业维基软件。

了解一些非常密切相关的软件类型之间的区别很重要。在这一领域，企业维基软件实际上不同于内部知识库软件，原因我们将在本文正文中深入探讨。

未能分享知识的公司在其生产力方面面临巨大瓶颈——《财富》500强公司每年至少因未能分享知识而损失315亿美元，因此公司采取知识管理举措非常重要。为了让这些举措正常工作，您需要合适的软件。

"知识管理就是变革管理，如果你不理解人们的观点，世界上所有的战略和技术都意义不大，"Kinsey Consulting Services总裁Carol Kinsey Goman说道。

什么是企业维基

维基最著名的例子之一是维基百科，它运行在MediaWiki上。维基百科的内容可以由任何拥有网络浏览器并能用简化标记语言编写的人创建。维基软件的结构使得没有集中的团队负责内容，而是从大量参与者中众包而来。

维基是民主的，因为任何人都可以使用它们。它们通常采用开源模式开发——代码对任何人都是免费可见并可进行工作的，而且通常企业可以免费在自己的服务器上安装和使用。企业维基要求员工协作共同产出内容体系，从而更广泛地分享公司知识。

知识库的定义

知识库最简单的定义是一个可以在线以集中方式存储信息的仓库。它可以包含从部门、主题到项目在内的任何类型的知识。内部知识库旨在汇集业务中最重要的知识——这些内容通常由一组选定的贡献者精心策划，他们与主题专家合作，以找到正确的知识。

与维基相比，内部知识库具有更强的一致性。与维基那种随着内容添加而有机增长、结构松散的属性不同，知识库提供了更多的方式来结构化和逻辑地组织您的内容。知识库的前端是专门以用户体验为核心设计的，因此界面易于用户导航。

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公司通过使用维基可以有多种方式改进运营。我们现在就深入探讨这些方式。

更好的协作

内部知识库可以通过鼓励您的团队在内容上协作来提高员工参与度。他们拥有更强的分享和知识转移能力，并且当团队需要获取与其他部门负责的项目或计划相关的信息时，彼此间可以更好地协作。分享知识可以将生产率提高35%。

增强的入职体验

维基可以通过让新员工获取比以往更多的信息来帮助您进行入职培训。53%的人力资源专业人士表示，在改进入职流程后，员工参与度得到了提升。由于培训不足，新员工平均会浪费多达200个工作时，因此正确执行招聘流程的这一部分非常重要。

更好的知识保留

保留公司知识是您知识管理策略的关键部分。每当有员工离职，重要的知识也随之而去。一个Wiki鼓励您的员工记录他们的知识，这样即使他们离职，知识也始终可用。您的Wiki充当单一事实来源，使员工不必总是四处搜寻完成工作所需的知识。

防止人员流失

能够获得正确知识的员工比那些无法获得的员工更有可能留在岗位上。Wiki通过众包内容并创建一个可供任何人使用的信息库，从而减少人员流失。更好的知识管理有可能每年为您的企业节省高达600万美元。

企业Wiki与内部知识库

Wiki和知识库相似，因为它们都旨在为大量用户捕获和管理信息。但相似之处仅此而已。

知识库内容由专门的写作团队集中创建，而您的企业Wiki则通过众包每位员工的内容有机地增长。任何用户都可以为您的企业Wiki做贡献，而知识库内容创建者则需要登录凭证。您可以将知识库视为只读的，作者和读者之间有明确的区分。

知识库通常遵循内容策略并具备信息架构。知识库的作者背后有一个核心策略，他们会定期审查和修订长期存在的内容。相比之下，维基根据每位员工的突发奇想进行更新，你可能无法总是收集到所需的信息。

维基的问题在于它们不遵循逻辑结构，最终可能变得混乱无序。寻找内容的用户必须浏览大量不相关的文章，才能找到他们想要的内容。

我们现在来看看维基软件的一些更多缺点。

企业维基的缺点：搜索功能有限

维基通常配备的是执行不力甚至根本不存在的搜索功能。我们生活在谷歌时代，每个人都期望能够输入搜索词并一键找到所需内容。缺乏搜索功能会严重损害员工对公司知识的参与度。

员工就像是你们知识的顾客。知识应该易于查找，这样员工才能成为你们知识的消费者。知识库配备了强大的搜索功能，让员工花费更少的时间检索信息。

内容难以编辑

员工需要学习标记语言才能编辑维基上的内容——这对某些员工来说是一个难以跨越的障碍。这种准入门槛意味着你们的内容不太可能保持新鲜，最终某些地方可能完全没有内容。

Baklib 知识库软件配备了所见即所得编辑器，因此任何会使用微软Word或社交媒体平台的人都会觉得创建和编辑内容很容易。即使是技术背景薄弱的团队成员也能以快速简单的方式愉快地创建内容。

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开始使用

维护不一致且耗时

由于任何人都可以访问和编辑您的内容，这通常会导致您的 Wiki 中出现许多不一致之处。不准确的内容不会被标记出来，如果没有人想到要添加某些内容，您可能会遗漏一些信息。没有一个集中的知识策略，最终结果可能会令人失望。

知识库软件在编辑角色方面非常灵活。您可以定义作者、编辑和发布者的角色，从而控制内容的生成方式。用户可以通过评论和互相标记来协作处理内容，使知识创造真正成为团队的努力。

让新用户不堪重负

Wiki 的问题在于它没有真正的结构，当您入职新员工时，可能会让人不知所措。Wiki 对于有时间浏览内容的人来说很好，但对于那些只需要快速上手的员工来说就不那么有用了。

您需要能够轻松地将员工引导至正确的内容，并在某些情况下限制他们的访问权限。Wiki 不允许设置访问限制。

私人信息与公共信息未分离

您企业 Wiki 的每个用户都可以访问每一份内容，并且无法创建不同类型的用户。信息总是对所有人可用，并且不可能创建一个私人 Wiki。

您可能不得不使用不同的平台来创建公共和私有信息，这导致内容管理更加困难，并且您在维基上花费的时间也更多。快节奏的团队没有精力在不同软件之间折腾，您希望将所有知识集中在一个地方。

选择内部知识库而非企业维基

如果不小心，您最终可能会得到一个无人使用的维基。它本是为了分享知识和吸引员工而构建的，但现在却变成了浪费金钱。

企业维基不提供太多自定义选项，因此您的平台可能看起来有点过时。相比之下，知识库提供了广泛的自定义功能，拥有经过用户体验优化且视觉吸引力强的前端站点。用户无需任何特殊技术知识即可发布外观精美、能吸引用户的内容。

SaaS知识库软件由供应商托管，因此您无需担心维护自己的服务器。它还附带互补的客户支持，您可以就知识库中的任何技术问题获得帮助。

💛🧡🧡客户评价：Baklib提供我们的内部公司知识库、员工自助内容中心。Baklib能够组织文档层次结构，能够跨文件夹链接文章，因此只需输入信息一次，以及多站点能力，可以利用不同的角色，可以集成和 SSO登录等等。

在知识库软件中，您可以访问后端分析，查看员工正在搜索的术语。您可以识别哪些文章最受欢迎，并从员工那里收集他们认为有用的数据。

企业维基最初可能看起来很有吸引力，因为其初始内容投入比知识库少。员工应该有机地为您的维基做出贡献，然后维基自行发展。实际上，如果没有大量的内容监督，维基很难管理，并且很可能最终陷入无法管理的混乱状态。

最终评语

维基乍看之下可能是个不错的选择，但现实是它们可能难以管理。另一方面，知识库的设计宗旨是易于使用，并且比维基更为专注。

无论您选择哪种方案，都需要制定一个合适的知识库内容策略，以确保能够收集到相关内容。对于存在根深蒂固文化问题的公司来说，维基或知识库并非快速解决方案，但它们在您已有的知识共享举措中确实发挥着作用。

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