如何创建私有知识库

当被问及听到“wiki”这个词时，你会想到什么？大多数人可能会想到维基百科——一个在线百科全书，它是全球访问量排名第六的网站。任何人都可以在维基百科上编辑和发布文章，使其成为一个由知识汇集而成的庞大资源。

就像维基百科的用户一样，企业也需要一种内部轻松共享信息的方式，以便需要这些信息来完成工作的员工受益。一个wiki可以是帮助企业改进知识管理并确保员工及时获取最新信息的绝佳选择。

员工每个工作日要花费整整一天时间寻找信息。信息隐藏在各种不同的地方，如电子邮件、聊天对话、幻灯片演示文稿和其他文档中，这使得查找变得困难。一个wiki将帮助您的公司通过将所有信息汇集到一个集中的位置，使其更容易获取。

维基百科将wiki定义为：

“wiki是一种超文本发布系统，由受众直接协作编辑和管理。一个典型的wiki包含针对项目主题或范围的多个页面，既可以向公众开放，也可以仅限于组织内部使用，以维护其内部知识库。”

三种类型的wiki

1. 公共wiki（例如：维基百科）

公共wiki，也称为外部wiki，面向客户，帮助用户从您的产品和服务中获得更多价值。它包含的内容可以帮助用户自行解决问题，而无需联系客户支持。

2. 私有Wiki（例如：公司Wiki）

私有Wiki，也被称为内部Wiki，是团队或公司用来与员工共享所有公司信息的工具。它可以包含政策与流程、工作流程和项目——任何有助于员工完成工作的内容。私有Wiki是本文的重点。

3. 个人Wiki（例如：个人笔记）

有些人使用个人Wiki来组织他们的项目，例如使用手机上的笔记应用程序。个人Wiki可以帮助个人在处理大量信息时保持高效和富有成效。

什么是私有Wiki？

正如我们刚刚提到的，私有Wiki被团队或公司用来与员工共享重要信息。与维基百科这样的资源不同，该Wiki需要通过登录访问，不向公众开放。

Wiki是一种应用程序，只要用户有互联网连接并能访问Wiki软件，就可以由多个用户编辑。它是所有员工之间分享知识和加强内部沟通的协作成果。

您公司的知识可以随时随地提供给有权访问您私有Wiki的选定用户。未经授权的用户无法查看您的内容，因为他们没有正确的访问凭证。您的信息始终是安全且受保护的。

快速决策

当员工能够获取正确的信息时，他们可以在日常工作中做出更好的决策。他们不再依赖同事亲自回答问题，从而能够更快地做出决策并提升工作表现。员工可以确信自己掌握了全面情况，并对自己的结论充满信心。

自动化员工入职

新员工加入组织时，需要了解公司的政策和流程。内部Wiki可以为他们提供基本信息，避免他们依赖同事来回答众多问题。他们可以按照自己的节奏获取信息，并主导自己的学习。

另请阅读：新员工最佳入职实践

鼓励知识共享与团队协作

如果信息能够方便地获取，这将鼓励知识共享和团队协作。个人可以了解团队其他成员的工作动态，并找到协调合作的机会。员工可以利用Wiki分享自己的经验和专业知识，使他人受益，并促进公司内部的知识流通。

构建与存储信息

如果没有Wiki，公司的信息将是一团糟。公司用于存储知识的众多文档缺乏结构，因此需要Wiki以吸引人且直观的方式呈现这些知识。当知识被恰当组织时，更容易在不同事物之间建立联系，并发现更多相关内容。

维护信息安全

私有维基是安全的平台，可以防止未经授权的用户访问您的信息。维基的内容存储在受密码保护的区域内，您需要将员工添加到此区域才能为他们提供访问权限。您还可以将机密信息限制为仅特定人员可见。

在私有维基软件中需要寻找哪些功能？

富文本编辑器

您需要软件提供一个富文本编辑器，让您可以随心所欲地格式化内容。确保有一个功能全面的格式化工具栏，使您能够对文本进行加粗、斜体或下划线处理，插入项目符号列表、编号列表、表格和其他格式化功能。

高级搜索

您的维基软件应具备由AI驱动的高级搜索功能。它应该对文章的标题和正文内容都建立索引，并提供预测性搜索。搜索结果应按与搜索词的相关性进行筛选，并通过文章名称和文章内搜索词的预览来显示。

文件存储

您的软件需要具备存储大量文件的能力，这些文件可以轻松组织和搜索。文件应在云端管理，并提供额外存储容量的选项。

分类

您应该能够将内容组织成可以快速拖放的类别。这些类别应作为文件夹，包含相关的成组内容。内容应显示在一个分类管理器中。

协作

您的员工应该能够实时协作处理内容，以便员工可以共同修改同一份文档。您应该能够为员工设置不同的角色，以控制谁有权编辑内容。

添加媒体文件的能力

如果没有图像、音频和视频等媒体文件，您的知识库将缺乏吸引力，因此请确保您的软件支持此功能。

自定义

您应该能够自定义您的知识库，使其符合公司的风格和品牌形象。应该能够轻松更改颜色、添加链接和类别，而无需编写代码。

集成

您的知识库软件应该能够与您喜爱的所有第三方应用集成，使数据共享变得轻而易举，并扩展您知识库的功能。只需点击几下即可轻松添加集成。

分析

分析功能可以告诉您知识库的运行情况，并提供内容的使用统计数据。您应该能够查看搜索词、用户以及文章/类别表现的相关指标。

单点登录

它应提供单点登录功能，允许用户使用单一身份登录软件，以简化注册流程。

直观的维基软件，可轻松添加内容并集成到任何应用程序。尝试一下 Baklib！

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为公司创建现代私有维基的步骤

确定目标和主题

您的私有维基的目标是什么？您是想减少员工搜索信息所花费的时间，改善跨团队协作，还是想让您的组织更加透明？也许您的目标是这三者的结合。

重要的是要清楚地记住维基的目标，并决定要涵盖的主题。确保您的类别足够广泛，能够包含您打算纳入的所有子主题，但又不能过于宽泛以至于失去意义。

选择合适的软件

当您知道要在维基中包含什么内容后，就是时候选择合适的软件了。您需要确保所选软件易于使用且直观易学，否则您会发现员工无法使用您的维基。

幸运的是，您可以选择 Baklib 作为公司维基的首选。您可以快速建立一个设计精美的维基，并顺利地将用户添加到您的私有维基中。您知道，使用所见即所得编辑器或 Markdown 编辑器创建内容轻而易举，而且编辑器可以轻松地将工作回滚到不同版本。

每个 Baklib 维基都具有移动响应能力，因此用户可以在任何设备上查看您的维基。

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💛🧡🧡客户评价：Baklib 是一个易于使用且可定制的知识库解决方案！ 总的来说：我们正在寻找一种可以简化流程的工具管理和访问我们的知识库，Baklib非常适合。它简化了我们团队查找和更新信息的方式，并且显著减少了回答重复问题所花费的时间。

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与团队一起设计模板

与您的团队一起，为您的知识库设计一个模板。您所使用的Baklib知识库软件可能自带一些预设计的模板，您可以直接使用它们来开始构建知识库，无需从零开始创建内容。

模板可以节省您的时间，并确保内容的标准化。它们有助于指导不同的贡献者，让他们了解您期望的内容样式和格式。

定义工作流程

向内部知识库添加文档应遵循一个典型的流程。在Baklib这样的知识库软件中，您可以通过配置工作流设计器并对其进行自定义以适应您的业务，从而设计并自动化文档工作流程。

工作流程可以包括草稿、同行评审、编辑评审和已发布等阶段。您可以设置您的文档工作流程并分配工作流状态，这样您的贡献者就能始终了解内容所处的阶段。

添加内容、相关图片和视频

一旦您设置了工作流程，就可以开始向知识库添加内容了。在邀请他人贡献之前，您应该先填充一些示例文章，这样他们就能明白您期望的内容类型。Baklib可以轻松地从您之前使用的任何工具中导入现有内容。

如果你从零开始，请首先将你的所有高级类别添加到你的维基中。为它们起一些有意义的名字，比如人力资源政策、标准操作程序等。

一图胜千言。务必在你的文档中添加图片和视频，使其更加生动，并为你的读者带来更多趣味。

内部链接其他相关文章

当你将相关文章链接在一起时，你的维基会变得更加完整。这有助于内容的可发现性，并以超越同类工具能力的方式连接你的文档。

当你将页面相互链接时，这可以向用户展示文章之间的关系，并鼓励他们花更多时间使用该工具。

标记内容以帮助快速搜索

很多时候，用户将通过搜索他们想要查找的内容来与你的维基互动。为了帮助他们找到正确的内容，你需要为文章添加标签，以便用户在使用搜索时能够找到它们。

与你的团队协作

一个好的私有维基是团队努力的成果。你应该在早期阶段就邀请用户协作，这样你就有大量有用且信息丰富的内容来充实你的维基。维基软件应该支持在编写、编辑和管理维基内容时进行实时协作。

当你将用户引入你的维基时，你应该分配给他们反映其内容管理方式的角色。例如，你需要撰稿人、审稿人、编辑和管理员。角色帮助用户理解他们在内容创建过程中负责的部分，并加速内容生产。

使用分析获取反馈

定期分析你的维基健康状况以及它是否满足用户需求非常重要。这就是为什么你应该跟踪关键指标，例如：

• 总点赞数
• 总点踩数
• 总浏览量
• 领先作者
• 搜索量
• 无结果搜索

您可以使用这些数据来评估您的知识库运行情况如何，以及是否需要创建更多内容或改进现有内容。

为什么顶级公司依赖 Baklib 构建私有知识库

如果您正在市场上寻找创建私有公司知识库的解决方案，那么 Baklib 是您的不二之选。Baklib 强大的门户让您在几分钟内即可完成设置，并立即开始在最先进的编辑器中创建内容。

该平台直观易上手，几乎没有学习曲线。您可以轻松为您的知识库设置类别，然后开始添加页面并填充内容。在所见即所得或 Markdown 编辑器中轻松格式化内容，并使用云端硬盘添加图像和视频。

Baklib 使得向您的知识库添加协作者并为他们分配角色（如贡献者、所有者或管理员）变得非常简单。您可以控制谁有权访问您知识库中的哪些内容，从而实现更有效的协作。

无论谁编辑知识库，都可以访问所有文章的版本历史记录，确保您的工作永远不会丢失。您可以放心，您的数据始终受到企业级安全功能的保护。

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准备好创建您的私有知识库了吗？

对于希望改善知识共享和团队协作的公司来说，知识库是克服沟通障碍的最佳选择之一。您可以将您的内部公司知识库用作所有与您业务相关的最重要文档的一站式门户。

同时阅读：构建企业百科的终极指南

维基的美妙之处在于它是一项真正的团队协作。每个人对内容都有所有权，维基可以有机地成长为团队不可或缺的资源。您的用户为您的内部维基贡献越多，它就会变得越好。