人力资源标准操作程序：定义、优势与制定清单

想要让人力资源团队成员与组织的所有流程保持一致，而无需定期对他们进行培训吗？

如果答案是肯定的，请创建人力资源标准操作规程。

什么是人力资源标准操作规程？

人力资源标准操作规程指导人力资源团队成员关于其在员工招聘、入职、培训、绩效管理和离职流程方面的角色和职责。

它们作为指导方针，帮助人力资源部门在员工生命周期中积极主动地履行职责。人力资源标准操作规程还可以帮助您避免违反劳动法规，减少错误，并确保员工对组织流程感到满意。

5种关键类型的人力资源标准操作规程

组织可以创建各种人力资源标准操作规程，以确保员工在不同生命周期阶段的平稳过渡。其中包括以下几种：

1. 招聘流程

该人力资源标准操作规程帮助人力资源团队成员确定在招聘新员工时必须采取的正确措施。他们必须：

• 向部门主管发送电子邮件，了解他们团队中空缺职位的数量
• 请经理们与人力资源部门合作，为社交媒体或求职平台创建职位空缺广告
• 在发布广告前，创建并确认“关于公司”部分
• 为申请人设定提交申请的截止日期
• 选择一个允许筛选简历的人力资源平台
• 根据职位空缺，筛选出具备最多相关技能的候选人
• 联系候选人，并告知他们整个面试流程
• 了解他们的薪资期望，并据此推进招聘流程
• 在现有员工和经理的帮助下为申请人创建测试，并分享完成测试的截止日期
• 在候选人完成测试后，将测试结果分享给经理，并要求他们在指定日期前分享结果，以便人力资源团队能更快地结束该职位的招聘
• 与候选人分享测试结果，如果被团队内部选中，则进一步推进流程

招聘标准操作规程还允许人力资源部门根据候选人的行为来评估他们是否适合公司文化。

2. 员工入职

这份员工入职文档列出了相关指导，帮助人力资源部门创建有效的培训模块，这些模块能够：

• 向新员工介绍其角色和职责
• 展示他们在公司的发展轨迹
• 将他们介绍给其经理和同事
• 提供他们在入职初期必须遵循的结构

清单还可以继续。然而，通过入职文档，人力资源团队可以确保新员工很好地融入公司结构，并适应现有文化。

3. 培训与发展

你知道吗？94%的员工认为培训和发展是说服他们留在公司的一项基本政策。

为培训和发展创建标准操作程序对于留住员工变得至关重要，因为它有助于人力资源部门确定引入这些计划的正确时机。通过培训和发展标准操作程序，他们可以：

• 创建一个坚实的计划，该计划可根据不断增长的技能需求进行定制
• 每次产品发生新更新时都对员工进行培训
• 更新现有的培训材料，避免过时
• 识别行业内合适的培训师
• 找出衡量培训模块成功与否的方法
• 创建符合员工需求的培训时间表

4. 绩效管理与评估

绩效评估对于当今任何组织也至关重要。与员工一样，公司希望表彰那些为组织做出惊人贡献的人的表现。然而，要实现这一点，设定正确的步骤来表彰公司中正确的员工至关重要。这就是为什么公司必须创建绩效管理和评估标准操作程序。

该标准操作程序可以帮助人力资源部门：

• 创建一个全公司范围内的流程，帮助管理层识别公司中的顶尖表现者
• 确定正确的指标，帮助公司衡量员工绩效
• 采用必要的工具，帮助管理者获取来自经理和同事的反馈
• 调整晋升要求，让员工感到他们的工作得到了认可

5. 离职流程

根据FactorHR的一项研究， 44%的员工 因为所在组织缺乏认可和参与度而离职。

这类问题从未呈现在管理层面前，也从未得到解决，因此促使员工在离开公司时在网上留下差评。为了避免此类后果，请创建一个完整的离职流程标准操作规程，它可以帮助您：

• 采取必要措施接管员工的交接工作

💛🧡🧡客户评价：作为人力资源经理，Baklib 平台非常有帮助。它允许我创建、更新和存储我们所有的公司政策、培训和其他材料集中在一个位置。我的经理可以直接访问和使用平台，减少了来找我人工传递的需要。此外，它还促进了协作，使我们更容易高效协作。

• 确定知识转移的最佳方式
• 在离职表格中收集员工反馈以改进办公室文化
• 识别系统中可能促使员工离开组织的障碍
• 帮助员工获取经验证明信、工资单和税务文件等文档，为他们胜任下一个职位做好准备。

既然我们了解了人力资源标准操作规程的类型，现在就该研究创建它们所涉及的所有步骤了。下面是一个清单，可以让您从零开始创建您的人力资源标准操作规程。

使用人力资源标准操作规程的好处

我们了解了什么是人力资源标准操作规程及其类型，也详细探讨了上述所有类型的清单。但现在，让我们来探讨使用它们可以带来的一些关键好处。这些包括以下几点：

促进人力资源实践的一致性：

为避免未来的冲突，请确保您在所有流程中对所有员工采取的行动保持一致。

提高效率与生产力：

人力资源标准作业程序将使您的工作更高效。您将清楚在特定情况下应采取哪些步骤，以及之后如何处理其影响。这也将带来生产力的提升，无疑会让管理层感到满意。

推广公司价值观：

通过人力资源标准作业程序，您还可以确保所有员工都与公司价值观保持一致，并在始终遵循这些价值观的前提下做出决策。

确保合规性：

人力资源标准作业程序也有助于公司遵守所有劳动法规，避免受到法律处罚。

减少错误：

当您为员工制定了清晰的工作指导和规则时，员工几乎不会犯错。他们知道应遵循哪些程序，以及在何时联系您的人力资源团队以避免错误。

1. 招聘与入职

在创建招聘和入职标准作业程序时，您必须考虑到此流程下包含的不同环节，主要包括：

• 申请筛选与面试流程
• 录用通知书的制作
• 背景调查
• 入职流程

为确保人力资源部门遵循招聘与入职流程的每个阶段，以下是一个清单，可帮助您高效地创建标准作业程序。

• 选择合适的人力资源工具，帮助您筛选数百份候选人申请
• 筛选出符合现有职位要求的简历
• 将候选人的资料分享给团队经理，以判断筛选出的简历是否合适
• 安排介绍性电话沟通
• 发送测试
• 在面试流程结束时，通过电子邮件或电话与候选人讨论测试结果
• 联系选定的候选人，讨论后续步骤
• 了解候选人的薪酬期望，并根据现有的招聘预算进行协商
• 根据讨论的薪资期望更新录用通知书，并发送给候选人
• 核查候选人提供的推荐人，进行背景调查
• 为每个职位角色创建定制的入职流程

2. 培训与发展

在为员工培训与发展创建标准操作规程时，我们必须考虑传授知识的各种方法、收集培训材料的方式、绩效管理与评估程序以及改进计划。为确保所有这些要素都包含在您的标准操作规程中，请遵循以下清单。

• 识别阻碍员工生产力的痛点区域
• 与管理者讨论，为员工创建培训模块
• 使用合适的Baklib学习管理系统（LMS）解决方案来为团队执行培训计划
• 安排提升员工技能的研讨会
• 识别培训模块中未包含的技能组合
• 与团队成员沟通，找出对现有模块的改进之处
• 将建议提交给相关管理者批准
• 将更新内容同步到Baklib学习管理系统中
• 为员工和其管理者安排反馈会议
• 为员工设定目标和目的，以评估其绩效
• 识别可以与员工进行协商的领域
• 确定有助于衡量员工绩效的正确指标
• 收集建设性反馈并与员工分享
• 识别提升团队内部以及跨团队内部沟通的最佳方法
• 找到促进团队建设以获得更好产出的最佳方法
• 通过定期研讨会培养员工的领导技能

3. 薪酬与员工关系

在这类标准作业程序中，你必须包含薪资处理流程、基于绩效的薪酬计划、纪律处分程序、申诉程序、缺勤管理和冲突解决。鉴于其涉及的主题众多，你很可能会遗漏其中的某些流程。然而，下面的清单将帮助你在创建过程中避免遗漏任何一项。

• 决定每个月开始评估假期和薪资估算的日期
• 在系统中更新正确的员工信息，以便及时发放薪资
• 选择一款薪资软件，在薪资发放后自动将工资单发送给员工
• 记录薪资更新，以备将来参考
• 根据员工的工作角色设定目标和任务
• 基于结果衡量他们的绩效
• 根据员工实现成果的百分比设定薪酬计划
• 在发送加薪信之前，评估市场以了解当前员工薪酬趋势
• 如果对经理在办公时间内的不当行为有指控，进行纪律听证会
• 如果员工对管理层的结果或决定不满意，提供正式的申诉选项
• 给予员工选择团队中某人陪同他们参加听证会的权利
• 记录所有纪律处分，以确保未来不会发生同样的情况
• 创建一个假期政策摘要，向员工解释各种请假申请流程
• 分享请假申请表格的链接，员工必须在休假前填写
• 要求员工提前通知，以避免工作延误
• 创建一个摘要，告知员工在休假当天的职责
• 在双方表达投诉时，积极倾听并保持冷静
• 为双方提供有利于他们的解决方案
• 寻找达成妥协的方法，并确保他们同意未来和谐共事
• 鼓励双方为自己的行为道歉，以避免未来冲突

4. 记录保存与安全：

记录保存和数据安 安全和保密是您公司应为人力资源团队成员制定SOP的另外两个重要主题。这将帮助他们：

• 了解如何根据安全协议管理员工数据
• 明确其团队在员工生命周期中必须遵循的法规
• 列出经理和员工的报告流程

为确保您能涵盖此SOP的所有要素，以下是一份清单，指导您完成创建过程：

• 安排电子邮件安全意识培训
• 添加防火墙以防止恶意软件攻击员工系统
• 建议员工每季度更改密码
• 鼓励他们使用能加密数据的通信平台
• 实施访问控制，避免意外丢失重要数据
• 收集员工从入职到离职的完整记录
• 在一个地方集中记录所有招聘和雇用流程数据
• 列出员工可随时参考的培训资源
• 列出数据隐私和安全程序
• 确定并列出管理培训项目
• 列出可能发生员工终止和分离的情况
• 确定并列出流程中需要参与的合适对接人
• 明确您希望每年创建的报告类型
• 在报告过程中让员工保持知情
• 选择适合的软件，以便从经理和员工的角度记录所有报告

一旦你了解了HR SOP（标准作业程序）的好处，你几乎会迫不及待地想立即创建自己的SOP。但我们建议你选择一款能够让你快速创建SOP的SOP软件。

如果你一直在寻找HR SOP软件但尚未找到满意的解决方案，我们建议你探索一下Baklib。

这款SOP软件将允许你：

1. 提供一个知识共享的中心枢纽

如果你计划创建HR团队和员工都能访问的HR SOP，你必须创建一个内部知识中心。而这正是Baklib的专长所在。它可以帮助你创建内部知识库，并将其在企业内网上线。

员工和HR可以使用SSO功能来打开和访问HR SOP知识库。这使你能够集中所有必要的信息，为所有人创建一个值得信赖的内部信息来源。

2. 结构化文档

大多数SOP对于HR和员工来说阅读起来很吃力，因为它们看起来内容繁多，并且将所有信息堆砌在一处。然而，Baklib允许你创建结构化的文档文章，鼓励读者永远不会对公司政策感到厌倦。

以下是如何使用Baklib构建文档内容。

• 在可能的情况下，可以添加图片或培训视频。这将有助于您直观地呈现标准操作程序的内容。
• Baklib允许您在侧边栏导航中创建类别和子类别，而不是将所有招聘流程的方方面面都塞进一篇文章中。这样，每篇文章看起来都不会内容臃肿，您可以每次仅提供关于一个标准程序的必要信息。

3. 借助AI功能简化内容创作

Baklib还提供AI写作功能，旨在辅助企业的写作流程。这个AI写作功能允许用户：

• 创建大纲
• 为现有文章创建更短或更长的摘要
• 根据搜索历史获得文章推荐

了解更多：AI写作如何工作

4. 简易导航和自定义选项

与客户一样，员工也希望更快地找到紧急问题的答案。通过在其标准操作程序文档中设置简易导航，让您的HR团队成员能够轻松找到所有答案，可以帮助他们避免因各种流程的小问题而去联系管理层。

Baklib为其用户提供了三种简易导航选项，包括：

• Baklib 的智能搜索功能可总结文章信息，加快问题解决速度
• 详细的侧边栏导航帮助人力资源团队成员从正确文章中查找答案
• 当然，还有简洁的搜索栏选项

这些功能让导航更便捷，但这还不是全部。

您甚至可以获得自定义选项，帮助您为人力资源部门创建统一模块，让他们轻松找到所有相关信息。为了确保他们获取最新信息，您可以限制访问权限，并根据他们的搜索将其引导至更合适的文章。

5. 精细的访问控制

创建团队账户以控制文档访问权限。这对于人力资源标准操作程序尤为重要。您会在内网发布这些内容，但这并不意味着所有员工都必须能够访问。只有管理员和人力资源团队成员才应拥有访问权限。

在这种情况下，请为需要访问标准操作程序文档的人员创建登录凭证，以管理内容访问。

查看：如何共享内容访问权限

6. 最高的数据安全与合规性

最后，Baklib 以其数据安全和合规功能而闻名。作为符合 GDPR 要求的解决方案，这款标准操作程序软件通过以下功能确保所有数据安全：

• 备份功能
• 私有文档
• 仅限用户访问
• 符合 SOC2 和 SOC3 标准
• IP 限制

这些不仅仅是基本功能，而是在引入任何标准操作程序软件之前必须寻求的必要条件。然而，Baklib 不仅提供这些功能，还有更多特性，您可以在我们的 免费演示 或 注册 过程中进行探索。

我们的客户怎么说？

Baklib帮助我们实现了更高的运营效率，这仅仅是因为员工知道去哪里寻找特定的信息或文档，

– Vijayakumar J，Dagle 产品管理经理

阅读完整故事 请点击此处。

人力资源标准操作程序模板示例

我们可能已经涵盖了所有的人力资源SOP项目，但让我们探索一个示例，以便您可以从头开始创建自己的SOP。

您的人力资源SOP模板必须包含以下内容：

• 名称： (为人力资源SOP命名，例如绩效评估或薪酬)
• 目的： (解释SOP的目的以及它如何在特定的人力资源流程中帮助团队成员)
• 适用场景： (解释该SOP下的步骤将适用于员工的各种情况)
• 分步程序： (使用相关内容、图像和视频解释此流程的每个步骤或阶段，以避免后续产生混淆)
• 常见问题： (识别并添加与流程相关的可能问题，以减少人力资源成员每次有疑问时都需要联系管理员的可能性)
• 相关文章链接：
• 反馈： (检查文章是否帮助他们解决了办公室里的特定情况)

使用这个简单易懂的模板，您可以更快地创建人力资源SOP。

结论

培训人力资源人员并解答他们对必须管理的众多流程的疑问可能非常忙乱。因此，制定人力资源标准操作规程至关重要，这有助于他们了解在不同情况下必须承担的角色和职责，从而避免错误并保持对劳动法的合规。

在创建规程时，请确保为您的业务引入最佳SOP软件。我们希望本指南能帮助您轻松创建自己的规程。