用知识库替代维基，会怎样？

引言

它就在那里，静静地躺在你的项目列表底部，优先级总是一降再降。

那就是公司维基。

一份内部、定期更新且易于访问的公司政策和流程文档，对任何员工来说都是一大福音。

人们浪费大量时间困惑于哪里能找到正确的信息，并向他人询问如何完成简单的任务。这不是因为他们缺乏批判性思维，而是因为十有八九，所需的信息根本不存在。

拥有一份涵盖这些内容的文档，就能简单地解决信息传播的问题。关键在于，如何确保你选择了正确的格式？

公司维基的吸引力

时至今日，维基百科几乎成了一种公共产品。我们每天都像使用自己大脑的延伸一样使用它。如果你有好奇心，很容易就会陷入维基百科的“兔子洞”，探索任何你感兴趣的内容。

因此，当需要开发一种轻松更新内部信息的方式时，维基似乎是一个显而易见的解决方案。

毕竟，维基软件是开源的，完全免费，没有任何托管费用。它还很轻量级，并且速度很快！

此外，每个人都已经知道如何浏览维基。你只需要搜索页面，然后点击页面中的链接就能跳转到其他可能感兴趣的页面——这对于需要大量互锁步骤的复杂流程来说是理想的选择。

企业维基在2010年代初非常流行，那时云存储刚刚兴起，人们开始意识到仅仅用一堆Word文档来存放公司政策存在诸多局限——当然，前提是他们当时已经有了电子化的解决方案。人们开始众包他们的文章，知识获取的爆炸式增长让每个人都受益。

只是在那十年的后半段，知识库才开始登上舞台。

而事实是，在维基表现出色的几乎每一个方面，知识库都表现得更加出色。

从根本上说

你看，创建内部维基的理念是为广泛的主题提供任何长度的文章。这对于阅读自然历史、科学或名人传记来说很棒，因为这些都是广义主题，自然会包含与其他广义主题或更详细内容的联系。

然而，知识库的设计初衷是为了解答你的问题。

知识库旨在成为庞大的问答数据库，在这里，你可以快速输入问题并得到答案，比打电话给技术支持更快，比在线聊天获得更详细的解答。

一个经典的例子是新员工入职。

在入职的第一天，新人需要学习的内容如此之多，以至于完全不知所措——他们穿过走廊，看到忙碌的同事们总能准确地知道去哪里找到他们需要的每一点信息。据估计，新员工要花费数百个小时才能获得这种能力！ 一个内部知识库可以大大加速这一过程，同时它也能作为一个面向内部的帮助中心，供组织中任何需要查找信息的员工使用。 它不应该像图书馆那样，你可以随意闲逛、浏览任何你喜欢的东西。知识库的存在是为了应对特定场景：当员工对某个流程不确定，不得不打断他人去询问时——而打断他人可能会让企业付出巨大的时间成本。 市面上有很多不同的知识库平台公司，但它们的工作原理大同小异。通常你只需支付一笔小额月费，就能获得一个编辑器和一些存储空间，用来创建任意多的页面，并通过一个自定义URL在线查看。 切换到Baklib知识库比你想象的要简单。 因此，以下是七个不同的理由，说明为何放弃维基项目，直接转向使用Baklib知识库是解决公司信息问题的最佳方式。

1. 知识库的设计和编辑要容易得多

你编辑过维基百科页面吗？你必须在文本流中添加标签，当你想要将两篇文章连接在一起时，你只能希望没有人更改另一篇文章的名称，以免最终得到一个生锈的红色“死链接”。

公平地说，维基百科在使其 Wiki 软件易于任何人使用方面确实取得了长足的进步，但打开编辑器仍然有点令人震惊，因为你看到的不是你刚刚点击的熟悉的网页。

对于知识库来说，所见即所得。你不需要培训任何人如何添加或编辑页面，因为整个操作非常直观。任何人都可以在几秒钟内学会浏览编辑页面。

你不需要回想高中时的网页设计课，并试图记住如何在 HTML 中制作表格或标注。这些功能已经集成，并且可以根据你的喜好，为笔记本电脑、平板电脑或手机屏幕进行任何方式的缩放。

此外，你可以轻松嵌入视频、音频和照片——而在 wiki 格式中，内联图像对任何人来说都毫无乐趣。根据你选择的存储空间，你甚至可以直接嵌入文件，以便人们可以轻松下载与他们的搜索内容相关的最新 PDF 或电子表格。

总体布局也是可定制且精简的。所有 wiki 看起来都差不多。现在，知识库当然也有其设计语言，但更改单个页面的方向，甚至在同一网站上拥有不同设计的部分要容易得多。

想象一下，为不同部门设置颜色编码的部分，创建一种视觉提示，潜移默化地引导你的用户。这是可以实现的！

2. 知识库提供详尽的使用指标

任何网站都有访问日志，这没错。一个维基也肯定能告诉你谁在何时访问或编辑了哪些页面。

但这又让我们回到了设计问题。知识库的设计核心就是捕捉和展示使用指标。你无需费力寻找：打开正确的仪表板，它们就一目了然地呈现在你面前。

你可以轻松提取诸如哪些用户最频繁访问文章等信息。显然，这能告诉你哪些用户最需要指导，或者最难记住如何完成任务。这完全没问题！

然而，功能远不止于此。你还可以查看哪些文章已经很久没人阅读，或者哪些文章很长时间没有更新。保持知识库的时效性是一个独立的重要话题——基本上，如果你没有定期审核和改进知识库文章的方法，用户最终在你的帮助中心找到过时的信息时，你可能就是导致他们沮丧的根源。

最后，即使你自己从未使用过此功能，知识库也可以邀请单个用户对页面的帮助性进行评分或评论。通常，这些快速的评分比详细的调查能揭示更多信息，原因很简单：人们在使用产品时（而不是事后填写问卷时）对自己的评价会更加准确。

相比之下，使用 Wiki 评估页面则需深入分析一堆令人困惑的时间戳来通过日志分析使用情况，然后尝试以这种方式计算所有页面的统计数据。如果您想了解文章解答问题的效果如何，就必须四处发送调查问卷，并希望人们有空时能填写！

此外，当您对某篇文章有想法或想将其标记为“需要改进”时，使用 Wiki 您必须发送电子邮件或在页面上放置一个显眼的公开标志，表明该页面正在建设中。然而，使用知识库，您可以谨慎地在内部为文章添加标签和建议进行标记。

3. 知识库旨在提供快速信息

Wiki 文章作为一种格式，其优点在于最适合就特定主题展开长篇讨论。您知道，就像百科全书一样！

然而，知识库用户追求的是速度。

尽管您绝对可以在每篇文章中撰写长篇大论的内容，但为您的员工撰写快速、切中要点的文章，让他们能够即时阅读和消化，同样容易甚至更容易。没有人愿意在文章中四处寻找特定问题的答案；他们想要的是快速的流程图或步骤列表。

更妙的是，当您向其他用户开放编辑权限时，所有现有文章的快速预览会向他们表明，他们应该简洁有效地撰写。

知识库的层级结构非常适合快速信息收集。对于 Wiki，您必须在事后应用层级结构（就像维基百科页面底部显示类别名称那样）。

这些信息巧妙地显示在知识库文章的顶部，方便您快速浏览特定主题。而在底部，您会看到一个自动生成的相关文章列表！

更不用说那强大的搜索功能了……

4. 知识库搜索更有效

知识库的一大优势在于所谓的实时搜索。您一开始输入，智能算法就会立即为您可能感兴趣的文章提供建议。

普通的Wiki搜索只能搜索文章标题——仅此而已。坦白说，当您真想查找维基百科文章时，十有八九会直接使用谷歌而不是维基百科本身，原因就在于此。

普通的wiki搜索仍然无法处理任何非您最初想查找的确切内容的情况。同样，这对于百科全书格式来说尚可接受（尽管仍不理想），但对于内部知识库而言则毫无意义。当您搜索公司政策时，不应该必须记住文章的确切名称。

任何知识库的搜索算法都更为先进。它可以搜索文章标题、文章标签以及文章本身的全文内容。即使您拼错单词，它甚至支持部分模糊匹配！

假设您正在撰写一篇关于如何使用办公室电话系统的文章。您将其命名为人们可能会搜索的内容，例如“使用电话系统”，然后使用#电话、#呼叫、#电话系统等相关词汇进行标签。

之后，如果您想重组并添加一系列新文章，或者更换了电话系统供应商需要更新记录，该怎么办？无需费力查找每篇文章，只需使用Baklib的搜索功能将它们全部调出，然后根据需要逐一编辑即可。

💛🧡🧡客户评价：能够使用我们自己的标签轻松为Baklib网站打上品牌。我们员工/用户甚至没有意识到这是幕后的Baklib。

若您在一家仅有少数员工的小型企业工作，这一点可能不适用。但对于大型企业而言，在为组织的不同层级创建文档时，会遇到一个不同的问题：并非所有内容都适用于每个人！

例如，想象一家建筑公司。他们有现场工人、办公室职员和管理人员。

这些群体中的每一类人，对于他们希望从知识库中访问何种信息，都有各自的需求。而且，他们各自可能不太需要了解其他两类群体的信息。现在想象一下，这家建筑公司在路易斯维尔有一个地点，并决定在辛辛那提再开设一个地点。

针对每个群体的相关信息变得更加复杂，因为现在你不仅要按员工身份划分，还要按地理位置划分。

如果你把所有政策（如病假、保险覆盖范围和重要联系信息）都放在一个Wiki上，最终会得到一堆混乱的文章，标题诸如“辛辛那提办公室运营人员加班费”和“路易斯维尔管理人员人寿保险”。

Baklib 允许你消除这种混乱，清晰地界定哪些员工可以查看哪些文章。这样一来，就没有人会感到困惑，也不会再有人致电人力资源部门询问甚至不适用于他们的休假政策。

此外，这种分层最终也有利于知识库的编辑者！

6. 每个人总是拥有编辑维基的完全权限

维基的核心理念是民主。确实，有一些衍生产品要求用户必须是专家并引用来源，但在维基百科上，你可以去写任何你想写的内容，然后由社区来检查、改进或删除它。

但对于你公司的内部文档来说，这并非你所愿。

你的共享驱动器或云存储，当然可以这样。但我们讨论的是你的员工将要参考的内容，比如用户数据政策、在工资系统中添加或移除人员的程序等等。

事实上，用知识库模式来替代起身询问专家，社区编辑本身就没有太大意义。如果你真的不知道病假政策是什么，你会想去询问权威人士，而不是让别人随意编造。

诚然，你可以在维基上锁定或解锁单个页面。这绝对可以防止用户篡改不属于他们的数据。

然而，知识库在这方面要细致得多。你可以设置编辑或只读权限，应用于不同的个人或不同的群组，通过这样做，你可以在你的知识库管理者中鼓励一种专业文化。这甚至可以发生在IP地址级别，允许你跟踪并限制单个计算机的使用。

实际上，应该鼓励人们在各自擅长的领域撰写和编辑文章。单靠一个人无法创建一个能为组织中每个人解决问题的知识库。

关于这一点最后要提的是——自然，所有新的建议和编辑都可以被批准或拒绝，并且借助强大的版本控制功能，可以轻松回滚到之前的版本。

7. 维基没有技术支持

最后但同样重要的是，如果你选择自己搭建维基而不是购买知识库解决方案的订阅服务，你将错过一个巨大的优势。

如果你不知道如何使用它怎么办？

在工作场所，时间就是金钱，你绝不能花费宝贵的时间去翻阅文档，了解如何托管、设置和维护维基。

2020年设置软件与2010年设置软件的区别在于，你现在可以站在过去十年巨人的肩膀上。

人们之前已经做过这些工作，并且已经将其打造成一个开箱即用的产品，你可以在几分钟内完成设置并运行起来。

像Baklib这样的知识库平台，拥有几乎全天开放的专属支持热线、实时聊天支持、支持邮箱，当然还有他们自己强大的知识库。你遇到的任何问题，他们肯定都曾听说过。

除此之外，由于你订阅了他们提供的服务，他们有更多的动力来持续改进产品，通过新功能和修复的错误来不断赢回你的业务。

是时候建立内部知识库了

在结束之前需要重申的一点是，使用Baklib创建知识库非常容易。

事实上，一旦你写下第一篇文章，你会惊讶于所花费的时间如此之少。你的工作不应只是为了在页面上正确呈现一个简单的代码块而折腾那些奇怪且过时的编辑器。你应该专注于定义编辑流程，并让用户适应定期更新内部知识库的概念。

因此，一个令人不安的事实是，继续依赖那些过时且低效的解决方案实际上是在浪费你的时间。

如前所述，一旦设置完成，你可以简单地给不同部门的团队成员发送一批请求，请他们在各自专业领域撰写一些试用文章。

在他们完成之后，你只需要制定一套通用的风格指南，并确保所有文章都符合你希望内部知识库呈现的口吻。审核通过这些文章，你的知识库就在自行生长了！

结论

你和公司的其他员工理应拥有最好的知识库。你将更快地找到问题的答案，并且你将拥有一个外观更佳的产品，其设计语言与组织的其他部分保持清晰一致。

此时此刻，关于你是否还应该尝试学习使用Wiki，真的还有疑问吗？

要了解这有多简单，你只需立即与知识库领域的首选——Baklib预约演示。

亲身体验一下内部知识库如何为你节省大量时间和金钱！告别过去，携手Baklib，迈向未来。