使用Wiki作为知识库软件的弊端

别误会。Wiki软件是一种出色的协作工具，可帮助您查找、共享和存储公司信息。

使用wiki的优点之一是，您可以按照易于理解的结构来组织信息，实时进行任何需要的修改，并向所有用户授予快速访问权限。

许多公司用wiki替代了常见问题解答和知识库。它有潜力让所有团队成员都能获取信息，同时给予每个用户编辑和添加内容的机会。

通过创建内部wiki，可以让员工随时了解情况。它支持来自世界不同地区的团队成员之间的协作，对于管理小型团队和简单项目非常有用。

MediaWiki、DokuWiki、TikiWiki和PmWiki是一些可供公司使用的热门wiki软件。它们是免费的开源wiki程序，因此您可以以相对较低的成本快速实施——至少在一开始是这样。

使用wiki也存在许多您需要了解的缺点。当您的公司资料涉及大量文档，并为不同地理位置的多个团队提供服务时，wiki的局限性很快就会显现出来。

对于构建知识库来说，看似具有成本效益的解决方案，可能很快就会变得低效且难以控制。

团队规模越大，使用维基作为知识库软件进行管理就越困难。不仅如此，如果您还希望您的知识库能够提供客户支持，那么维基就不是合适的工具。它不允许您围绕用户需求定制产品。

既然谈到这个话题，这里再列举一些使用维基的其他缺点：

使用维基作为知识库的主要缺点

虽然维基可以鼓励团队成员和部门之间的协作，但该平台在跟上我们数字时代的变化方面存在显著困难。

随着新技术不断塑造人们的在线行为，维基难以提供您希望呈现的卓越用户体验。

以下是将维基用作知识库工具的一些最显著的缺点：

• 对于非技术用户来说，软件上手可能过于困难
• 搜索功能有限
• 几乎无法在维基之外共享信息
• 由于任何人都可以修改您的内容，您无法保持知识库的一致性
• 无法根据客户的期望设计知识库
• 无法将公开信息与机密信息分开
• 维基不提供分析功能

通过从维基转向基于SaaS的知识库来扩展您的业务

申请演示

让我们仔细看看这些限制如何影响您的用户体验——以及为什么选择Wiki来创建您的知识库可能会降低您产品的吸引力。

进一步了解：如何创建内部Wiki

对非技术用户的易用性差

当您使用Wiki作为知识库软件时，您需要给员工时间来熟悉其功能。您的IT部门应该随时待命，向员工展示如何使用Wiki来撰写、编辑和组织内容。

如果您的团队由精通技术的成员组成，您可能无需担心。

然而，如果您的贡献者和前端用户来自不同的背景，他们可能需要数月甚至数年的时间来学习如何使用Wiki知识库。

所有这些额外的工作更可能让人望而却步，而不是激励他们做出贡献。而公司知识库的发展至关重要。

因此，请准备好投入大量资源进行培训，并与您的技术撰稿人进行一对一问答，以确保他们了解如何正确使用该工具。

Wiki不同于传统的Microsoft Word或流行的Google Docs。此外，它也完全不同于在Facebook或Twitter上写作。

如果您使用像WordPress作为您的知识库这样的工具，您会发现Wiki软件中的格式化操作更加复杂。

最大的缺点…

基本上，使用Wiki最大的缺点之一是，它只对先前有使用HTML语言知识的人来说是容易的。如果您没有这方面的知识，您将不得不学习如何使用新的编辑器来写作、编辑、格式化、添加图片和链接。

许多作为知识库的维基都配备了所见即所得编辑器，这简化了操作，但并未使其尽善尽美。该功能通常存在一些缺陷，对您的IT部门来说，实现它可能是一项挑战。

另一方面，专门的知识库软件为您提供了直观的文本编辑器。这使得您的员工可以更轻松地创建和管理内容。

一个不可能实现的搜索功能

事实是：一个不达标的搜索功能已不再属于我们的世界。随着谷歌使搜索成为我们日常习惯的一部分，您的用户期望能在几秒钟内——从第一次尝试开始——就找到他们需要的信息。

像亚马逊或Facebook这样的巨头软件公司会定期优化其搜索功能以改善用户体验，因为大约31%的客户希望获得即时在线帮助。

维基在让用户搜索知识库内信息方面提供的可能性有限，尤其是在您还需要处理附件文档时。您要么需要确切知道去哪里找，要么得非常幸运才能通过搜索栏找到所需内容。

这个基本的搜索功能使得维基作为一种知识库软件，对于拥有大量内容需要与用户分享的企业来说，是一个薄弱的解决方案。

想象一下您的销售代表在电话中与客户交谈，同时在您的知识库中寻找信息，浪费时间和商业机会。由于无法及时找到所需信息，他们的生产力会急剧下降。

你发布的信息越多，你的员工（或客户）就越难在很少的时间和精力下找到他们需要的答案。

强大的搜索功能…

一个强大的搜索功能对于一个有用的知识库至关重要，它的作用远不止帮助人们找到他们想要的东西。它帮助你改善用户体验，并为你的客户和员工提供持续的支持。

一个用户友好的搜索功能能识别拼写错误的单词，并“理解”问题背后的意图。这样，就没有人需要在多个文档和文章中费力寻找正确的信息。

你的销售团队可以了解潜在客户，你的营销内容可以触达整个团队，你的客户也能得到他们寻求的帮助。

一个缓慢的搜索功能将无法让你为这些人提供他们执行日常任务所需的信息。

共享可能性有限

你的知识库应该将所有团队聚集在一起，通过一个独特的中心化平台来共享每个人的知识。知识库的概念首先依赖于效率这一核心理念。

这就是为什么你的员工在团队内部以及与外部合作伙伴共享信息的方式对于知识库至关重要。

当文档只需一键之遥时，你的员工更有可能及时解决问题，按时完成任务，并在各种情况下保持高效。

💛🧡🧡客户评价：Baklib做得很好，您将获得一个易于设置和运行的可靠知识库系统。用户界面简单明了，对文章进行编辑也很快。它没有过多您不需要的额外功能和，他们显然花了时间把基础知识做好。

使用维基，你在向知识库导入和导出信息时会遇到困难。

在过去，人们习惯于在维基上发布一篇文章，然后将链接通过电子邮件发送给可能对此感兴趣的人。想象一下这对你今天知识库的用户意味着什么！

完全掌控您的知识库平台

申请演示

每次员工需要信息时，都要翻阅发布新文章后发送的数千封邮件。这效率太低了！

您需要提供现代化的文档管理解决方案，让您的员工能够在需要时，从任何设备搜索、处理和共享文档。

超过四分之一的英国员工（26%）表示，由于电子邮件数量庞大，他们每周都会浪费工作时间寻找文档。

在知识库中组织信息和文档，并使其能够在多个平台上共享，可以帮助您的员工高效地收集信息，并减少在办公室浪费的时间。

对内容质量的控制很少或没有

使用维基作为知识库软件的一个主要特点是，每个用户都能在知识库内贡献和进行更改。每个用户都可以编辑内容——这使得维基成为一个出色的协作工具。

维基作为知识库软件允许您创建信息架构，为您的知识库构建结构……

但是，当太多用户在添加信息时，没有内容贡献的层级结构或需要遵循的内容日历时，很容易从井然有序变得混乱不堪。这正是一个典型的“厨子多了煮坏汤”的情况。

即使怀有最好的初衷，用户也可能因过于频繁地重写某些部分而降低您内容的质量。过多的修改还可能导致知识库内部缺乏一致性。

因此，看似是平台优势的一点，很快会变成使用维基的主要劣势之一。

在向客户展示之前，请跟踪知识库文章的更改。

即使您有风格指南，也很难控制太多可以随意创建和编辑内容的作者。您将无法坚持您的内容策略或遵守内容日历。

维基与专业的知识库软件之间的区别在于，后者让您能完全掌控所发布的内容。一旦您组建了一个作者团队，他们将根据您的目标和用户需求，成为唯一能对您的知识库进行修改的人。

更好的是，通过Baklib知识库软件，您可以控制内容内部的所有更改，包括评论。这样，您可以确保在所有业务内容中保持高质量标准和专业语气。

警惕蓄意破坏！

由于维基软件是为多个用户实时编辑内容而设计的，该平台也容易遭受蓄意破坏和垃圾信息攻击。如果您几天不管理您的知识库，您可能会发现所有技术文档都被黑客修改了。

2010年，维基百科平均每天要处理十次恶意编辑。虽然你的IT团队可能不需要应对如此频繁的攻击，但这类编辑对企业的影响可能比对维基百科的影响更大。

公开维基绝非文档的安全存放场所，尤其是在发布敏感业务或员工数据时。这类工具门槛较低，注册并进入你的知识库比你想象的更容易。

当使用维基作为知识库软件时，更易遭受恶意软件和网络攻击，因为它们通常存在漏洞。

难以管理与个性化

采用维基作为知识库不仅会让技术文档编写者头疼。使用维基作为知识库软件的另一个主要缺点是，它也会消耗你IT部门大量的时间和资源。

尽管过去几年进行了诸多更新和改进，维基系统仍然难以掌握和配置。

由于你需要持续改进知识库以更好地服务用户，知识管理可能成为一个重大挑战。

结构修改难以执行。维基作为知识库软件较为僵化，在设计和界面方面为用户提供的灵活性有限。这使得你很难根据受众偏好来个性化定制产品。

此外，你必须定期监控内容，以确保信息准确且与业务相关。

如果知识库中的信息不准确，你的员工将会寻找更可靠的替代方案，即使这意味着要花费更多时间收集信息。

一方面，您需要密切关注用户所做的所有更改；另一方面，您必须修订所有现有信息，以适应业务不断增长的需求。

想想您更新产品的频率有多高。您的知识库应解释并展示您添加的每一项新功能。这样一来，您的员工就能及时了解产品的最新动态，从而更好地完成工作。

维基工具无法在公司内部维持一致的工作流程，也无法随着公司的发展而扩展。当采用这种工具来创建知识库时，不仅无法帮助员工提高工作效率，反而会给他们增加更多任务。

缺乏机密信息保护空间

将维基用作知识库时，由于无法区分用户，因此不存在"选择性内容"的概念。

简单来说，您无法将公开信息与机密数据分开。您在知识库中分享的所有内容，对拥有账户和密码的每个人都可见。

如果您想培训新员工使用知识库，就必须授予他们访问所有信息的权限。

诚然，由于搜索功能不佳，他们可能很难找到关键数据，但您仍然将技术信息置于风险之中。

根据您使用知识库的方式，这一缺失的功能可能会显著拖慢您的进度。

您需要创建不同的平台来满足公司内部各个团队的需求。这意味着您无法将所有信息集中在一处。

此外，随着业务的发展，您将更难控制公司内部的信息流。这可能导致误解、沟通错误，以及在文档中追踪信息时浪费时间。

使用维基作为知识库软件最显著的缺点之一是缺乏分析功能。在这个数据驱动的世界里，这意味着错失许多增长机会。就像在黑暗中摸索。

当你不了解人们如何使用你的知识库时，你就缺乏改进它所需的数据。你不断添加信息，却得不到有价值的反馈，这些反馈本可以告诉你员工或客户是否从中受益。

另一方面，当你了解员工或客户如何使用知识库中的信息时，就能更容易地为他们提供能提供准确答案并解决问题的信息性内容。

分析功能可以向你展示关于用户行为所需了解的一切，包括：

• 哪些文章流量最高
• 你的受众对哪些主题最感兴趣
• 你的用户来自哪里，他们使用什么设备访问你的文档
• 哪些员工没有使用你的知识库
• 你的知识库中缺少哪些信息

这类信息对于成长中的企业以及高效培训员工至关重要。当你了解员工需要什么来提高工作效率时，你就能写出更好的知识库文章，为用户创造价值。

更棒的是，如果你的知识库旨在提供自助式客户支持，那么洞察力对于提供卓越的客户体验至关重要。这些数据还能帮助你改善售后服务和与客户的沟通。

Wiki可以帮助你整合知识、组织信息并归档文档。然而，在利用所存储的信息方面，它的效率却低得令人遗憾。

由于搜索功能有限且共享选项不多，非技术用户难以充分利用知识库，这对你的IT部门来说也是个头疼的问题。

此外，Wiki的许多功能都已过时，对于为现代互联网用户构建知识库来说，它并不是一个好的选择。

人们期望搜索引擎能够捕捉意图并提供相关答案，而不必输入确切的关键词。

最重要的是，你的员工需要能够在线快速与同事甚至客户共享信息。如果你的知识库无法做到这一点，那么你投资了一个无人用于日常活动的工具的风险就会增加。

Wiki作为知识库软件缺乏灵活性，这使得你无法构建一个以用户为中心的产品。由于无法自定义知识库，尽管你付出了最大努力，但仍有可能失去受众。

你的员工将浪费工作时间来查找信息，而你的客户则会寻求支持，而不是使用自助服务。

准备好实施你自己的定制化公司知识库，而不是使用Wiki作为知识库了吗？为什么不今天就试试Baklib呢？看看如何以最小的努力提供卓越的客户支持，一切是如此的简单。