2026年七大最佳知识共享工具

工作场所中的知识共享是员工入职、生产力和社交协作中常被忽视的一个方面。根据一份福雷斯特报告，员工表示他们每周花费29%的时间寻找完成工作所需的关键信息。 尽管您可能提倡知识共享文化，但生态系统会加速这一进程。公司非常依赖内部知识库来实现有效的协作和生产力。 知识共享是什么？ 知识共享有很多定义，但我特别喜欢Document360给出的这个定义：“知识共享是在组织内部捕获、管理和分发关键信息。” 分享知识对公司中的每个人都有显著的好处。它减少了组织孤岛，增进理解，促进团队建设，甚至可以帮助员工提升领导技能。它还有助于培养更忠诚、更高生产力的员工队伍。 如何通过知识共享缩小知识差距？ 知识差距是指组织所知道的信息与成功所需知道的信息之间的差异。既然我们已经讨论了知识共享的重要性，那么让我们深入探讨知识共享如何缩小您组织中的知识差距：

1. 沟通

职场沟通不畅可能导致严重问题。组织内部对信息的误解或完全缺乏沟通，构成了职场中的沟通鸿沟。这可能发生在雇主与员工之间，也可能发生在团队之间。可以通过鼓励团队和部门间的沟通来弥合沟通鸿沟。这可以通过会议、跨职能团队以及用于知识共享的协作工具来实现。

2. 文档化

为知识和最佳实践创建一个集中存储库。最有可能的形式是知识库，以便你能定期更新。确保你的员工将他们的知识以及关于其工作的任何重要信息记录下来。

建立常规流程

为沟通和文档化创建常规流程，例如定期培训课程和知识分享日。你也可以结合使用培训手册来帮助巩固终身学习的文化。

以下是一个使用Baklib创建的培训手册示例。该手册旨在供仍在入职阶段的近期新员工使用，以便他们可以在任何设备上进行自主学习。

3. 集中化管理

根据麦肯锡公司的数据，员工每天要花费20%的工作时间，在拥挤的收件箱、杂乱无章的存储库和同事的记忆中寻找所需信息。因此，建议使用一个集中化的工具，如Baklib，在那里你可以存储所有数据，这样你的员工就不会浪费时间寻找他们需要的东西。

面对众多的知识分享工具，选择哪一个成了难题。以下是选择知识分享软件时必须关注的八个功能。

版本控制/审计追踪

你是否曾更新过知识库中的文档，结果发现自己删除了某些重要内容？你可以尝试使用 Ctrl+Z 撤销，但它已经更新了——无法逆转。嗯，事实并非如此。通过使用像Baklib这样具备版本控制功能的知识分享工具，你可以访问知识库文章的所有历史版本。

高级搜索功能

BusinessWire 分享的数据显示，57% 的员工认为，找到正确的信息是导致办公室工作效率低下的最大因素之一。

这就是为什么需要一个具备高级共享选项的工具，以便您的员工能够轻松找到他们正在寻找的确切信息。以下是Baklib知识库中高级搜索设置的样式。

分类管理

就像高级搜索功能一样，您的员工应该能够通过类别（标签和标签）来组织共享内容，以便其他人能够快速找到相关信息。

集成

包括贵公司在内的绝大多数企业，其关键文档可能已分散储存在多个不同系统中。理想的知识共享工具应当能够轻松与这些现有系统集成，而不是要求您将所有文档从原系统迁移出来——这将帮助您节省大量的时间和精力。

访问权限

能够为特定文件或分类设置访问规则，明确谁可以或不可以访问，这也是选择工具时一个重要的考量点。

自定义

您的知识库应该能够体现您组织的身份与文化。这意味着您选择的任何工具都应具备强大的品牌化和自定义功能，允许您更改知识库的徽标、品牌名称、字体、主题和设计。

分析与报告

为了评估您在知识共享工具上的投资是否物有所值，您需要有能力衡量其使用情况。您的新工具应具备分析和报告功能，以追踪创建的文章数量、失效链接、分享最多的内容、最活跃的员工等等。这些数据可以帮助您识别知识缺口，并制定策略来弥补这些缺口。

备份

如果有一天出现技术故障，您的所有文档都消失了怎么办？那将是彻底的灾难，对吗？选择像 Baklib 这样具备自动化和云端备份功能的工具，可以免除您丢失所有文件的后顾之忧。

7 款最佳知识共享工具

以下是为促进信息流动、缩小知识差距而推荐的七款顶级知识共享工具。

1. Baklib

如果您正在寻找一款功能强大、安全且易于使用的知识共享工具，那么Baklib就是为您量身打造的。它旨在帮助团队轻松地记录、组织和共享知识，是创建内部知识库、标准操作程序（SOP）、培训手册、政策文件等的理想选择。

无论您是快速发展的初创公司还是大型企业团队，Baklib都能让您在无需编写任何代码的情况下建立一个集中的知识中心。该平台拥有强大的分类功能、Markdown编辑、私有化部署，并与Microsoft Teams、Slack、Zendesk、Chrome等工具深度集成，是分布式团队的完美选择。

通过Baklib——AI写作助手，让您的文档工作如虎添翼。Baklib是您的个人内容助手，能够将提示、转录文本或视频输入转化为精美的文章。它遵循您预设的语气和风格指南，甚至可以自动生成标题、SEO元描述和相关标签，确保您的内容结构清晰、优化到位，随时可以分享。

知识共享的核心功能：

• 基于云的设置，无需专业技术知识

• Markdown编辑器，实现灵活且整洁的格式编排

• 基于角色的访问控制，管理内容可见性

• 强大的类别管理器，构建有序的内容架构

• 私有化部署，增强控制力和数据安全性

• Baklib AI助手，快速创建符合风格的内容

为何选择Baklib？

✔️ 易于维护的集中式知识管理

✔️ 专为注重协作与清晰的团队设计

✔️ 可扩展，适用于小型团队或大型组织

✔️ 通过Baklib的AI驱动自动化节省时间

准备好改变团队共享知识的方式了吗？让Baklib为您承担重任。

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2. Nuclino

Nuclino是一款基于云的工具，旨在帮助您的团队更好地协作，并以思维的速度共享信息（用他们自己的话说）。它具有版本控制、自动保存、即时搜索和访问权限等核心功能。您还可以将该工具与40多个第三方应用程序集成，使您的工作更加无缝。

3. Google Workspace

Google Workspace将您喜爱的所有Google协作和生产力工具——Gmail、Hangouts、Drive、Docs、Sheets、Calendar等——结合在一起，以满足您的业务需求。我未必会将Google Workspace称为硬核的知识共享软件。它可以为个人和组织提供知识共享的基础。

4. Evernote Teams

Evernote Teams允许您创建、捕获和管理想法、信息、项目和待办事项列表，从而使一切井井有条。您还可以在多个设备上快速记录笔记或会议简报，并与团队分享。

该工具还拥有强大的功能，如高级搜索能力和稳健的访问控制系统，以控制谁在何时查看什么内容。

5. Zoho

Zoho Desk是一款全方位的知识库软件，提供了管理业务所需的所有必要功能。该工具具有内置报告功能，可用于监控客户的自助服务行为以及知识库的性能。

Zoho帮助台中心还能与Google Analytics完美集成，用于生成关于客户如何与您的帮助台交互的报告和分析。

6. Confluence

Confluence在跨团队创建、管理和协作项目方面表现出色。它提供了一个强大的协作编辑器，允许团队成员创建和共享研究报告、会议记录等内容。不仅如此，经理和利益相关者还可以直接在内容和其他文件（PDF、图像、演示文稿等）上提供反馈。

该工具还提供强大的功能，如富文本编辑器、页面和文件版本控制、访问控制等。此外，您可以将您的Confluence与任何设备同步，在移动端和桌面端之间随时随地工作。

MS SharePoint是一个多功能的基于Web的平台，它使企业能够在安全、集中和可定制的空间中共享和管理内容与知识，以加强团队合作、查找信息并在整个组织内进行协作。它提供高级搜索工具，并与Microsoft Office深度集成。Sharepoint允许团队成员在所有设备上进行公司内外的沟通。

知识共享工具如何赋能您的员工

在商业领域，每个人都说知识就是力量。我们不敢苟同，知识如果不被分享和运用，就没有价值。所以让我们快速修正一下这个说法：“可访问的知识才是力量！”

通过访问所有必要的信息，您的团队可以提高生产力并打破信息孤岛。

知识共享平台可以让这成为现实！

采用一款知识共享工具，将为您的员工提供取得成功和发展组织所需的一切。除此之外，投资于知识共享工具还有多重原因：

• 提升员工和利益相关者之间的决策质量

  • 促进跨团队协作

  • 帮助员工理解其角色的具体细节以及如何最佳地发挥职能

  • 简化销售流程并减轻客户支持团队的工作负担

注意事项：并非每个知识共享工具都适合您。因此，在寻找理想软件时，请务必考虑上述所有重要功能。但最重要的是，要考虑您的预算和团队规模。

Baklib 的人工智能平台有助于帮助各行各业的公司消除知识孤岛，让所有员工都能轻松获取信息。我们平台的自然语言处理功能可让用户在数秒内提出问题并获得准确答案，从而缩短搜索时间并提高工作流程效率。