制定高效银行政策与流程

银行政策和流程是任何银行、金融科技或信用社公司的核心。它定义并阐明了行政、合规、贷款和运营流程。这些政策遵循由消费者金融保护局、联邦存款保险公司、联邦储备系统、货币监理署制定的指导方针。

您的银行是否拥有准确、清晰且用户友好的政策和流程？如果没有，您今天就应该学习如何创建一套。

但在深入探讨之前，我们先谈谈“政策和流程”。

• 政策是一套指导方针——阐明银行文化的“大局”规则。
• 而流程则是一系列按部就班的任务，用以完成工作。

政策包括风险管理规范，而流程则涉及开设账户和评估贷款申请等操作。

“银行政策和流程”这一术语，是指管理银行运营、确保其与业务目标保持一致，并促进合规文化、风险管理和以客户为中心文化的全面或系统性方法。

现在，让我们学习如何编写银行政策和流程，以确保运营顺畅、符合法规要求并让客户满意。

• 银行政策和程序系统性地指导运营，确保合规、风险管理以及符合监管标准的以客户为中心的服务。
• 重要性：确保团队统一协作，降低合规风险，建立监管机构信任，实现主动的风险管理，并支持有效的员工培训与发展。
• 编写有效的银行政策和程序涉及收集集中化信息、评估差距、设定清晰目标，并使用简洁、结构化的文档。
• 选择一个支持版本控制、协作和易于集成的平台。
• 像Baklib这样的工具通过直观的功能和集中访问简化了政策管理，确保银行业务的顺畅运行和合规性。

制定银行政策和程序的重要性

制定银行政策和程序之所以值得，有以下几个原因：

员工间的统一方法

根据麦肯锡的报告，拥有清晰政策的组织在团队协作和对齐方面实现了高达40%的提升。

当有明确的政策和程序时，可以消除困惑和部门孤岛。有了清晰的政策和程序，员工就有了共同的理解——并与银行期望的目标和视角保持一致——所有人都遵循相同的绩效和行为标准。

在这些规定下，所有员工将执行相同的工作，从而降低混淆的风险。组织的意识、团队协作和成功感将随之建立。

降低不合规风险

制定适当的银行政策和程序是维持合规性的基础。政策和程序旨在确保员工理解合规的重要性以及不合规的后果。

小知识： 您知道吗，拥有正式风险管理职能的银行收到监管机构执法行动的可能性更低？

联邦金融机构检查委员会的数据显示，拥有政策的银行受到的执法行动少于那些没有政策的银行。

因此，如果您对监管合规、欺诈预防或银行声誉有顾虑，可以确信，实施经过深思熟虑的政策和程序将能解决这些问题。

这不仅关乎风险规避，更是关于建立一个能支撑银行的稳健体系。

与监管机构建立信任

您是否曾想过，贵行制定的规则和指南可能为您在监管机构那里赢得额外的好感？是的，确实如此。

银行通过其政策和程序展现了其对法律的严肃态度以及坚守正当边界的决心。

除了法律之外，银行管理者通过透明行事来建立信任。认识到制定适当的政策和程序对于增强银行信誉和与监管机构建立信任至关重要。

积极的风险管理方法

是否想过为何一些银行比其他银行更能有效对冲风险？

关键在于提前采取行动！让我们为您详细说明。

银行业可以利用政策和程序来预测未来可能发生的风险。

例如，银行可以通过实施多种安全措施来采取主动的安全防护，从报警系统到闭路电视监控和保安人员。程序开发人员提供软件更新和员工培训，以保护和保存客户的数据。

银行必须始终保持领先一步；否则，他们可能不仅会损失金钱，还会丢失客户的数据，这比金钱损失更严重。

助力员工培训与发展

银行的政策和程序有助于员工培训与发展。有了正确的政策和程序，银行中的每个人——从一线员工到高管——都将获得必要的技能和培训计划以脱颖而出。

须知：培训计划可能涵盖各种主题，例如监管合规、产品知识、客户服务技能、领导力发展和技术能力。

通过使培训计划与组织指导方针保持一致，银行可以培养持续学习和绩效改进的文化，最终有助于其在行业中获得成功。

如何编写政策与程序

编写银行政策和程序涉及大量的任务、活动和功能。如果它们没有标准化，事情很快就会变得混乱。或者你甚至可能会发现编写起来很有挑战性。以下是一些顶级技巧，可帮助你编写出色的政策/程序。

在中心枢纽收集信息

编写银行政策和程序的第一步是获取所有必要的信息。这可以通过创建一个中央存储库来实现，所有需要的信息都可以存储在其中并随时检索。

很高兴知道Baklib知识库门户具有驱动器功能，可让您存储和管理所有信息（图像、视频、文件），以便轻松检索。

存储的信息必须简单直接地呈现，以便人们清楚地看到和理解。此外，信息收集过程涉及的所有各方都应包括在内——将受政策和程序约束的部门，以及银行合作的外部合作伙伴或供应商。

评估现有政策和程序之间的差距

💛🧡🧡客户评价：Baklib 的多站点功能能够在一个位置进行更改并共享这些文档到不同的平台。它帮助我们避免了信息在多个地方，而只有一个来源的单一可信源追踪。

下一步是利用步骤1中收集的信息来分析现有政策和程序，以确定它们是否符合绩效标准或法定要求。

通过遵循此步骤，银行管理人员将能够找到纠正现有政策缺陷的机会，并确保所有政策和程序保持相关性，并与银行目标和监管要求保持一致。

以下是评估政策和程序中现有差距的方法。

* 检查现有文档是否存在不一致或相互矛盾的指示，并更新旧数据。 * 评估现有政策和流程在实现设定目标方面的表现。 * 获取利益相关者的反馈。 * 寻找当前政策和程序不适用的地方，无论是就法规合规性、清晰度、有效性还是效率而言。 * 根据已识别差距的严重程度和影响，确定需要改进领域的优先级。 * 制定政策修订计划。 * 在必要时监控和调整政策。

为每项政策定义路线图

现在，在遵循步骤1和步骤2之后，假设现有政策和程序中存在缺失之处。这意味着银行必须创建新的政策和程序。每次银行实施新政策时，都需要一个路线图来帮助其实现、发展和维护其目标。

路线图通常包括以下组成部分：

政策背景

介绍政策目标、制定原因以及任何相关的背景信息。考虑银行历史上类似政策的演变。

了解之前的政策可以揭示当前问题背后的原因，从而有助于避免已经犯过的错误。完成此步骤还能让利益相关者理解政策的基础及其对银行的重要性。

政策的目标和范围

在完成政策背景工作后，下一步是定义政策和程序的目标和范围。这包括创建议程、确定目标受众以及讨论职责协调。

务必采用SMART方法。目标必须是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的。同时，要审视所涉及的风险以及如何监控政策的有效性——这确保政策能够持续有效并实现预期目标。

政策撰写与审核团队

下一步是团队建设。确定负责撰写和修订政策的指定团队。

重要提示：政策撰写团队应包括主题专家、合规官、法律顾问及相关利益相关者。

组建一个跨职能团队，成员来自不同部门，以期获得广泛的视角。同时，确保为他们分配明确的角色，以促进问责制，并在政策制定过程中加强协作。这保证了政策的平衡与高效。

沟通计划

没有良好的沟通，一切都无法运作。

所有利益相关者都应理解其在新政策下的角色和责任。通过超越培训课程和书面材料的沟通方法来实现这一点——运用互动研讨会和游戏化机制来吸引注意力。

此外，在政策实施过程中纳入反馈机制，以便利益相关者在政策实施后能够提供意见或提出问题。

起草文档结构

在明确了政策路线图之后，下一步就是起草。

请记住，人们在阅读前会快速浏览。如果你的文档结构不佳，就不会有人去读。

你的文档应包含章节、子章节、标题和视觉辅助工具，以确保流畅的阅读体验，并增强可读性和理解性。

除了可读性，结构化的文档还有助于：

• 简化审计、评级和监管流程。
• 银行通过强调合规与风险管理，彰显其诚信。
• 约束并安抚监管机构、投资者和客户。
• 在竞争激烈的银行业中确保可持续的成功。

选择正确的平台

选择正确的平台是银行必须做出的最重要决策之一。这个决策上的轻微失误都可能成就或毁掉一家银行。

以下是一些可以帮助您简化决策过程的考虑因素：

• 安全性： 与其使用常规的文档系统，不如选择像 Baklib 这样的在线知识库系统。它可以限制只有授权员工才能访问政策和程序，同时保持其机密性。
• 移动设备友好性： 根据 B2B 评论的统计数据，预计到 2026，约有 3260 万美国人将远程工作。这对您的银行意味着什么？您需要一个平台，让您的员工能通过移动设备更轻松地访问您的政策，从而获得更大的灵活性和可访问性。
• 简单易用的界面： 具有用户友好界面的平台能显著降低学习曲线，并可以被组织内更多的用户采用。员工不应在平台操作和快速定位所需信息方面遇到任何问题。它必须易于获取。
• 版本控制： 您选择的平台需要具备版本控制功能，以防止因文档过时而导致的任何偏差，并在整个过程中保持一致性。

推荐： Baklib 是一个自助服务平台，用于构建、共享和管理知识库、产品文档、手册、标准操作程序等。它拥有用户友好的界面，并集成了强大的功能，如版本控制、高级所见即所得编辑器和更多功能。

Baklib的反馈管理器可以轻松与您所有的第三方工具集成——Chrome、Slack、Zapier、Google Analytics等。

阅读我们近期的客户故事：

Dagle需要建立一个内部知识库，用来为超过100名员工记录内部政策和程序集合，同时还需要另一个外部知识库用于包含常见问题解答的用户文档。

“Baklib是我们创建年度审核政策和程序数据库的完美解决方案。它帮助我们提供证据，证明我们正在进行每日、每月、每季度的审查。”- Dagle首席技术官/首席信息安全官

完整故事

遵循一致的布局

通过清晰的标题、副标题和项目符号，您将为读者提供顺畅的阅读体验，使他们无需绕路就能轻松找到所需内容。

您可以使用项目符号、粗体文本或颜色编码来突出重要点。这些功能的使用将使您的文档更加用户友好和高效。

确保沟通清晰，不产生混淆

尽可能使用简单的语言，而不是行话或专业术语。

具体说明您的政策和程序，甚至在必要时给出示例或场景，以避免任何疑问或误解。

专业提示： 使用流程图或图表等视觉辅助工具来帮助理解。

定义每一个复杂的术语和概念

正如我们上面所说，始终使用简单的语言。避免行业术语、专业术语和缩写。

每一个复杂的术语和概念都必须被详尽描述；这在制定银行政策与流程时至关重要。

例如，与其使用‘AML’或‘KYC’这类缩写，不如直接表述为‘反洗钱’或‘了解你的客户’。

同样，与其使用‘流动性比率’这样的行业术语，可以通过解释来说明：“20%的流动性比率意味着银行每持有1美元的负债，就对应持有0.20美元的流动资产。”

注意事项：这些定义和示例应持续审查和更新，以保持其长期的准确性和相关性。

推荐参考阅读文章

务必在您的政策中提供更多的资源和参考文章。

这些资源或文章应涵盖法规要求、行业最佳实践、公司培训材料等。所有这些都可以在培训课程中提供，纳入政策文件，或通过数字平台分享。

获得高层管理团队的批准与支持

在推行新政策和流程时，争取高层管理人员的支持。

但如何才能赢得他们的支持呢？

将您的草案提交给他们审阅并征求反馈，据此进行修改。同时，允许他们对最终文件提出意见，使他们感觉自己更多地参与了这个过程，这样他们支持您就会更容易。

确保政策和流程易于访问

最后，确保每位员工都能轻松访问政策和流程文档。

如果您使用Baklib来创建政策文档，只需向员工发送文档链接，他们就能立即访问。无需通过复杂流程来授予访问权限。

总之，银行的制度和程序对银行的成长至关重要——确保平稳运营、遵守法规、满足客户需求等等。

通过运用本文讨论的步骤，并借助如 Baklib 这样的合适平台，您可以将银行的制度和程序管理提升到一个新的水平。银行政策应包含哪些内容？