如何在职场建立知识共享文化

想在组织中营造知识共享文化？想知道它能为整体带来什么价值吗？

你知道吗，35%的制度性知识是个人独有的？

可以这样理解——当一名员工离职或转岗时，会留下知识缺口，他的同事将无法完成他35%的工作。这很可怕，不是吗？

不仅如此，美国普通员工每周要浪费超过5个小时，等待同事提供关键信息，或试图重新构建已有的知识。

这不仅浪费了宝贵的时间，还会导致：

• 员工产生挫败感
• 项目延误
• 错失机会，等等

最终，所有这些都会损害您的利润，您肯定不希望发生这些！

创建知识共享文化是解决此问题的根本方法，这也正是本文将要探讨的内容。

那么，闲话少说，我们开始吧！

什么是知识共享文化？

在进入创建知识文化的步骤之前，让我们先了解基础知识——它到底是什么？

简而言之，它是一种鼓励并促进人与人之间、组织与个人之间分享各类知识的组织文化。

想想看，您组织中最重要的资产是什么？是与之共事的人，对吧？是什么让他们如此有价值？是他们的知识、经验和态度。

因此，知识共享就是对您组织最重要资产——员工知识与经验——的优化。

这就是为什么知识共享有两种类型：

显性知识共享 – 显性知识是最基本的知识形式，易于表达、理解和记录。您公司的常见问题解答页面、白皮书、文档等都是显性知识的例子。例如：

由于其易于编码，显性知识也易于共享。实际上，您可以通过以下几种方式进行共享：

• 显性到显性的知识共享涉及将显性知识转化为其他形式，以便每个人都能访问和使用。例如将Word文档转换为PDF，或将团队文档放在组织共享驱动器上。
• 显性到隐性的知识共享涉及以某种方式转化知识，使人们能够吸收并内化为自己的知识。例如创建用户视频或操作指南。

隐性知识共享 – 隐性知识是区分优秀员工与普通员工的关键——通过经验获得的知识。领导力是一个很好的例子，销售技巧是另一个。因此，虽然显性知识极其重要，但它只是冰山一角。隐性知识才是其余的部分！

隐性知识是主观和认知性的，不易记录或编码。它主要通过头脑风暴、协作工作、经验分享等方式共享。以下是可视化头脑风暴的一个例子：

现在，让我们来看看在你的工作环境中实施知识共享的诸多益处。

消除障碍

在开始构建知识共享文化之前，你必须准备好预见并应对可能出现的常见障碍。

以下是这些障碍以及如何应对它们：

时间不足 – 让我们承认吧，大家都很忙。正如我向你阐述了知识共享对组织的重要性一样，你也必须向你的员工传达这一点。除非他们明白这将如何改善他们的生活和工作，否则他们不会抽出宝贵的时间来分享知识。

抗拒变革 – 当一切按部就班都很顺利时，谁有耐心去尝试不同的做事方式呢？

解决方案是什么？从缓慢而稳健开始，从那些能让你的员工立即看到变化的领域入手。例如，首先让他们能够获取最重要的信息，这样他们就能立即感受到工作效率的提升。

工具复杂 – 你选择的知识共享工具，将在很大程度上决定你的团队接受这一变革的意愿和速度。不必要的复杂工具会让他们抵触这个过程，使其变得困难。相反，像Baklib这样功能强大且易用的知识共享工具，将为他们提供便捷的解决方案。请明智地做出选择。

工作不安全感 – 一些员工可能会认为，分享自己的知识会让他们变得可被替代。因此，他们决定囤积知识，并对整个过程产生抵触。

考虑到我们竞争激烈的工作环境，这是一个非常现实的问题。唯一的解决方案是确保给予应有的认可。不要忘记表彰分享知识并出色完成工作的员工。

建立开放政策

您在组织中接近资深人员并向他们提问时感到有多自在？如果您的答案是“非常自在”，那么您很幸运，您已经拥有了一个良好的知识共享文化。

但如果您的答案是否定的，那就还有改进的空间。

通过建立开放政策，您可以消除同事之间提问以及接近资深人员时的评判感。这样，人们会感到自在地提问，并反过来也更愿意分享。

推广知识共享

正如我们之前讨论的，您必须给员工充分的理由，说明他们为什么要参与建设知识共享文化。这样，您就不会强迫他们，而是推广它。

另一种推广方式是为分享知识提供认可和奖励。这些奖励可以是虚拟的，比如虚拟徽章，也可以是现实生活中的，比如免费午餐、优惠券、折扣等。这会让他们感到好奇，并鼓励他们积极参与这个过程。

此外，您必须通过每周为现场和远程员工固定专门的时间来促进知识共享。这将启动整个流程，并为未来的知识共享过程提供一致性。

最后但同样重要的是，有时您需要让员工了解他们知识的价值。强化这样的信息：没有知识是微不足道或不值得分享的。

部署合适的知识共享工具

只有部署了合适的知识共享工具，您的所有政策和推广措施才能真正付诸实践。这些工具的范围很广，从内部知识库软件到知识管理软件和知识共享平台。

关键在于，必须让您的员工能够轻松地分享他们的知识，并获取已有的知识。这些工具还将以有组织的方式妥善存储知识，以备将来使用。

💛🧡🧡客户评价：Baklib用户界面非常简单，技术和非技术团队均可访问。他们的编辑器允许技术和非技术文档的出色渲染。他们提供定制支持的客户支持团队和技术团队解决了我们的特定需求，基于他们的低代码在几个小时内完成。

通过导师指导和工作影子培训

就像学习一门新语言最有效的方法是与说该语言的人交流一样，新员工也可以最好地向同事学习知识共享。

在这种情况下，选择一位精通知识共享的导师，可以通过为新员工提供实用的方法，让他们立即开始贡献自己的知识，从而增强他们的信心。当新员工"影子跟随"现有员工时，他可以亲眼看到知识共享是如何日常进行的，以及知识共享工具是如何使用的。

耐心对待员工的错误

您知道的。实施新技术和系统需要它自己的时间。在您可能做了从培训到推广知识共享工具和文化等一切努力的同时，您必须给您的员工时间，让他们将其内化为自己的习惯。

让他们知道在学习阶段犯任何错误都是可以的，这将鼓励他们更开放地使用新技术。

规划社交聚会以培养同事情谊

我怎么能忘记强调在同事之间建立个人联系的重要性呢？没有什么可以替代一对一的交谈，以及在偶然见面中形成的纽带。

因此，你必须鼓励他们不要让这些聚会变成工作场合。你可以通过策划有趣的活动、人人都能参与的游戏，甚至是野餐来实现这一点。

只有当你的员工彼此了解并建立一定程度的信任时，你们的知识共享文化才会蓬勃发展。

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工作空间中知识共享的好处

降低风险，减少错误

信息缺乏给你的员工带来的最令人沮丧的弊端是什么？是重复犯错和导致客户不满的风险，对吧？

你可以通过建立适当的知识共享系统来避免这种情况。当每个人都能轻松获取知识时，他们犯错的可能性就会降低，从而减少内部和外部不满的风险。

隐性知识共享也是其中很重要的一部分，因为有时人们需要向同事寻求基于经验的答案。而有了健康的知识共享文化，这就有可能实现。

提高生产力，减少疲惫

根据麦肯锡的一项研究，一名普通的互动工作者大约花费20%的时间来寻找内部信息或寻找能帮助处理特定任务的同事。

请注意这里的“互动工作者”一词。这些人所承担的任务绝非例行公事。想想经理、销售人员以及客户服务代表。

他们的工作围绕着与其他员工、客户和供应商的互动，以及基于知识、经验和本能做出复杂的决策。

现在想象一下，这些宝贵的人力中有20%在他们五天的工作周里，要花一天时间来寻找信息。这很糟糕，对吧？

你可以通过开发一个像内部知识库这样的知识共享解决方案来阻止这种浪费和消耗。这也将极大地提升你团队的工作效率。

促进个人发展与提升团队士气

通过倡导知识共享文化，你直接为员工的个人发展做出了贡献。因为无论员工是在吸收显性知识，还是对隐性知识产生积极的兴趣，他们都在成为更明智的人。

这样的人会造就更有技巧、充满自信的团队。当团队拥有知识并能轻松获取信息时，这会提升他们的士气，让他们能以更强的活力投入工作。

增强问题解决能力与激发创新空间

知识就是力量。如果在你的组织中，相关知识可以轻易获取，那么这种力量就掌握在你的员工手中。

借助这些知识，你的员工可以更好、更快地解决问题。

此外，隐性知识的共享是创新能力的关键，因为它难以被他人复制。当你正确地实践并在组织中推广时，员工自然会因为更有信心而激发出更强的创造力。

最终，创新将使你的组织脱颖而出。还记得特斯拉吗？

更好的组织协同和目标实现

知识共享带来的一件美妙的事情是，您的所有员工都能保持同步。

由于每个人都能在任何时候访问最佳实践、公司价值观、核心目标和目的，每个个体都能了解大局，这对长期发展至关重要。

特别是如果您有远程团队或混合工作文化，人们很少见面或拜访组织，这可以改变局面。

由于知识共享通过团队和部门之间的信息交流促进协作，这也意味着您的企业能够以更大的协同效应向前发展，从而实现组织目标。

既然您已经了解了知识共享的好处，让我们直接进入如何在您的工作场所创建有效的知识文化。

总结

作为一家公司，您有责任为员工提供所有有助于优化他们努力的工具。毕竟，您不希望他们在本应创新并将公司推向新高度的时候浪费时间寻找信息。

从本文可以清楚地看出，要做到这一点，借助知识库平台等工具创建知识共享文化至关重要。因此，选择一个最适合您公司的工具，并开始在您的工作场所建立一种很棒的文化。

我们祝您一切顺利！

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