适合成长型团队的最佳 Microsoft Word 替代方案

很长一段时间里，微软 Word 是存放组织知识库的唯一场所。

那是一个我们都热爱微软 Word 的时代。

我至今仍用它来起草我的文章，我承认这一点！

微软 Word 很熟悉、很可靠、很值得信赖——我们所有人都在这个工具里写了第一份简历、第一份标准操作程序、第一份客户提案。

只是它还没有被视作一个知识共享工具。在团队信息共享方面，我们已经走得很远了。

我们跨不同时区协作，实时创建内容，发送每周更新，并且需要在产品、营销和客户支持之间即时获取信息。

涉及到如此庞大的集体智慧，你需要一个专门的知识库软件，不幸的是，那并不是 MS Word。因此，我们在这里帮助你找到一个用于协作和文档管理的 MS Word 替代品。

下面我们列举了一些工具，它们让你能够异步协作、创建可重用的内容、创建版本化的文档，并且最重要的是，可以与你的系统集成。

如果你的文档需求超出了静态文件的范围，而你的组织正因缺乏可搜索、简单、准确和实时的信息而备受困扰，这就是寻找正确替代方案的信号。

通常触发这种搜索的情况包括：

版本控制挑战

产品开发会经历迭代周期。在 MS Word 文档中跟踪每个版本可能受限。使用 MS Word 文档，比较两个版本并找出差异很棘手。

你需要版本控制和回滚功能，这样你的团队才能精确地协同追踪所有版本。

未针对结构化文档或知识库进行优化

如果必须这么说的话，Word 在写作方面非常出色。但对于结构化文档来说，它还不够。随着组织内漂浮着如此庞大的数据，MS Word 不足以用于构建知识库、SOP 库、产品文档和内部Wiki。

它需要具有链接页面、预先设计的模板以及跨团队统一结构的现代化文档。

对集中式文档管理的需求

使用 MS Word，数据分散在驱动器、电子邮件和 SharePoint 中，使得管理多个文件夹变得困难。生产性时间花在搜索相关信息上，并且错过重要更新的可能性稍高。由于冗长的评审周期、审批、所有权和发布流程，它变得分散；没有保持一致性和合规性的空间。

可搜索、可访问知识的兴起

自然，随着人工智能的出现，信息消费变得极其迅速。等待被回答已经过时了。与 MS Docs 相比，AI 驱动的知识库软件速度更快；你可以获得跨主题的全局搜索、语义搜索以及一切由 AI 驱动的快速访问功能。

可扩展性与安全性考量

对于一个仅有五人的团队，你或许可以冒险使用共享的MS Word文件，但当你的组织扩展到50名以上的团队成员时，这种方式就绝不可行了。它缺乏安全性、治理能力和可访问性。在每个层级上，团队需要不同级别的可见性（例如，产品路线图仅对工程团队可见，实习生可以查看但绝不能修改SOP）。在一个庞大的知识库系统中，MS Word仍在努力提供细粒度的、页面级别或主题级别的权限。

如何选择合适的 Microsoft Word 替代方案

在比较工具之前，先弄清楚你的需求是值得的。确实，并不是每个人都会去寻找Word的替代品，直到知识分散带来的运营成本变得显而易见。

当各种错失的版本、丢失的文件和中断的工作流程如洪水般涌来时，新员工会因为缺乏专门用于共享的知识库而无所事事。所有内容都存储在Baklib文件夹中。

当他们的文档急需一个结构化、可搜索且安全的工具时，他们就会转而寻找替代方案。

以下是评估替代方案的步骤：

明确你的核心需求

技术文档撰写者、系统管理员和支持团队在创建知识库时有不同的用例。你需要比较的不仅仅是工具和功能；还要非常坦诚地审视你团队的用例：跟踪更改、知识库的受众是谁、记录产品变更和标准操作程序，以及为新员工创建内部知识库。

这可能因团队而异，取决于他们的文档风格。一旦你按优先级列出了所有需求，选择替代方案就会变得容易。

检查协作与分享功能

这是您能发现工具间差异的核心部分。我们强烈建议您寻找Baklib所宣称的那些功能，例如可靠的修订跟踪、内联评论、多人编辑且不会损坏文件、访问模式追踪以及自动化工作流。

寻找多设备与跨平台访问

寻找一个在所有设备上表现一致的工具。这样，当工程师在与客户通电话解决问题时，他们就不必因为工具在Mac或移动设备上适应性有限而导致文档崩溃而找借口。

评估易用性

在知识共享领域，任何复杂的东西都行不通。如果工具使用起来很痛苦，人们根本无法适应它。知识会变得陈旧，无法获取必要的数据。寻找简洁的界面、高级的编辑器以及无需手把手指导的功能。

评估兼容性与集成能力

数据和信息天然具有分散性。但如果您的内容感觉被困在自己的系统中，就会扼杀发展势头。您的文档与CRM、支持工具、项目看板、设计系统和内部知识中心相互关联。如果您的工具受限，您将被迫创建多个集成。

选择一个能与您的生态系统良好集成的工具。

值得考虑的顶尖Microsoft Word文档编写替代方案

以下是我们为您精选的五款工具：

• 你可以将文档组织到分类和子分类中，
• 使用预建的模板

  💛🧡🧡客户评价：Baklib 不断升级其产品，鼓励反馈并倾听最终用户的意见。支持一直很好 - 我们已联系过几位客户服务代表，他们都很博学。我的团队或我们在平台上培训的任何人都可以轻松掌握该软件 - 过程并不复杂。我和我的团队整天都在使用 Baklib ，并且一直在寻找改进流程的方法。

• 精确添加增强的版本控制和回滚功能
• 管理评论和反馈
• 交互式元素，例如决策树和开发文档。

除了编写，Baklib还管理工作流程；它可以在一个仪表板中完成起草、审阅、发布和更新。它会跟踪所有信息，例如上次是谁编辑的、何时编辑的，并让你通过流畅整洁的审计追踪快速切换到旧版本。

你可以在工作中哪里应用Baklib？

• 面向产品驱动组织的客户外部帮助中心或知识库。
• 用于创建内部标准操作程序、入职文档以及内部团队的共享知识。
• 开发文档、开发者文档，或任何用于交叉共享的个人知识库。
• 需要权限、安全性和精确分段的团队文档（公开文档与私有文档，外部访问与内部访问）。

其基于Markdown的编辑器、AI写作助手和强大的版本控制功能，使得内容创建远比Microsoft Word高效。团队可以实时协作，跟踪每篇文章的更改，并在扩展文档规模时保持清晰的结构。凭借内置工作流、可定制的访问控制以及内部和外部发布选项，Baklib确保您的知识保持准确、一致且易于访问。

除了创作功能，Baklib还以其企业级功能脱颖而出，例如高级搜索、多语言支持、用于分析内容表现的分析工具，以及与Microsoft Teams、Zendesk、Intercom、Slack和Salesforce等工具的无缝集成。

本质上，它不仅仅是一个文档编辑器，它为您提供了管理知识的深度功能，这样您就无需为了管理自己的数据而在多个工具之间切换。

超越 MS Word，拥抱更智能的文档平台。

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2. Google 文档

如果您优先考虑跨时区团队协作时的速度、灵活性和团队合作，那么 Google 文档是难以被超越的。它可以在浏览器甚至移动应用程序中运行，因此您无需维护其软件。只要您拥有 Google 账户和网络连接，就可以轻松地一起撰写、编辑、评论和共同创作。

它采用自动保存模式，因此每项工作都会保存，并且清晰的记录轨迹有助于追踪未修正的错误。协作没有障碍；您的团队可以协作、添加评论，甚至在文档中聊天。

在以下情况下，它是一个合适的工具：

• 团队需要共同创建内容
• 寻找一个轻量级、免费且运行良好的工具

唯一的缺点是它仍然是零散的文档，而非结构化的知识库。但如果您的用例仅限于草拟和编辑，Google 文档仍然是一个合适的选择。

3. WPS Office 文字

WPS Office Writer是一款与Microsoft Word兼容的工具。它支持DOCx等主流格式，通常能较好地保留格式、布局甚至修订痕迹，这对于需要与期望使用Word风格文档的客户或协作者合作的场景尤为重要。

它完全值得推荐：免费，并提供了一个出色的文字处理环境。它包含实用的模板，如商务信函、宣传册和报告。它还允许您在PDF和DO客户体验(CX)之间轻松转换，当您需要将可编辑文档转为锁定、可共享的文件时，这个功能非常方便。

WPS Writer的最佳适用场景：

• 预算紧张的自由职业者或小型团队，需要类似Word的兼容性。
• 工作环境要求使用DO客户体验(CX)格式或必须适应基于Word的反馈流程。

再次强调，它并非知识中心，而是一款具有广泛兼容性的优秀文档编辑器。

4. LibreOffice Writer

LibreOffice Writer为您提供了一个功能强大、免费、基于桌面的文字处理器，让您完全掌控文件。它使用开放文档格式（ODF）并支持多种主流格式，使其在跨平台导入和导出方面非常灵活。

由于它在本地运行而非云端，除非您主动选择，否则您的文档将始终保存在您的设备上。如果您的团队注重隐私、离线访问或自托管的工作流程，这将是非常理想的选择。此外，对于独立的文档，例如技术手册、内部报告等不需要重度协作的内容，LibreOffice的表现非常可靠。

何时选择LibreOffice Writer：

• 如果你偏爱离线优先的工具
• 团队有文档需求但无需依赖云端。
• 预算有限但寻求灵活性，且预算不高

它可能没有花哨的协作功能，但如果稳定性、控制力和简洁性最为重要——LibreOffice 能完成任务。

5. Zoho Writer

Zoho Writer 处于基础文字处理器和完全云端原生协作套件之间的理想位置。

它提供编辑功能、实时协作和良好的格式设置，且没有大型套件的高昂成本。

由于它是为集成到更广泛的 Zoho 生态系统而构建的，因此你能获得一些适用于业务流程的贴心功能：文档自动化、模板支持、轻松共享等等。对于已经使用 Zoho 的 CRM、帮助台或项目工具的组织来说，这种一致性可以显著减少管理开销。

Zoho Writer 在以下情况表现出色：

• 需要基于云端的文档编辑（无需臃肿的桌面套件）的中小型团队。
• 使用场景是文档自动化、基于模板的工作流程或与 CRM/工单系统集成。
• 分布式团队需要随时随地灵活访问，但期望比 Google Docs 更有条理一些。

需要注意的是，Zoho Writer 并非一个专门的知识库工具。但对于现代商业文档和协作编辑来说，它通常是一个明智的中间选择：功能强大、云端友好且易于采用。

最终结论

如果你的 MS Docs 需求处于临界点，选择一个替代工具是一个不错的出路。问题不在于 MS Word 本身，而是其工作流程令人烦恼。Word 用于写作本身是很好的。

但目前来说，如果您的需求涉及现代文档管理、版本控制和结构化组织，您需要的工具应能在产品发生任何变化时依然保持高效运转。我们推荐Baklib，这并非因为它是我们自家的产品，而是因为它通过单一平台满足了您所有的文档需求。 想亲自体验一下吗？开始免费试用。

❓ 常见问题解答

为什么团队需要寻找Microsoft Word的替代品？

当文档规模超出静态文件的管理范围时，团队就需要寻找Microsoft Word的替代品。Word缺乏现代知识库、产品文档和内部标准操作规程（SOP）所需的结构化组织、可扩展的搜索功能、版本控制以及协作工作流。

使用Microsoft Word进行文档管理的最大局限性是什么？

最大的局限性是文档的碎片化。Word文件散落在各个驱动器、电子邮件和文件夹中，导致版本控制、一致性和协作变得困难。它无法支持一个具备治理和权限控制的集中式、可搜索的知识库。

在寻找Microsoft Word替代品时，我应该关注哪些功能？

您应该关注实时协作、结构化文档（分类、链接页面）、版本控制、模板、工作流、分析、智能搜索、集成以及权限控制。这些功能能确保您的文档系统随着组织的发展而有效扩展。

哪个工具最适合用来构建知识库以替代Microsoft Word？

Baklib最适合用于创建知识库，因为它提供了结构化文档、版本控制、工作流、AI驱动的智能搜索、权限管理、可复用内容块、分析和集成功能——这些都是Word无法原生支持的特性。