如何创建和管理组织过程资产（OPAs）

成为一名项目经理并非易事。您如何保持组织过程资产（OPAs）的最新状态并确保其易于访问？我们可以采取哪些步骤来确保每个人都一致地使用这些资源？

您每天都要应对一系列挑战，以确保项目在预定截止日期前交付。为了解决这些挑战，您有时会淹没在数据堆中，却往往无法从中获得洞见。但您仍然这样做，以确保团队能掌控所有交付成果。如果您手头有组织过程资产，这种情况就能得到解决。

组织过程资产（OPAs）可以被视为您和团队在多个项目中积累的知识。这些资源使您能够识别可能的解决方案，以便在团队于项目的构思、执行和测试阶段遇到挑战时加以实施。

借助OPAs，您可以：

• 防止团队在未来的项目中重复同样的错误。
• 加快项目的启动和执行过程。
• 确保在所有项目阶段都保持一定水平的一致性。
• 降低运营风险，例如资源丢失以及事后没有此类资源的备份。
• 促进团队内部的知识共享和传递，确保避免形成组织孤岛。

组织过程资产的类型

鉴于OPAs的运作方式和对组织的好处，您可以清楚地认识到它们并不局限于一种或两种文档类型。您在整个组织中可能看到的常见OPAs包括以下几种：

a. 组织知识库资产

一个知识库意味着由多人共同填充文档信息。当团队成员识别到新的更新或变化时，他们可能会对其进行升级。这种资产主要包括：

• Wiki和文档
• 项目事后分析和经验教训
• 来自资深团队成员的专家见解
• 成功/失败案例研究
• 过往项目的绩效指标
• 风险应对结果和有效性
• 历史项目时间线和成本

b. 标准操作规程

一份标准操作规程文档或SOP通常会包含一个分步程序，使读者能够一致无误地完成任务。这种文档对企业非常有益，尤其是在新员工入职并希望培训他们处理与工作角色相关的各种流程时。这种资产主要包括：

• 项目启动协议
• 质量保证工作流程
• 变更请求处理步骤
• 利益相关者沟通协议
• 资源分配指南
• 风险评估方法
• 问题升级程序

c. 流程

流程对于提高团队生产力乃至简化团队入职至关重要。它们是相互关联的步骤，能帮助团队中的每个人完成任务。例如，在项目管理系统中设置任务依赖项就是一个很好的理解方式。除非有人完成某些活动，否则任务完成过程就会停滞，其他团队成员也无法提供他们的输入。

该资产将包括：

• 项目生命周期阶段和关口
• 工作分解结构创建
• 文档控制程序
• 绩效审查周期
• 进度监控系统
• 需求收集方法

d. 政策

这些是管理团队决策过程的规则、条例或指南。政策是为管理和执行项目设定边界和期望的好方法。该资产将包括以下内容：

• 项目治理框架
• 远程工作协议
• 数据隐私要求
• 行为准则指南
• 安全与合规指南
• 资源利用规则
• 授权级别

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e. 模板

模板是您的预格式化文档和工具，为常见的项目交付物提供标准化的起点。您可以将它们视为现成的框架，既能节省时间，又能确保一致性。在项目管理中，您主要会看到以下模板资产：

• 项目章程格式
• 风险登记表电子表格
• 预算跟踪表
• 利益相关者分析工具
• 状态报告布局
• 沟通计划矩阵
• 会议议程格式

f. 合同协议

这是制定和维护法律协议的地方。合同协议具有法律效力，在整个项目生命周期内约束各方实体，正式确立关系。它们通常由客户、供应商、合作伙伴以及管理项目的公司等利益相关者签署。

合同协议使企业能够保护其员工和其他利益相关者关于期望、义务和参与条款的权利。此类资产通常包括：

• 供应商管理框架
• 保密协议
• 许可协议
• 采购指南
• 服务水平协议
• 合作伙伴合同
• 工作说明书模板

管理组织过程资产的最佳实践

既然我们已经了解了什么是组织过程资产、使用它们的好处以及它们的类型，接下来让我们看看一些最佳实践，这些实践将帮助您从头开始管理这些资产。我们一些经过验证的最佳实践包括：

1. 善用知识管理软件（KMS）

我们经过实践验证的最佳实践之一，是使用我们的知识管理软件 Baklib 来创建流程文档。

创建此类文档使我们能够：

• 与内部团队成员及客户共享产品文档，例如销售、成功、支持和营销文档。
• 改善支持流程并缩短每个查询的解决时间。
• 创建一个知识库，每当产品添加新功能或升级时都可以更新。

这有助于我们的开发团队追踪迄今为止产品的所有变更，并制定进一步改善用户体验的新升级计划。

但对于那些计划为组织创建组织流程资产的人来说，使用 Baklib 这样的工具之所以有益，还有其他原因：

• 它允许您在几秒钟内搜索任何文档。其AI搜索助手使用户能够找到相关信息，甚至提供文章摘要，帮助他们更快地理解内容。
• 其AI能力不仅限于搜索。您还可以使用其生成式AI功能来撰写内容及其标题，帮助您启动内容创作。
• 它允许您添加图形，如视频、图像甚至GIF，帮助用户添加更多视觉信息，这些信息可以被更快地消化，并促使人们更快地根据信息采取行动。

因此，拥有一个KMS系统将使您的项目团队能够在一个地方编写和存储所有流程、SOP、政策和合同文档。

2. 优先考虑合规性和安全性

在创建OPAs时设置访问规则和条例。这是因为此类文档将包含读者的敏感数据。请设定以下条件：

• 谁可以编辑这些文档的内容？
• 谁只能查看这些文档？
• 将授予多少人对此文档的管理员访问权限？

如果这样做，能够修改这些资产的人就会减少。更重要的是，对所有生成的资产进行安全审计对您来说至关重要。如果您使用KMS系统，它将帮助您跟踪谁在何时更改了资产中的哪些内容。

这样做将增强这些资产的安全性，并保护它们免受外部威胁。

3. 推广知识共享文化

营造一个分享见解成为第二天性的环境。

组织轻松的知识分享会，并记录所有经验，无论是好是坏，供他人反思。在这样的集体会议中，你可以庆祝团队成员的胜利，并提供更好的解决方案，以便在未来进行改进。

这项活动鼓励团队中的每个人分享他们获得的知识，从而帮助你避免创建组织孤岛。

4. 标准化文档实践

为从头开始构建文档制定清晰、简单的规则，或者创建模板供团队成员遵循，以便与现有文档格式保持一致。

这种文档实践的标准化将使你避免在所有组织过程资产中出现杂乱的文档和不规则的格式。你还可以为一致的文件名和文档类别设置格式。这样，每个人都会知道哪些文章应该添加到哪个类别下，以及它们必须如何存储在系统中。

5. 使组织过程资产与组织目标保持一致

定期退一步自问：“这些资产是否仍在服务于我们的目标？”

这是你必须经常问自己的一个问题，以确保你的组织过程资产与你的组织目标保持一致。

如果当前的流程文档与你当前的目标不符，最好更新它们，并在将它们添加到其他组织过程资产中时通知他人进行审阅。

通过以下实际指标来衡量你的组织过程资产对目标的支持程度：

• 哪些流程文档最常被引用
• 积极使用组织过程资产系统的团队成员数量
• 可交付成果修订周期的减少
• 因标准化程序而减少的合规问题
• 在帮助新团队成员入职方面节省的时间
• 使用已记录的解决方案更快地解决问题

管理组织过程资产不仅仅是维护文档和流程库，更是创建一个随着组织发展而成长和适应的动态系统。您可以通过追踪具体指标，从使用模式到效率提升，来确定哪些因素驱动价值。

立即开始为您的业务创建组织过程资产！

从记录您最成功的流程和关键的经验教训开始，从小处着手。同时，专注于创建能够解决团队日常面临的实际问题的资产。

请记住，有效的组织过程资产是通过积极使用和持续改进有机增长的。无论您是记录首次成功的初创公司，还是优化运营的成熟企业，现在都是捕获和利用组织知识的时候。

我们希望这能帮助您高效地创建和管理您的组织过程资产！