拖慢业务发展的PDF文件弊端
PDF存在更新维护难、分发控制有限、可访问性差、无法追踪参与度、安全与版本控制问题及不适用于移动设备等缺点，Baklib等动态知识库软件是更好替代方案，支持实时更新、版本控制等功能。
PDF文件是现代企业内容的负担，而非资产。
它们更新极其复杂——编辑需要专门的工具，通常是付费的，而与此同时你的内容却在逐渐过时。 一旦它们离开你的收件箱，你就失去了控制权，因为人们可以自由分享它们或保存过时的信息。 在移动优先的消费环境中，它们难以访问，尤其是在移动设备上，并且会损害你的SEO。 你无法追踪用户与它们的互动情况，只能得到模糊的下载数字。
安全问题令人担忧，版本控制混乱不堪——追踪最新版本或保护敏感数据变得异常困难。
是时候转向像 Baklib 这样的动态知识库软件了，它支持实时更新、版本控制、移动设备访问、用户分析以及安全分发，让您的业务内容更加高效，真正实现现代化。
使用PDF处理业务内容有哪些缺点？
PDF，或称便携式文档格式，由Adobe在90年代初推出。它是第一种允许读者在不同操作系统间交换文档并确保固定布局的格式。
尽管PDF已存在近三十年，但它存在诸多阻碍内容高效分发的缺点，对当今企业产生负面影响。
尤其是在有更适合当前数字优先环境的前沿技术可用的今天，是时候重新评估您的文档需求和格式了。
让我们更详细地剖析PDF的这些缺点，以便您真正理解这种过时的文档方法（此处指PDF）是如何阻碍您的业务发展的。
缺点一：更新和维护困难
想象一下，您花费数小时准备了一份文档，结果一旦将其转换为PDF，就无法直接进行编辑。每次需要进行小的或大的修改时，您都必须重复整个流程，回到原始格式进行编辑。
如果您曾尝试编辑PDF，就会知道这有多么令人沮丧。首先，您无法直接编辑；您需要一个特殊的工具，而好用的工具通常价格不菲。即使使用了工具，编辑PDF也并非最直观的过程。
如果你想在收到PDF文件或将其发送给他人时添加评论，除非你下载了一些支持PDF的特殊功能或工具，否则无法实现。
业务影响：你的业务要么受困于过时的信息，要么因内容团队反复进行相同工作而导致生产力损失和运营成本增加。更重要的是，由于PDF无法直接编辑，你的团队很可能是在Word中工作，然后每次都将其转换为PDF，将时间和创造力浪费在完全手动的事情上。
此外，如果你的业务是动态变化的，例如有新产品、更新版本和价格变动，那么静态的PDF文档很可能会让你的业务遭受更大的损失。
缺点二：对分发和传播的控制有限
一旦你将PDF文件发送出去，你就完全失去了对它的控制。你不希望发生这种情况的原因有很多。
很可能，PDF中包含的是动态信息，一旦发出就无法更改。这可能是你的定价模式，也可能是你作为PDF分享的电子书或用户手册中关于产品的更详细信息。甚至有可能你在PDF中犯了错误，但由于它是一个静态信息，所以无法更改。
假设你发送了机密业务信息，例如给客户的特殊定价，或是作为获取业务的赠品而精心策划的信息。在这种情况下，人们可以在未经你许可或同意的情况下分享它。而且，这些信息很有可能只是静静地躺在某人的收件箱里。在这两种情况下，你都无能为力。
业务影响：人们可能会对你的业务产生不良或错误的印象。由于信息分发方式缺乏灵活性，你可能会错失机会。
你实际上是在免费赠送花了多年时间才获得的知识，而且你的竞争对手可以访问你的机密信息。
# 缺点 3：对所有用户的可访问性差
有多少次你仅仅因为需要下载 PDF 而放弃了信息？我们都知道答案！访问 PDF 上提供的信息的唯一方法是下载它们。桌面用户如果非常需要这些信息，可能仍然会不情愿地这样做，但对于移动用户来说，几乎总是行不通的。
此外，PDF 通常存储在本地，占用系统存储空间，这阻碍了下载和分享。
在可访问性方面的另一个主要缺点是，当你将 PDF 用作用户手册或故障排除指南的文件选择时。客户必须将其下载到他们的移动设备或桌面，找到它，然后才能访问。此外，它还占用了他们设备上的空间。这个过程非常漫长，与我们生活的快节奏世界格格不入。
业务影响： 由于你的内容造成的障碍，你正在失去被看到和考虑的机会，最终导致业务损失。
你的业务看起来过时了。
停止花费数小时更新 PDF。构建灵活、可搜索的文档，使其随着你的业务一起成长。试试 Baklib！
缺点四：无法追踪读者参与度
创作优质内容的主要目标是吸引并让相关受众参与互动，建立信任和权威，并最终通过内容获取销售线索并促成销售。然而，PDF 文件的问题之一是你无法实现这个基本目标。
这是因为 PDF 无法收集数据，你也无法衡量 PDF 的表现。通过 PDF 文件，你唯一能追踪的数据就是它被下载了多少次，仅此而已。
它无法告诉你人们是否真的阅读了它，阅读了多久，或者他们是如何与之互动的。
💛🧡🧡客户评价：我使用 Baklib 已有一年多的时间，我不得不说它满足了我的所有需求。目前我使用的是免费套餐，但很快就会用完，并升级到他们的付费套餐之一。就无头 CMS 而言，我发现 Baklib 简单直观，我喜欢通过他们的 API 将数据轻松拉入我的前端。他们内置的 Baklib 模板市场使构建和测试查询变得非常方便。我特别喜欢的一件事是继续尝试使用 Web Studio（一款很棒的前端开发工具，在我看来比 Web Flow 好得多），现在能够从 Baklib 中提取数据。
另一方面，使用 PDF 确实可能导致你的客户失去兴趣。这种格式在被消费前需要大量操作，下载时有风险，并且在任何设备上都不是最容易阅读的。
业务影响： 你完全不知道你的内容是否达到了预期目的——即吸引你的客户并最终建立长期业务。因为你不知道你的内容表现如何，所以分析、个性化或改进它以获得更好影响就无从谈起。此外，这可能让你的业务显得不专业。
缺点五：安全与版本控制问题
下载 PDF 存在风险，因为它们可能包含病毒、恶意软件，甚至可能助长网络钓鱼企图。黑客可以利用 PDF 损害用户的计算机甚至窃取其信息，因此，除非你的企业已经建立了权威，否则用户出于安全原因也可能避免从你这里下载 PDF。
正如我们之前讨论的，通过 PDF 发送机密信息本身也存在安全问题，因为它们很容易在未经你许可的情况下被分发给任何人。
版本控制也是PDF内容分发的缺点。由于它们一旦制作完成就无法编辑，每次有更改时，都必须为现有文档创建一个新版本，这很容易导致无法追踪哪个版本是最新的。
业务影响： 您企业的信誉会受到损害。您的竞争对手会获取内部信息，而您可能会因为使用过时的文档版本而损失时间和业务。
# 缺点 6：PDF 不适用于移动设备
我们生活在一个移动优先的世界，近十年来，超过50%的网络流量来自移动用户。因此，如果您的业务没有顺应这一事实，您就没有建立一个成功的业务。
这就是为什么使用PDF，尤其是在营销、员工入职和其他面向客户的活动方面，会成为一个问题：它们本质上并非为响应式或移动友好而设计。
这仅仅是因为便携式文档格式（PDF）创建于90年代初，其主要目标是“便携性”，以便每个文件在不同的计算机平台（例如 Windows、Mac、Unix）和打印机上看起来都一样。
这就是为什么，从下载到阅读，PDF在移动设备上都是一场噩梦。
通常需要多个步骤才能访问/下载PDF，下载后，您必须放大或平移PDF才能正常阅读。即使是设计为可访问的PDF，也无法在所有移动设备上正常工作。
最后但同样重要的是，您在PDF上发布的任何内容都会影响您的SEO排名。这是因为，像任何聪明的企业一样，谷歌采用移动优先的方法进行索引，这意味着它使用您网站的移动版本来索引和排名您的内容。
业务影响：您甚至在客户了解您之前就将他们吓跑了。由于 PDF 天生不具备响应性，您的 SEO 排名会受到影响，从而对您的权威性和可信度产生负面影响。
那么，既然已经有了为当下时代量身定制的内容创建、管理和分发尖端解决方案，为什么还要忍受所有这些 PDF 的限制呢？
Baklib 作为您业务需求 PDF 的替代方案
Baklib 是一款先进的知识库软件，它高度动态，是当今内容创建、内容营销和所有文档需求的完美工具。
它为您所有的内容和知识提供了一个集中存储库，您可以轻松地创建、管理和共享内容，包括技术文档。此外，它不仅是您团队的内部知识库软件；您还可以在其上为您的客户构建混合型和外部知识库。
您可以将所有内容组织成一个结构化的知识库，便于维护。更新轻而易举，因为所有更改都是全局生效的，任何有权限的人都可以在各种设备（包括移动设备）上访问它。
如果版本控制是您最关心的问题之一，它也能完美地作为软件文档工具使用。借助 Baklib，多个用户可以同时处理同一文档，而其内置的版本控制系统会跟踪所有更改，允许用户比较不同版本，并支持回滚到之前的版本。
无论是网站还是应用程序，您都可以选择如何分发和传播知识库中的信息。您还可以通过多种策略保护机密数据的安全，例如用户身份验证、基于角色的访问和多因素单点登录。
Baklib还配备了高级分析功能，可以告诉您读者在不同地区如何消费您的知识，从而跟踪参与度并发现读者数据中的趋势。这有助于您不断改进知识，并为读者提供最佳内容。
结论：使用Baklib超越PDF的局限
PDF曾经表现出色并达到了其目的，但它们已不适合现代企业对内容的需求。它们通过静态内容、不必要的体力劳动和较差的访问性拖慢了业务节奏。
现代团队需要易于更新、可在任何设备上访问、安全且可衡量的文档。Baklib正是为您提供了这样一个由人工智能驱动、灵活、可搜索、以分析为导向的知识库，它能随着您的业务一同发展。
现在是时候超越PDF的局限了，Baklib让这一转变变得简单且面向未来。
