发布说明的重要性及撰写指南

与客户沟通至关重要，开发团队不应将这项任务仅仅留给营销和销售部门。即使是开发团队，也应该通过文档与客户建立联系。

软件产品需要文档才能充分发挥其潜力，但您知道有一种特定类型的文档可以同时增强您的产品、提高采用率并帮助客户吗？

当然，我们说的是发布说明，或者它可能被称为变更日志。

什么是发布说明？

当一个产品像 SaaS 一样持续更新时，您需要一种方式来让客户知道发生了什么变化。当然，他们可以直接登录您的产品自行查看，但另一种方法是发布说明。您可以使用专门的发布说明软件来发布您的文档，或者简单地将它们添加到您的网站上。

发布说明通常包含软件更新的名称及其影响的描述，以及其他重要信息，但我们稍后会详细讨论发布说明中应包含的内容。

您通常会告知客户此更新适用于哪个系统版本、任何新功能，以及他们是否需要升级。

总而言之，发布说明是向客户传达产品价值并展示您正在持续开发的绝佳方式。

发布说明在软件开发中的重要性

我们将更详细地探讨发布说明的重要性。

与用户沟通

发布说明是与用户沟通的重要方式，因为它们清晰展示了软件系统的具体变更。如果客户登录您的软件后发现他们喜爱的功能被修改或移除，可能会感到些许惊讶。发布说明让您能够解释变更发生的方式和原因。

文档记录与历史档案

产品更新固然重要，但您需要将其作为文档记录下来，以确保所有人都了解产品的演进历程。例如，您软件的潜在买家可以通过查看历史记录来了解产品的发展轨迹，认识到产品正在持续改进，这体现了您的团队始终致力于满足用户需求。

用户采纳与参与度

若想推动新功能的普及，必须确保用户知晓其存在。通过持续发布说明变更、推广新功能的内容，可以保持用户的参与度。当用户了解特定功能将如何带来实际效益时，他们更愿意尝试使用并长期留存。

反馈与迭代开发

发布说明的公布为您提供了收集用户反馈的契机。建立开放的对话机制能使产品更贴近客户需求，推动迭代式开发，避免未来版本更新可能导致的市场份额损失。

透明度与信任建立

虽然SaaS产品可以自动推送更新而无需通知客户，但发布说明有助于建立透明度与信任。当您因故需要逐步淘汰某些功能时，这项实践显得尤为重要，能有效降低用户流失的可能性。

支持与故障排除

如果新版本中存在尚未修复的错误，发布说明可以帮助支持团队处理已知问题并降低客户支持团队的工作负担。客户会明白您已意识到这些问题并正在努力修复，而不是认为您在开发劣质产品。

开发团队内部协作

在发布说明时，开发团队可以与产品部门、技术文档撰写人员等其他部门协作。发布说明对所有相关团队都有益，因为它们面向采用新功能的客户，而各方都与此息息相关。

法律与合规要求

虽然发布说明并非强制要求，但在为扩展用例更新软件时，它们对于满足法律和合规要求可能很重要。客户需要确信使用新版本软件存在的任何固有风险。

有效发布说明的组成部分

接下来，我们将看看无效发布说明中需要包含的所有内容。

版本信息

包含发布适用的具体版本，以便用户了解该发布说明是否适用于他们。

发布日期

为便于参考，请包含发布日期，以便用户知道发布的时间。

清晰简洁的摘要

为避免用户滚动大量文本，请包含更新内容的清晰简洁摘要。

详细的变更日志

在此处，您可以更深入地介绍变更日志，包括更改的方式和原因，以及任何重要的技术细节。

写作风格与语调

尽管发布说明是正式文档，但您可能仍希望使用友好的风格和语调来传达更新内容。

用户影响与收益

用户并不总是喜欢改变，因此，说明用户将受到的影响和能获得的收益，有助于解释您为何要进行更新。重点说明新的更新将如何改善他们的体验，并提供更高的性价比。

文档与支持链接

您可能拥有更详尽的用户指南和文档可以链接，尤其是对于需要更多解释的复杂更改。请务必包含这些链接，并提供联系支持团队的方式。

视觉元素（可选）

包含截图或其他视觉元素是让发布说明更生动、并向用户传达变更的好方法，特别是在展示如何使用新功能时。

已知问题

有时，您可能不得不发布包含已知问题的更新。在这种情况下，最好告知您的用户，保持透明度，以防他们遇到问题。让他们知道您正在努力修复这些问题。

反馈机制

提供一个反馈机制，例如链接到您的电子邮件或社区论坛，用户可以在那里表达他们的意见。发布说明应该是持续对话的一部分，您需要认真对待用户的反馈。

信息优先级

将最重要的信息放在首位，这样您的用户就有机会在感到乏味之前吸收它！如果您有更多内容要说，但又不希望在发布说明中让用户应接不暇，您总可以在后面链接到更多信息。

发布说明的写作风格和语气

除了需要在发布说明中包含的基本信息外，你的文档还应追求特定的风格和语气。

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以受众为中心

请记住，一切为了用户，因此在撰写发布说明时应采用以受众为中心的方法。这意味着要关注对用户的影响，使用他们能够理解的语言，并体现出对他们的视角的理解。

清晰与简洁

最重要的是，保持简洁明了。用户来这里不是为了阅读关于你软件产品的长篇大论，而是为了以直接的方式获取必要信息。删去不必要的词语和解释，力求简短。

积极和鼓励的语气

改变是困难的，因此在撰写发布说明时，应力求积极和鼓励的语气，强调为什么改变是必要且重要的。拥抱你所有的用户，帮助他们接纳你的新功能。

避免负面语言

另一方面，避免使用让用户感到气馁的负面语言。不要使用诸如“很遗憾，我们不得不停用此功能”这样的表述，这会让用户觉得他们错过了什么。相反，你可以尝试说“我们正将产品导向以下方向”。

一致性

阅读发布说明可能有点乏味，因此请确保每次发布新更新时，文档都保持一致性。当用户知道可以期待什么，包括一个易于理解的格式时，他们更有可能关注你的说明。

以用户为中心的语言

在撰写发布说明时，务必使用用户的语言，以确保他们能理解你的解释。如果你在内部将一个功能称为“小组件”，而用户知道它是“助手”，如果不匹配用户的期望，可能会造成混淆。

参与感和兴奋感

请记住，发布说明不仅仅是一份枯燥的文档，更是一个让大家对新更新感到兴奋的机会！向用户传达你的兴奋之情，让他们对尝试新功能、用同一产品完成更多工作充满热情。发布说明向用户展示了极高的性价比。

用户利益

同样地，谈论新版本带来的好处会给用户留下积极的印象。如果产品更新没有带来有益的影响，你不太可能去改变产品，所以在谈论更新时，请将这一点传达出来。

避免过度技术细节

对于大多数受众而言，过多的技术细节会分散注意力且没有必要。你最了解你的用户，也清楚他们的技术熟练程度，因此在解释更新时，尽量不要陷入细节的泥潭。如果必须使用技术术语，请考虑是否要解释其含义。

透明度

最糟糕的事情是在发布说明中误导你的用户。对所进行的更改保持诚实，即使你担心收到负面反馈。通过坦诚和透明，用户更有可能信任你，并相信你是为了他们的最大利益行事。

鼓励用户反馈

尽管用户反馈并非总是积极的，但你应该在发布说明中鼓励反馈，因为文档是对话的一部分。包含一个电子邮件链接或类似方式是收集关于新版本反馈、倾听用户对产品真实想法的绝佳机会。

现在，我们将了解五个在发布说明领域领先的公司。

1. Baklib

Baklib是一款流行的文档和知识库平台，帮助组织有效地创建、管理和发布文档。为了让用户了解最新情况，并突出持续的改进和新功能，Baklib会定期更新发布说明。这些发布说明对于用户、管理员和开发人员来说是一个宝贵的资源，提供了有关更新、增强、错误修复和新功能的详细信息。

2. Blackthorn

Blackthorn是一款正在积极开发和维护的软件产品或应用。为了让用户、管理员和利益相关者了解最新的更新、增强和错误修复，开发团队会定期发布说明。这些发布说明对于提供透明度、展示改进的承诺以及确保用户了解可能影响其软件使用的变更至关重要。

3. Serverless360

Serverless360 是一个用于管理和监控无服务器应用程序的综合平台，例如那些基于 Microsoft Azure Functions、Logic Apps 和 Service Bus 构建的应用。为了让用户了解最新的更新、功能增强和错误修复，Serverless360 开发团队会定期发布发行说明。这些发行说明对于提供透明度、展示对改进的承诺以及确保用户了解可能影响其使用平台的变更至关重要。

发行说明中的挑战与解决方案

在编写发行说明时，您可能会遇到一些挑战，因此我们现在针对常见障碍提供一些解决方案。

平衡细节与简洁

在保持简洁明了的同时，为用户提供所需的尽可能多的细节。这可以通过将发行说明分解并允许用户跳转到他们感兴趣的功能或更新来实现。

管理期望

新版本发布令人兴奋，但请确保不要过度提升用户的期望。让他们知道可以实现什么，以及是否需要升级到更高的计划来获得收益。

处理负面反馈

即使收到负面反馈，也要保持优雅和感激。发行说明可能会引发争议，因为并非所有人都可能喜欢您所做的更改。要明白，产品持续演进的过程中，获得部分人的青睐是常态。

沟通技术变更

必须清晰地传达支撑软件更新的技术变更，尤其是当您的产品依赖 API 和类似功能时。如果您的受众是开发人员，请明确传达新要求并共享规范，以避免干扰开发活动。

确保可访问性

您的发行说明应该让每个人都能访问，包括那些互联网连接速度慢或视力受损的人。如果您包含图片和视频，请确保相同的信息也能通过文本形式获取。

及时发布发行说明

不要等到几周或几个月过去后才发布发行说明。尝试使发行说明的发布时间与软件新版本的发布同步，否则会让用户感到困惑和失望。如果您的发行说明延迟了，请承认延迟，并尝试在未来优先安排与版本发布同步的发行说明发布，以加快速度。

保持一致性

尤其是在处理更复杂的发行说明时，保持一致性是关键。如果用户知道会看到什么内容，他们就更有可能参与其中并了解更多关于新更新的信息。您所能期望的最好结果是用户会在他们的收件箱中主动寻找您的季度更新。当您的发行说明有多个贡献者时，使用模板是关键。

处理复杂的变更

当您需要传达复杂的变更时，可以将其分解成较小的部分。单独说明您解决的每个功能和问题，以确保用户不会感到不知所措。

获取用户反馈

用户可能并不总是有动力提供反馈，但您可以通过在反馈促成了新功能和改进时予以承认，来鼓励更多的反馈。这表明您重视用户反馈，并将其纳入您的产品路线图。

归档和编目发行说明

能够回顾过去的发行说明，对于想要了解产品如何发展的潜在客户来说非常重要。建立一个档案来展示开发过程，并对您的发行说明进行编目。使用 Baklib 的知识库平台，您可以轻松地归档和管理所有版本的发布说明，构建一个清晰的产品发展历程页面，向客户和团队展示持续的进步。

如果您对软件产品进行了更改，那么是时候庆祝了！请确保通过发布说明向您的客户标记新版本，以便他们知道自己正在获得价值，并且您正在倾听他们的反馈。

撰写发布说明有正确和错误的方法，但有一点是肯定的：它们是产品文档不可或缺的一部分。确保从开发到产品再到技术撰稿人的每个人都了解它们的重要性。

与用户建立持续的对话至关重要，在对话中您解释变更，他们可以提交反馈，这对于推动产品采用和培养客户忠诚度至关重要。