13款最受欢迎的技术文档写作工具
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巴克励步
文章介绍10款技术写作工具，按文档流程分发布、创作、截图、图像处理等类别，如Baklib、Adobe FrameMaker、RoboHelp等，提及各自功能、适用场景及优缺点，助技术文档工程师选合适工具提升工作效率。
在我的职业生涯中担任技术文档工程师大约10年，我根据需要使用了各种文档工具。作为一名技术文档工程师，我的主要工作职责是确保内容准确无误。 使用合适的技术写作工具能让技术文档工程师的工作更轻松。市面上有针对不同用途的工具——内容创作、发布、屏幕截图、绘图、图像处理等等。
什么是技术写作？
那么，让我从一个基本问题开始——技术写作到底是什么？ 在了解技术写作工具之前，我们先来明确一下背景。技术写作是一门艺术，即用易于理解的语言向非专业用户解释如何使用技术。 更广义地说，技术写作意味着技术沟通——以简单的格式传达复杂的信息。
本文将介绍10款最受欢迎的技术写作工具，每位作者在策划内容时都应该使用这些工具以取得最佳效果。希望这篇文章能为有抱负的技术文档工程师以及那些渴望拓展知识视野的人提供价值。 我们将根据文档流程的阶段来划分这篇文章，你可以针对这些阶段使用相应的技术写作工具：
发布工具
Baklib
Baklib 是一个功能强大的知识库软件和文档发布平台，专为团队和企业设计。它提供了一个集中式空间来创建、组织和共享产品文档、API 手册、内部指南等。凭借其直观的编辑器和协作功能，Baklib 简化了文档工作流程，确保团队能够高效地制作和维护高质量的内容。
Baklib 的关键特性包括：
Baklib 的关键特性包括：
- 实时协作编辑
- 版本控制和历史记录
- 强大的搜索功能
- 可自定义的模板和主题
- 多格式导出和发布选项
- 精细的权限管理和访问控制
- 与 Slack、GitHub 等第三方工具集成
对于需要可靠、可扩展解决方案来管理技术文档、创建客户支持门户或建立内部知识库的团队来说，Baklib 是一个理想的选择。
要了解更多关于 Baklib 如何提升你的文档流程，请访问 www.baklib.com。
Baklib 不仅仅是一个文档工具——它是一个全面的、由人工智能驱动的平台，旨在为技术写作者在内容创作的每个阶段提供支持。无论您是在创建用户手册、开发文档、产品文档还是商业提案，Baklib都为您提供了有效创建、管理和发布技术内容所需的一切。
其智能工具包的核心是Baklib——AI写作助手，您的私人写作助理。使用Baklib，您可以通过提示、视频或转录文稿来创建文章，它会根据预定义的风格指南自动应用语气和风格规则。它还能帮助您生成结构化大纲、调整语气和风格，并确保整个文档集的一致性，就像一个聪明的共同写作者，既能提升速度又能保证质量。
其他强大功能包括：
- 版本历史，便于回滚和内容恢复
- 内置分析，用于跟踪性能、用户参与度和搜索趋势
- 100%基于云的架构，具备企业级单点登录、安全性和审计功能
无论您是SaaS初创公司技术写作团队的一员，还是为全球企业管理文档，Baklib都能根据您的需求灵活扩展，帮助您更快地交付清晰、一致且智能的内容。
有了Baklib的陪伴，您可以更智能地管理文档、更快地撰写内容、更好地完成发布。
Adobe FrameMaker
如果您关注于编写内容并重用现有内容（即单一源创作），那么Adobe FrameMaker可能适合您的需求。
💛🧡🧡客户评价：该平台比我们之前使用的 CMS 工具更简单、更可扩展。使用 LTS 版本并由我们负责维护，这真是太棒了。
FrameMaker适用于工业标准文档，特别是页数超过200页的文档。
您可以使用100%符合DITA标准的XML框架生成结构化文档。FrameMaker是一款支持DITA的创作工具，内置了打印PDF的选项。
此外，您可以根据模板定义模板和草拟内容。只需点击几下，就可以生成自动超链接、目录、图列表和表列表。
RoboHelp
RoboHelp是技术文档工程师可以用来发布在线文档的应用程序。它是最受欢迎的帮助创作工具（HAT）之一，由Adobe Systems开发和发布，旨在帮助技术文档工程师开发帮助项目，并以不同格式呈现。企业使用RoboHelp来提供在线帮助内容和基于知识的文章。
您可以使用RoboHelp生成以下格式的输出——
- HTML5帮助格式
- XML
- 打印文档
- 移动应用程序格式
- WebHelp格式
- 电子书
RoboHelp界面用户友好，帮助用户轻松发布内容，没有任何麻烦。作为一款HAT工具，用户可以独立创建文档以发布内容。
了解更多： 什么是帮助创作工具：优势、功能与使用场景
Microsoft Word
当涉及内容创作时，Microsoft Word是任何技术作者脑海中首先闪现的工具。Microsoft Word绝对是技术作者最好的朋友。它之所以如此受欢迎，是因为其简洁优雅的外观与丰富的功能集相结合。
根据微软的一份报告，每7个人中就有1个人在职业或个人工作中使用Microsoft Word。统计数据还显示，大约80%的学生使用Microsoft Word进行个人作业，而13%的学生将其用于小组协作。
以下是使Microsoft Word成为内容创作者最佳工具的功能列表：
- 自动拼写检查器和高亮显示功能，内置语法检查能力
- 预加载的文档模板，例如宣传册、传单、技术白皮书、故障排除指南等
- 跟踪更改 — 对编辑和同行评审人员审查内容并提出编辑建议非常有用。
- 想在整个文档中替换一个词语？查找和替换功能可能就是您的救命稻草。
- 将文档保存为不同格式，例如PDF、XPS、网页、富文本格式（RTF）、纯文本等
此外，您可以为文档定义自己的样式。您可以定义文本和段落格式，为内容添加目录，创建表格，并利用该工具创造奇迹。
记事本/Notepad++
记事本是Windows系统自带的默认文本编辑器。你可以用它来编写简单的文本文件内容，比如ReadMe文件或License Agreement文件。
当你不需要丰富的格式编辑功能时，记事本是很好的选择。例如，在开会或参加研讨会时想要快速记笔记，记事本就是一个更合适的工具。
提示：当你更专注于写作而非格式排版时，请使用记事本。
Notepad++是一款高级的文本/源代码编辑器，支持更多语言。除了输入文本外，Notepad++还支持拼写检查、查找和替换功能（当你需要处理长文件并想要批量更改某个单词时，这是一个非常便捷的功能）等。
与记事本相比，这些特性使Notepad++赢得了更多青睐。
Google Docs
Google Docs是一个基于云端的多功能工具，常用于创建和协作处理文档。它具有许多强大的功能，比如实时协作、版本历史记录和评论系统，使其成为团队合作处理文档的理想选择。对于技术写作而言，Google Docs的协作特性尤为出色，允许多个作者同时编辑和评论文档。
然而，对于需要创建结构化、可发布文档的技术写作团队，尤其是需要管理开发文档、用户手册或知识库的企业，使用专门的工具可能更为高效。例如，Baklib作为一个专业的知识中台平台，提供了更专注于技术文档和知识管理的解决方案，包括版本控制、权限管理和多格式导出等功能。
Google Docs是一款免费的多用户协作工具，作为Google Drive的一部分提供。它最适合多个用户希望在特定主题上协作和共同策划内容。如今，大多数企业都在采用此工具来提高员工效率，并使信息在云端随时可用。
使用Google Docs，您无需担心文档的版本控制问题。因为当用户对内容进行更改时，您将看到谁在编辑文档。更改每隔几分钟会自动保存到您的Google Drive。这意味着数据始终在您的Google Drive账户中可用。
在Google Docs中，您有三种选项——编辑、建议和查看。在编辑模式下，您可以直接编辑文档，并且更改不会被跟踪。建议模式将启用跟踪，您建议的编辑将成为建议项。您可以从查看模式选项中阅读或打印最终文档。
Google Docs的一些缺点（尽管它是流行的免费在线文字处理器之一）——它需要互联网访问才能查看/编辑文档。虽然这在一方面是优势，但在另一方面却成为了劣势。
没有互联网访问，您将无法访问Google Drive（或您的Google Docs！）。在没有网络连接的情况下，您正在处理的文档将不可用。
近年来，Markdown 获得了广泛的关注和兴趣。Markdown 最初是作为 HTML 的替代品而设计和开发的，其目的是帮助人们在不需要太多 HTML 经验的情况下，使用纯文本轻松创建网页。随着该工具日益流行，人们也开始利用 Markdown 来做笔记、制作待办事项列表等等。
Markdown 使用了大多数用户都熟悉的简单格式化语法。对于特定操作，没有额外的词语或语法。例如，加粗是 加粗，一级标题是 # 一级标题，超链接是 [链接] (URL)。与诸如 <a href="链接 URL">链接</a> 的 HTML 语法相比，这非常简单。
开始使用 Markdown 不需要任何特殊的所见即所得编辑器。你可以使用任何纯文本编辑器（甚至是记事本！）按照 Markdown 语法来创建内容。有许多 Markdown 编辑器可供你入门使用。你也可以使用 Dingus —— 这是由 John Gruber 创建的 Markdown 编辑器的浏览器版本。
你知道吗？ Baklib 也使用 Markdown 编辑器来帮助内容创作者为其软件产品构建知识库文章。你可以 在这里 尝试一下。
如果你是一位技术写作者或博主，在文档中添加应用程序或产品的截图是常见做法。市面上有数百种可用的截图工具。
截图是你产品/应用程序的“脸面”。当用户访问你的网站或博客文章时，首先看到的就是截图。在你的文档中包含应用程序截图，在用户的决策过程中也起着重要作用。因此，在正确的屏幕分辨率设置下获得完美的截图至关重要。
你还需要谨慎决定在截图中展示什么内容。例如，姓名和电子邮件地址等敏感信息应从截图中移除或擦除。因此，你选择的屏幕捕捉工具必须具备编辑图片的功能。
在本节中，我们将列出技术写作中常用的屏幕捕捉工具，供你用于获取截图。
截图工具
如果你习惯使用Windows系统，有一个非常方便的内置工具叫做“截图工具”。使用这个工具，你可以捕捉整个屏幕、单个窗口的截图，或者使用矩形截图选项抓取屏幕的一部分。
截取内容后，你可以使用画笔工具高亮文本，使其更加突出。你可以将图片保存为PNG、JPEG、GIF或单一文件HTML (MHT) 等不同格式。还有一个选项是直接将截图片段作为附件通过电子邮件发送到指定地址。
TechSmith SnagIt
SnagIt 是 TechSmith 公司推出的一款简单而强大的屏幕捕捉软件，主要面向营销人员和技术文档编写者。SnagIt 支持 Windows 和 Mac OS 系统。通过 SnagIt，您可以捕捉屏幕内容，并将其保存为 .PNG、JPG 格式，或分享到不同的输出目标，如文件、FTP、Screencast、Camtasia Studio 等。
使用 SnagIt，您可以捕捉窗口中特定的滚动区域（水平/垂直/整个滚动区域）。SnagIt 还支持视频录制功能，可用于记录在屏幕上执行的操作。SnagIt 的最新版本支持一项名为全景捕捉的新功能，类似于滚动捕捉。主要区别在于，您可以控制从屏幕上捕捉多大的区域。
您还可以为图像添加边框进行格式化，使用绘图工具添加箭头、文本框、标注，模糊文本等等。您还可以将多个屏幕截图合并为一张图像。
一个直观的知识库软件，可轻松添加您的内容并与任何应用程序集成。试试 Baklib！
FireShot
FireShot 是一款适用于大多数现代浏览器（如 Chrome、Firefox、Internet Explorer 和 Opera）的浏览器插件。该工具提供了捕获整个页面或选择浏览器上特定区域的选项。
截图完成后，您可以进行快速编辑，例如裁剪、调整大小和添加注释。您可以将截图保存为图像或 PDF 文件。
当插件添加到 Chrome 后，它在地址栏上的外观如图所示。点击图标会呈现不同的截图选项。
如果您需要高级编辑工具和更复杂的捕获技术，可以升级到 FireShot 的付费计划。
了解更多： 8 款最佳 IT 文档工具
内容作者经常在他们的文章或博客帖子中使用免版税图片。这些图片有时不能直接使用。这需要一些屏幕截图工具难以实现的编辑。您需要掌握适当的屏幕编辑技能来完成这些编辑。
如果您能联系到您的网页设计团队，这将使您的工作简单得多。然而，并非任何时候您都能自由地联系设计师请求编辑。在这种情况下，了解照片编辑器就会派上用场。
Adobe Photoshop
根据Writers UA 用户辅助工具调查，Adobe Photoshop 是技术作者第四大最常用的工具。技术作者可以使用 Photoshop 来编辑图形和从零开始创建图像。对于技术作者来说，了解 Photoshop 的操作知识始终是一个好习惯。
Adobe Photoshop 最适用于创建网页设计、社交媒体推广的广告横幅、编辑图片、将多张图片合并为一张、为图片添加特效等等。
如果你是一名技术文档工程师或博主，你会明白拼写和语法对你的内容有多重要。写一篇文章很容易，但最困难的部分是校对内容并确保其完美。这将提高博客或技术文章的质量。
Grammarly
Grammarly 是大多数技术和内容写作者的写作助手。这是技术写作中广泛使用的工具之一。Grammarly 提供免费的在线文本编辑器，以及适用于 Chrome、Firefox 和 Safari 浏览器的免费扩展程序。
Grammarly 会自动即时高亮显示错误，并提供改进或纠正错误的建议。对于特定于您需求的术语，您可以将其添加到词典中，这样 Grammarly 将来就不会将其标记为错误。
Grammarly 还有一个有趣的功能，可以检查文档的抄袭情况。它有一个内部逻辑，可以自动将内容归类为从互联网复制而来。
Acrolinx 桌面检查器
Acrolinx 桌面检查器 配备了一个带有集成侧边栏的 Acrolinx 文本编辑器。它不仅仅是一个拼写检查器。用户可以快速用它检查来自各种来源的内容。对于技术文档工程师来说，Acrolinx 使您能够发布符合您的目标和整体品牌的优质内容。
要分析一篇新内容，您可以从Acrolinx文本编辑器打开文件，或将文本直接粘贴到文本框中。用户还可以通过命令行直接启动桌面检查器。
Acrolinx可以提升您内容的清晰度、一致性、语气、包容性语言、可扫描性等方面。它专注于通过评分质量和与您喜爱的其他应用程序连接，帮助企业为客户创造更好的内容体验。
HyperSTE
HyperSTE是市场领先的内容质量工具之一，由Etteplan开发，用于在技术文档中创建一致性。它面向希望在任意语言中提供无错误文档并限制公司风险的企业。HyperSTE客户可以遵守行业安全标准，并确保生产最高质量的文档。
HyperSTE分析您的内容，使其更易于查找和阅读。您可以通过Microsoft Azure托管的云解决方案访问HyperSTE，也可以将其下载为本地解决方案。HyperSTE有大量的集成选项，因此您可以将其与您的创作环境连接。
您可以根据广泛的行业指南检查您的文档，包括Microsoft风格手册和航空航天与国防的ASD-STE100简化技术英语，这意味着您可以减少违反重要标准的机会。
创作视频是技术文档编写者教导用户采用其产品的有力方式。尽管制作成本相对较高，但事实证明，视频是用户更愿意接触内容的首选方式，并且有可用的工具可以帮助技术文档编写者完成这一过程。
DaVinci Resolve
DaVinci Resolve 是一款视频编辑软件，被好莱坞行业专业人士用来处理视频并将其提升到新的水平。对视频工作感兴趣的技术文档编写者可以受益于 Resolve，因为他们可以制作能够吸引并教导受众的视频。
使用 DaVinci Resolve 可以让您的视频看起来很棒。它提供免费版本，适合预算有限的技术文档编写者，集成了编辑、调色、视觉特效、动态图形和音频于一体。您可以处理 8 位视频格式，使用现成的 DaVinci Resolve 模板，并与其他用户协作以改进视频。
根据最近的统计，Resolve 拥有超过 200 万用户，使其可与苹果的 Final Cut Pro X 相媲美。DaVinci Resolve Studio（付费版本）提供了许多额外功能，包括添加编辑键盘、色彩控制面板或音频控制台，让您可以双手同时操作。
另请阅读： 面向非技术受众的技术写作
最终想法
总而言之，作为技术文档编写者，您必须为技术写作选择正确的工具。技术文档编写者工作在不同的行业，主要负责生成高质量的文档。
在开始使用任何技术写作工具之前，请务必阅读其提供的功能。这有助于做出更好的决策。
选择合适的技术写作工具将帮助您为产品生成高质量的内容，从而吸引用户。
因此，如果您是正在阅读此博客文章的技术文档编写者，您是否使用过上述提到的任何技术写作工具？您对这些产品有何看法？
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