什么是内部知识库？为什么你的团队需要它

最近和不少团队聊到知识管理，发现一个普遍现象：很多公司明明积累了大量的内部流程和制度文档，却散落在每个人的硬盘、聊天记录或者邮件附件里，员工找信息全靠问人或者碰运气。这种低效的协作方式，不仅拖慢业务节奏，还让新员工上手变得特别痛苦。其实，如果我们能把这些零散的内容集中起来，打造一个员工都能自助访问的内部知识库，很多问题就能迎刃而解。这也是我一直在研究和实践的“员工+内容体验解决方案”的核心——通过系统化的内容组织，让知识真正服务于员工的工作流，而不是成为负担。

如今，知识库在商业世界中风靡一时。公司已经意识到，没有了解情况的员工就无法取得进步——而教育团队最好的方法就是创建你的内部知识库。

互联网上有很多定义，但Atlassian的描述似乎最为简洁。他们将知识库定义为“关于产品、服务、部门或主题的自助式在线信息库。”

换句话说，知识数据库是个人可以自行使用的，用于搜索特定（通常与业务相关）主题的信息。讨论数据库时的一个关键区别是外部数据库和内部数据库之间的区别。

外部类型是为你客户创建的。例如，如果你销售产品或服务，明智的做法是创建一个包含正确使用产品或服务信息的数据库，以便客户充分利用它。

你可能认为这没有必要，但再想想！研究表明，年轻一代宁愿在线查找或使用自助服务，也不愿给客户服务打电话。

例如，千禧一代是最大的消费群体，因此你的企业应该迎合他们的需求。因此，明智的做法是将所有关于产品的说明和解释上传到网上，迎合他们的偏好。

另一方面，内部知识库是为你团队创建的。你的团队需要访问所有内部流程、故障排除以及任何其他有助于他们正确完成工作的文档。

外部人员不应访问此数据库，因为它仅供员工查看。

内部数据库对试图教育和赋权员工的公司非常有益。

想一想：你有机会创建一个空间，其中包含团队成员有效履行职责并遵守公司规则所需的所有附加文档。

有些公司选择非常彻底的方法，将所有文件都包含进来，使知识库变得详细。

其他人则喜欢不同的方法，只使用内部知识库来列出复杂问题的解决方案或提供说明和教程。

没有“正确”的方式——完全取决于你的公司需要什么。

话虽如此，这里有一些关于在你的内部知识库中包含什么内容的想法：

最终，你的知识库应包含你希望团队中每个人都能访问的所有数据。

通过与他们共享这些信息，并教他们如何使用你的数据库，你给了员工一些自由，并鼓励他们自己查找信息，这可以赋权。

例如，与其通过电子邮件发送相关流程和政策给员工，不如将其添加到你的知识库中，任何有权限的人都可以查找和阅读。

尽管建立庞大的内部数据库可能需要大量时间，但结果值得。

首先，如果你将所有文件放在一个易于访问的地方，你可以更快地入职新员工。你甚至可以添加针对新员工的特定部分，例如他们在第一天上班可以期待什么。

除此之外，你还可以节省大量时间并提高生产力。

例如，麦肯锡发现，普通员工几乎将工作周的五分之一时间花在查找和收集信息上。

与其让员工浪费那么多宝贵时间，不如让他们访问包含所有需要信息的数据库。

如果你选择在数据库中列出人力资源政策（这在员工手册中很常见），你将减少HR团队的工作量。

你的内部知识库将回答其他员工通常向他们提出的问题。

共享内部知识库的另一个绝佳好处是信息标准化。你可以轻松确保整个团队都能访问最新数据，从而最大限度地降低员工遵循不同流程和过时做法的风险。

如果你与客户合作，使用此类数据库可以显著缩短解决时间。你的团队无需等待他人帮助，而是可以在你的知识库中找到解决方案和正确的流程。

显然，与创建庞大内部知识库的麻烦相比，好处远胜一筹。让我们看看如何让这个过程尽可能无缝且轻松！

构建知识库最复杂的部分可能是知道要包含什么内容，并以最合理的方式组织。

布局应由你自己决定，因为没有通用规则。每家公司都有不同的文档和需求，因此你需要深思熟虑。

然而，我们将给出一些指导，可以帮助你做出决定。

在考虑为公司创建内部知识库时，你应该考虑到底要覆盖哪些内容。

哪些文档对所有员工至关重要？哪些说明能让所有人受益？除此之外，你还应确保任何人都能解决使用知识库时出现的问题。

换句话说，它应足够全面和信息丰富，使员工能够找到你覆盖的任何主题的信息，并至少解决最常见的问题。

一旦你弄清楚这一点，思考你已经有哪些文档。你可能已经有用于入职、培训和人力资源政策的文档。当然，你可能还有一份新员工手册。

将这些文件充分利用到你的新内部知识库中。如果你已经有相关文件，为什么还要从头开始呢？

例如，为什么不从定义构成完美员工的价值观开始呢？这些已经包含在你的招聘广告中，但现有员工可能也会从提醒中受益——就在知识库中。

浏览这些文档，决定哪些必须编辑和改进，哪些需要重新编写。当你开始这样做时，你会意识到有多少流程和程序是未记录的，因为“每个人都知道它们”。

然而，这种思维方式可能导致问题和知识缺口。

内部知识库的目的是秉持“阅读者不知道这些”的心态，以便你以任何人都能理解并从中学习的方式进行解释。

一旦你确定了内部知识库中要包含的内容，就应该决定谁将管理它以及谁能够编辑它。

管理员应该是具有足够知识来添加、删除和编辑数据库各部分的人。不合格的人可能弊大于利。

在较小的公司中，通常由CEO负责。但是，你也可以始终将不同部分分配给专家，例如人力资源政策由HR经理负责，培训材料由经验丰富的教练负责，IT流程由IT专家负责。

对谁可以编辑知识库过于宽松是不明智的。一方面，如果只有少数人负责保持其最新状态，过时的信息就会漏掉，尤其是在频繁更改的情况下。

另一方面，如果你允许每个人都编辑数据库，事情可能会很快出错。

并非每个人都有知识和专业技能来修订整个团队将阅读的政策。

因此，最好允许每个人建议编辑，并指派人员检查和批准提议的更改。这样，每个人都可以贡献并感到有用，但他们不能随心所欲地更改。

如果某些事情只有特定部门应该知道，或者数据应保密，你始终可以限制对它们的访问。这样，你可以防止数据泄漏及其所有相关问题。

最后，你的内部知识库除非实用且直观，否则将毫无帮助。

换句话说，你的员工应该觉得在数据库中搜索所需信息很容易。不幸的是，许多员工对公司文档管理方式不满，第一大问题就是查找文档。

你可以通过将所有相关文件添加到共享的公司知识数据库并使其易于使用来消除这个问题。

你可以通过不同步骤实现这一点，主要是通过启用关键词搜索。允许你的团队使用搜索栏通过关键词快速查找内容，将使他们更快、更高效。

另一种简化搜索的好方法是按部门和主题组织内容。你可以有一个部分用于人力资源政策和程序，另一个用于内部流程，第三个用于员工入职培训，等等。

然后，你可以更进一步，在这些部分内按主题安排数据库。这样，如果你的员工正在寻找关于休假政策的更多信息，他们可以直接跳转到人力资源部分以及你包含的与时间相关的主题，而不是浏览所有流程。

顾名思义，内部知识库软件是一种数字工具，允许你托管公司顺利运行所需的所有文档。

你的目标是让所有文件放在同一易于访问的地方，并且可以保持私密，远离公众视线，尤其是在文档中包含商业机密信息时。

如果你使用专业软件来编译内部知识库，那就更好了。例如，Baklib 提供了一套强大的文档管理和发布功能，支持多知识库、富文本编辑和多站点发布，可以轻松搭建内部员工门户，并支持AI搜索来帮助员工快速定位信息，极大提升知识获取效率。

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