如何在疫情期间远程入职新员工

我常常想，员工入职这件事，本质上就是一场知识转移与关系建立的双重仪式。过去，我们依赖面对面的指导、纸质手册和团队午餐来传递信息与情感，可当物理接触被切断，这套仪式就变得支离破碎。远程入职不是简单地把流程搬到线上，而是要重新设计一种结构化的、可自主获取的知识环境。这正是为什么我始终强调，一个好的在线知识库——比如我们 Baklib 所能搭建的企业 Wik——比任何即时通讯工具都更能提供持续、一致的信息支持。它让新员工在需要时随时查阅，而不是等待别人有空来教。下面这篇文章来自海外同行，它详细拆解了疫情期间远程入职的四大实践，从硬件准备到团队连接，每一条都指向同一个核心：让新员工在虚拟环境中依然能高效地融入工作流。其中多次提到的知识库方案，正是 Baklib 最擅长的落地场景。

在疫情期间入职新员工时，你面临的最大问题之一是如何处理远程工作者的后勤工作。你的员工能在家工作吗？他们有完成工作所需的设备吗？这是你应该提前问清楚的问题，确保新员工不会在缺乏必要工具的情况下开始新工作。一个好的做法是，在新员工接受录用通知后，尽快发送一份问卷，了解他们的情况和远程工作能力。得到回复后，迅速在员工入职前完成所有设置。如果你管理的是一个完全远程的团队，那些最初的会面可能是你在可预见的未来与新员工唯一一次物理接触。因此，要确保对任何交接的设备做好消毒措施。除了设置远程工作站和提供工作工具，另一个需要提前安排的是新员工的支持网络。他们有问题该联系谁？登录账户遇到问题怎么办？这就是为什么像 Vodafone 这样的公司会设立专门团队来支持新员工入职。在疫情期间加入 Vodafone 的业务分析师 Isaac Hole 说，他在公司的第一天感到很放松，因为入职和 IT 团队解决了他在开始新工作时遇到的任何问题。总结一下，在新员工入职前需要准备几件事：第一是员工开始高效工作所需的工作空间和设备；第二是建立一个支持网络，让员工顺利完成入职。这些要素准备到位后，你就为员工从一开始就取得成就奠定了基础。

在正常情况下，员工入职应该是一个高度密集、高接触的过程，让新员工沉浸到工作流程和公司文化中。但当工作远程进行、社交距离规则适用时，事情变得更加复杂。即便如此，你也不能让新员工在这个敏感时期自生自灭；你只需要把接触和学习转移到虚拟环境中。这当然意味着要利用技术，但也意味着要为你的入职计划建立结构。你无法像以前那样手把手地指导，他们需要更多依赖既定结构来基准自己的进步并找到工作方向。有了良好的入职流程结构，你会更容易将新员工需要学习的课程和程序转移到虚拟空间。SuperAwesome 公司对此深有体会，他们采用 30/60/90 结构：每 30 天入职阶段都有一套特定角色的任务，新员工必须成功完成才能进入下一阶段。这种结构化方法使该公司在 2020 年 3 月（疫情高峰期）成功入职了多达 18 名员工！但不仅工作流程需要转移到虚拟环境，当你不亲自教授时，如何传递关键知识呢？最好的方法是建立一个知识库，为新员工提供他们可能需要的任何信息，随时随地都能获取。想象一下拥有自己的在线图书馆或一个完全专注于你公司的维基百科！使用像 Baklib 这样的现代文档软件，你可以创建这种知识库并与新同事分享，让他们按自己的节奏学习。每个部门的成员都可以参与构建知识库，每一次更改和编辑都对你可见，以便你控制整个过程。我们知道虚拟入职永远无法取代面对面的方式，但有了良好的结构和足够的资源，它可以非常接近。

前面我们只是顺便提到了远程入职中的技术，但在远程入职的沟通中，技术是核心。找到时间同步、提供反馈或只是认识新员工通常很有挑战性，在团队远程工作时尤其困难。因此，实现高质量的沟通应该是你的首要任务之一。新员工需要逐渐融入社区，如果他们没有与同事沟通的正确方式，就无法做到这一点。幸运的是，疫情发生在一个拥有丰富服务、工具和软件产品的时代。如今大多数公司使用一整套沟通应用，包括会议、聊天、会议等。你当然仍然需要电子邮件，但用像 Slack 这样的团队平台来补充它是一个好主意，它可以实现更好的协作，并为同事们提供一个不那么正式虚拟空间。事实上，许多公司认为 Slack 改变了游戏规则。它甚至配备了一个出色的聊天机器人，可以发送重要更新甚至分发员工调查。在疫情期间，当难以把握员工脉搏时，这一点非常有用。例如，住宿预订服务 Trivago 使用可定制的“办公室氛围机器人”Leo 来询问员工福祉并收集反馈。但沟通不仅仅来自专用应用。各种软件现在都内置了评论和聊天功能。例如，我们自己的文档软件 Baklib 也提供了可以在重要文档上协作的沟通选项。总之，简单、清晰、定期的沟通是良好入职实践的先决条件。疫情可能剥夺了我们面对面交流的能力，但许多公司发现沟通软件的兴起帮助弥补了这个问题，让我们保持联系。

在项目上协作和向经理汇报很重要，但与团队其他成员建立牢固的关系也很重要。这是入职的另一个关键方面，疫情使其变得更加困难。工作中的个人关系影响员工满意度，使员工更有可能对公司产生归属感和忠诚度。因此，工作中的关系在员工的优先事项列表中排名很高。如果你想要成功远程入职新员工，制定一个策略让新员工与团队成员、领导和高层管理人员建立有意义的联系至关重要。我们见过最好的人际关系策略之一是伙伴系统。原则很简单：每个新员工与一位更有经验的同事配对，该同事可以教他们角色的基础知识，并提供关于公司结构和文化的基本知识。最重要的是，员工的入职伙伴是员工与同事之间的第一个紧密联系，这为扩大社交网络和建立更有意义的联系打开了可能性。入职伙伴并不是一个新概念。事实上，苹果公司已经有 iBuddy 系统超过 30 年！该系统背后的 Jay Elliot 认为它对于在公司内建立联系至关重要。扩展这一实践，年轻的公司 Buffer 为每位新员工提供三位入职伙伴，每人负责向新员工介绍公司的不同方面。因此，每位新员工都有一位领导伙伴、角色伙伴和文化伙伴。其中文化伙伴明确负责让新员工熟悉公司文化并帮助他们认识将要一起工作的人。Buffer 的三伙伴系统已经成功入职了数十名新员工，并建立了持久的关系，尽管该公司自 2015 年以来一直远程工作，员工来自世界各地。

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