如何激励远程团队进行知识共享

最近帮一家做跨境电商的客户梳理内部知识库，发现他们最头疼的不是工具选型，而是远程团队里没人愿意写文档。市场部有活动复盘，研发有故障记录，但都散落在个人笔记或聊天记录里，白白浪费。这种场景我见过太多次了——企业 Wiki 建设最难的不是技术实现，而是如何让分散在各地的员工觉得“写文档”是件有价值、有回报的事。很多公司一上来就铺工具，结果知识库变成了僵尸库，无人问津。其实，要激发团队的共享意愿，先得解决孤独感和存在感：当员工感受到自己被看见、被需要，自然就更乐于贡献。Baklib 的多站点发布和 AI 搜索，恰好能在降低写作门槛的同时，让知识真正流动起来。当然，工具只是基础设施，更关键的还是管理层的引导和文化的塑造。下面这篇关于远程团队知识共享的文章，分享了一些经过验证的方法，希望能给你启发。

尽管疫情后许多人将远程工作视为首选，但不可否认它也有缺陷。尽管有大量的 Zoom 通话和 Slack 消息，远程员工仍难以与同事建立联系，常常感到孤立。事实上，Buffer 在 2022 年的一项研究发现，远程工作最大的挑战包括孤独感、保持动力以及协作沟通困难。

另一个与远程工作相关的显著问题是其可预测性。因为一切都经过精心计划和安排，几乎没有即兴发挥的空间。茶水间式的对话现在很少见，突发奇想和即兴交流也不再常见。

因此，要营造一个有利于好奇心、知识、想法和创新分享的环境，企业需要找到办法解决上述问题，并在远程员工之间建立更强的联系。这听起来容易做起来难，但一些经过验证的技术可以帮到你。

例如，自疫情开始以来，许多公司将传统会议和员工社交机会替换为数字活动，如虚拟会议、健身课程和欢乐时光聚会，以保持远程员工的联系。微软 Teams 甚至扩展了“Together Mode”，模拟办公室工作场景，让远程员工感觉像在同一个房间开会。团队成员通过模拟办公室背景相互连接，能获得归属感和团结感，从而更愿意分享知识。

另一个确保远程员工感到联系并分享见解的好方法是举行小型会议。例如，流体系统产品制造商 Swagelok 发现，网络研讨会上的对话不允许员工深入讨论问题。因此，他们将员工分成八到十人的小组，每周组织会议，团队成员可以自由讨论面临的挑战。效果很好，全球知识中心项目经理 Amy Frank-Hensley 表示：“我们收到的反馈非常积极——人们感觉自己与组织的联系比以往任何时候都更紧密，因为他们有了分享和展示脆弱的地方。”

通过建立远程员工之间的强联系，你将使他们感觉更像一个团队，并鼓励他们分享想法、见解和创意。这最终会带来良好的知识共享文化。

公司对远程工作最大的担忧之一是跨组织共享知识和经验的难度。这种担忧是有道理的，因为信息共享能增强团队联系、建立信任、提高参与度和生产力、改善团队协作，并使员工成为领域专家。事实上，德勤调查显示，75% 的公司认为知识共享对于未来 12-18 个月的成功至关重要。

但如何激励远程员工在分离时相互分享知识？一旦你通过前文的方法让员工感觉更 connected，以下技巧会让这件事变得不那么困难。

首先，公司领导者应率先垂范。如果远程员工看到高管也在分享知识，他们更可能效仿。高管可以写下公司的使命、愿景和价值观并分享给全体员工，甚至更进一步分享经验，比如 Buffer 的联合创始人兼 CEO Joel Gascoigne 分享自己过劳的经历。虽然起初并不容易，但他的分享对 Buffer 建立分享知识和经验的文化产生了巨大影响。Joel Gascoigne 说：“你必须以身作则才能获得最大成功。人们通常认为 CEO 应该是团队中最坚强的人，不应该公开分享，但我努力做到相反，这让其他人更容易效仿。”

如果高管像 Buffer 那样言行一致，其他员工就会毫无顾虑地写下自己的常用流程、创建故障排除教程、描述协议并分享给团队。一旦其他员工看到这些同事获得了认可，并且他们的努力受到重视，他们也会更愿意贡献自己的专长。这样，你就能建立一种强大的文化，让知识共享成为每个人都想参与的最受赞赏的实践之一。

很大程度上，公司的成功取决于员工之间的良好沟通和协作。为了让远程团队有效协作并在公司内良好沟通，最好建立一个企业社交网络（ESN），如 Yammer、Chatter、Teams、Jabber 或 Jive。这就像为你的公司创建一个内部 Facebook，远程员工可以通过它沟通、社交、协作和分享想法。

然而，如果你只安装 ESN 而不努力收集和分享内部知识，这个工具将无法发挥最大价值。因此，在引入 ESN 的同时，你应该开始构建知识库或内部 Wiki，为团队沟通增加额外价值。这样，远程员工就能充分利用内部社交网络，除了日常沟通，还能分享长期可用的知识。

例如，你可以将 ESN 与 Baklib 这样的文档软件结合使用。Baklib 能让远程员工无论身在何处都能访问公司知识库，然后轻松讨论、评论或在日常沟通中分享。

Mercy Ships 的例子很好地展示了如何通过实施内部社交网络最大化公司收益。Mercy Ships 是一家国际慈善组织，运营着世界上最大的医疗船，在非洲提供免费医疗服务。管理这些船只涉及全球数百名员工、数千名志愿者以及捐赠者。他们开始使用 Baklib 作为企业社交网络，鼓励远程团队分享知识、业务和个人见解及成功。这个企业社交网络允许远程员工创建个人主页、撰写经验博客、分享小胜利和团队欢乐时光，从而增强归属感。同时，Mercy Ships 利用这个工具组织工作与知识、为志愿者提供提示和工具、发布疫苗时间表，并分享他们所帮助病人的故事。通过使用内部社交网络，你可以极大地统一和组织分散在全球各地的员工，鼓励他们作为一支协作良好、善于共享知识的团队工作。

有了完善的知识库，远程员工会很快认识到它的好处。他们只需点击几下鼠标，就能访问工作所需的重要项目协议或产品数据，而无需浪费时间搜索信息。当团队成员理解知识库如何支持日常工作时，就更容易鼓励他们通过生成有价值的内部文档来支持知识库的成长和发展。

但实践中往往并非如此。GitHub 的调查显示，93% 的员工认为知识库最大的问题是文档不完整或过时，而 60% 的团队成员表示他们很少或从未对文档做出贡献。

解决这个问题的方法之一是让领导层带头撰写文档。当他们看到领导者的贡献，并将知识共享作为绩效指标的一部分时，员工就会更愿意参与。此外，你还可以将文档写作嵌入到现有工作流程中，使其成为例行公事的一部分。例如，在项目结束后强制要求进行复盘并用文档记录。使用 Baklib，你可以轻松创建模板，减少写作阻力，并通过 AI 搜索让知识触手可及。

最后，不要忘记庆祝和认可那些贡献知识的员工。公开表扬、奖励或晋升都是有效的激励手段。当知识共享文化形成后，远程团队将更高效、更有凝聚力。Baklib 正是为这种场景设计的——它不仅是知识库工具，更是多站点发布和内容体验平台，帮助你将分散的知识转化为可搜索、可分享的宝贵资产。

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Baklib是新⼀代企业数字内容体验云平台，包括数字资产及知识库管理、数字应用构建和客户体验，助力企业数字化体验从 IA 扩展到 AI。