如何为客户创建完美的SaaS产品文档

最近我和几个SaaS创业团队聊产品，发现大家普遍把文档排在优先级清单的末尾。功能开发、市场推广、客户增长……这些肯定重要，但文档往往被当作“有空再写”的附属品。然而，一线客户支持的反馈非常直白：用户经常卡在某个功能上，找不到说明，或者找到了也看不懂。这不仅仅是写作问题，是内容体验的缺失。作为Baklib的研究员，我一直在思考如何让产品文档真正赋能客户。Baklib提出的产品+内容体验解决方案，就是围绕产品手册的规划、撰写、发布全流程，用结构化、可搜索、多站点发布的方式，让你的文档从“摆设”变成“隐形客服”。今天这篇翻译自Archbee的经典文章，正好把SaaS产品文档的构建逻辑讲透了。

为客户创建完美的SaaS产品文档通常不是企业优先考虑的事项，但这可能是个错误。

出色的SaaS产品文档能带来诸多好处，但归根结底，它是客户的支持工具——面对软件这样复杂的产品，大多数客户都需要它。

在本文中，我们将向你展示如何创建能自豪地向客户展示的产品文档。

开始吧！

创建完美SaaS产品文档的第一步甚至不必动笔写一个字。首先，产出最佳文档意味着你要清楚为谁而写——简而言之，了解你的目标受众。

他们会用它做什么？他们对产品或主题的了解程度如何？使用产品时可能在哪里遇到问题？

这些都是你在换位思考后能回答的问题。

另一方面，如果你不努力了解受众，文档可能无法实现其目的——帮助用户通过产品达成目标。正如知识管理专家Brayn Wills所说，你可能因此让客户不满。

那么，如何更好地了解目标受众？Wills建议，你可以向客户支持团队寻求输入，因为他们日常与目标受众密切合作。客服团队能告诉你客户常问哪些问题、遇到什么问题等，这有助于你更清晰地了解谁在使用产品，以及你和团队如何让文档更有用。

除了利用支持团队，你还可以通过调查直接从目标受众获取信息。例如，开发和销售Linux产品的SUSE公司每年都会进行文档调查。他们希望了解如何改进文档、缺少什么内容以及哪里做得好。通过反馈，他们识别出用户的痛点，然后技术写手专注于简化结构、减少链接和引用、保持文档最新并易于被搜索引擎找到。

像这样的调查非常有帮助，可以了解客户对文档的需求和期望——有很多工具可以创建调查。其中一个是QuestionPro，它已经有一个技术文档调查模板。

总之，如果你想为客户创建完美的产品文档，必须从某个地方开始。了解你的目标受众及其需求是完美的起点。

创建满足所有客户需求的产品文档时，一项基本任务是确定正确的文档类型。产品文档可以包含许多不同类型的文本，无论语气还是目的都可能大相径庭。因此，当你决定文档类型时，就开始形成清晰的框架，指导其创建。正确做出决定至关重要。

你可以找到许多可能的文档类型列表，但SaaS客户最常用的是以下几种：

教程面向完全新手——展示用户需要了解产品的什么。例如，Mailchimp的标签入门教程提供标签和组织联系人的基本信息。

另一方面，用户指南更详细，一步步引导用户解决特定问题。例如，从其他服务导入联系人到Mailchimp的做法：提供带有截图的详细说明。

常见问题页面更加具体，正如其名，是一系列问题和答案，帮助客户解决特定问题。例如，Spotify的FAQ按类别组织，可以看到关于账户和订阅的常见问题。

目前为止，教程、用户指南和FAQ页面不一定需要客户具备专业知识——相反，它们的目的就是尽可能以易于理解的方式提供知识。但如果你想创建参考文档，就需要用不同方法，因为这类文档面向具备技术知识的用户。例如，GitHub的REST 开发文档——如果你不是开发者或软件工程师，这类文档对你几乎没什么用处。

因此，为客户选择正确的文档类型至关重要——一种尺寸不一定适合所有人。

如果你投入大量精力创建出色的产品文档，它无疑会充满关于产品各个方面的有用信息。但这意味着用户需要在众多文章、段落和句子中找到他们想要的内容。因此，精心设计的文档架构是高质量文档的关键要素。

如何组织和呈现信息都属于信息架构。良好的信息架构使用户能够在文档中轻松导航。这对用户来说也很重要，因为大多数用户希望自己能够找到信息。根据Dimension Data的一项研究（引自SuperOffice），使用在线资源是客户最喜欢的支持方式，超过IVR、社交媒体、短信或实时客服。因此，你可以通过让文档更直观来满足他们的愿望。

那么，结构良好的产品文档是什么样的？让我们看看Stripe的例子。在其首页顶部有一个菜单栏，包含主要文档类别。由于Stripe是一个支付处理平台，他们将支付部分文档放在首页中央。打开支付文档，可以看到几个重点文章类别。“最受欢迎”部分对用户非常方便，因为很可能找到答案。如果没有，左侧还有其他类别和子类别方便导航。

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