知识管理策略速成指南

你是否知道，75%的组织认为，在不断变化的员工队伍中创造和保存知识，对其在未来12-18个月内的成功非常重要或至关重要？

这很棒，不是吗？组织们认识到了知识管理日益增长的重要性。

但这里还有一个可能让你震惊的事实。

同一项研究中，只有9%的受访者为这一趋势做好了准备。

这一巨大的数字差距充分显示了企业在对待知识管理时，重要性和准备度之间的差异。

如果你发现自己也处于这个差距之中，那么是时候（立即）制定一个成功的知识管理策略了。

实施知识管理策略的好处

凭借成功的知识管理计划，您的组织可以获得多重收益。我们在下面列出了几点，以帮助您理解其日益增长的重要性。

提高对角色和职责的认识：

借助一个内部知识库，您可以确保所有员工都清楚了解自己的所有角色和职责。您的人力资源和管理人员可以避免重复回答相关问题。

为未来保障创意：

它成为了一个创意的储存库，您的产品团队成员可以随时回顾。团队成员可以在创意涌现时，随时存储关于产品的想法，并与组织分享。

帮助支持团队成员提高工作效率：

您的面向客户的团队，例如支持和成功团队，可以从一个完善的知识管理系统中受益。他们可以找到常见问题的答案，并专注于处理更棘手的问题。

鼓励潜在客户更好地了解您的产品：

您可以构建一个知识库，供潜在客户考虑您的品牌。这将帮助他们了解您提供的功能数量，以及是否满足他们的功能需求。

促进团队内部及跨团队的协作：

虽然知识共享是知识管理战略的主要优势，但它也促进了协作。员工可以更新知识库中的现有信息，并邀请其他团队成员参与。他们可以留下评论，帮助他人修改文章或内部文档。

这些好处非常鼓舞人心，促使人们在组织中构建并实施成功的知识管理战略。但在您深入战略制定过程之前，让我们先看看构建知识管理战略的十大方法。

知识管理战略的十大方法

您可能会想，“为什么强调知识管理战略的方法？”

它们将帮助您整理来自各个团队或部门的数据，甚至提升员工的生产力。这就是为什么您可以跳过制定知识管理战略的步骤，直接进入实施阶段。您必须遵循这些方法，以确保一切从一开始就与战略保持一致。以下是我们列出的十大方法，旨在引导您朝着正确的方向前进。

1. 激励计划

想鼓励您的员工每次都付出额外的努力吗？

制定一个激励计划，包括奖励或更优的步骤，以表彰他们在组织中采取正确知识管理行动所付出的努力。

2. 促进网络协作

我们都可以认同这样一个事实：协作正成为职场繁荣发展的基本要素。

无论是在团队内部协作，还是与其他部门进行外部协作，都有助于每位员工集思广益，提出更有利于组织的想法。当员工决定在社交平台上与行业专家协作时，这些益处会急剧增加——这种协作能产生创新理念，从而在很大程度上提升产品和品牌的知名度。

3. 投资于知识库

所有收集到的情报都需要以一种能让目标受众访问的方式存储和分类。

如何实现这一点呢？

只需引入知识管理软件即可。

甚至有研究表明，超过50%提供网络或移动自助服务的公司都见证了其网站流量的增长。您也可以做到这一点。

4. 协助与分析

您已将组织或产品相关的所有信息集中在一个地方——在您的知识管理门户中。

这太棒了！

但你不能仅仅将其用作参考。使用同一个知识库来帮助你找到更准确的事实或为现有问题确定解决方案。找出你的产品在事后数据分析方面的不足之处。你很可能会发现产品缺失的领域，并确定如何弥补这些不足。

5. 规范化

你手头拥有能使客户和员工都受益的知识资产。但你必须让它可见，以便在需要时能被轻松找到。

以下是你为了让有需要的人看到你的文章可以做的事情：

• 在知识库中添加搜索栏，以便人们更快地找到相关信息
• 添加相关标签，帮助用户轻松找到目标文章
• 使用标题、描述和替代文本等元标签创建SEO优化的文章

这样的规范化将帮助你让受众能够访问到必要的信息。

6. 公开化

让人们知道你拥有这样一个知识库。他们可以在联系你的支持团队或组织的人力资源部门之前参考它。

如何实现这一点？

以下是你推广内部文档系统可以做的事情：

💛🧡🧡客户评价：我已经使用Baklib快4年了，我必须说，这对我们团队来说已经改变了游戏规则。这界面非常用户友好，导航变得轻而易举，并且利用。Baklib的与众不同之处在于它的定制水平-我们一直在能够根据我们的需求完美定制它，进行信息共享无缝。 -Baklib不断努力改进他们的产品，并继续添加进一步增强我们体验的新功能。他们的支持团队是简直就是特别的。从某种意义上说，它们是独一无二的提供帮助，他们的透明度令人耳目一新。 -我怎么推荐Baklib都不为过。它不仅仅是一种资源，更是一种至关重要的适用于任何寻找独特、赏心悦目的团队的工具，以及难以置信的效率。我们之前使用过各种知识库，并且这个对团队和我自己来说都很突出，因为它易于使用，功能和外观。

• 发送包含知识库链接的电子邮件
• 在员工门户中使其可访问
• 在员工入职培训时告知他们

以下是你推广外部文档系统可以做的事情：

在您网站的导航栏中添加知识库的直接链接 * 对您的文章进行SEO优化，使其在常规搜索中出现 * 通过电子邮件与现有客户分享知识库链接

7. 鼓励创新

帮助您的员工表达想法，以便在您的组织中实现正确的创新。

鼓励他们参与头脑风暴会议。即使他们的想法目前不可行，也不要让他们觉得自己的想法不好或没有付出足够的努力。向他们解释其想法的技术层面，让他们知道为什么无法立即实施。

当员工在群聊中分享新想法时，尝试给予认可。这将为他人树立正确的榜样，并鼓励他们也表达自己的想法。

8. 付诸行动

有了正确的创新想法，您可以决定如何将其付诸实践。确定想法规划和执行阶段的时间线。让其他团队参与进来，看看这个想法将如何填补您产品或工作流程中现有的空白。这样，想法的执行将无缝进行。

9. 发展需求驱动的知识管理

不要仅仅记录您认为对员工或客户至关重要的内容。构建一个满足现有需求并解决目标受众不断出现的常见问题的知识管理系统。

10. 持续增强

永远不要停留在构建知识管理平台的第一个版本。

它需要不时升级，以便您的目标受众能够轻松找到正确的信息。每季度查找常见的查询并确定相关文章的范围。在创建文章时，请问自己以下问题：

• 需要添加多少信息？
• 应该排除哪些内容？
• 它可以融入现有的文章中，还是需要一篇独立的文章？

基于这些经过实践检验的方法，您可以确保建立完整的知识管理体系。

知识管理系统的核心组成部分有哪些？

虽然我们已经清楚了哪些方法对知识管理策略有益，但我们尚未探讨其核心组成部分。让我们在本节中一探究竟。

1. 人员

在制定知识管理计划时，首先需要理清的核心要素之一就是参与其中的人员。

您需要决定：

• 谁将负责在知识库中记录信息？
• 一次可以有多少人参与确保文章信息的准确性？
• 谁负责制定向目标受众分享知识的策略？

基于这些问题的答案，您将确定合适的人员来定期维护知识库。

2. 方法论

知识管理策略的另一个关键组成部分是方法论。从研究到完成每篇文章，每个阶段都需要使用特定的方法论来管理。您需要确保参与知识管理过程的每位成员都充分了解所选的方法论，以避免错误。

3. 显性内容

避免撰写令人困惑的内容，导致信息对所有人来说都难以获取。您的内容需要直截了当，并回答诸如以下问题：

• 是什么？
  • 为什么需要？
  • 如何实施？

这将帮助您构建一个更易于访问的知识库，为寻求答案或产品创新思路的人们提供便利。

4. 核心理念

在构建知识管理平台时，请坚持一个核心理念。

如果您计划构建一个内部知识管理平台，请确保它能回答员工可能提出的所有关于雇佣关系或工作职责的问题。

但如果您计划创建一个仅供客户使用的外部知识库，请确保回答所有关于您的产品及其功能的问题。不惜一切代价避免偏离这个核心。

5. 技术选择

采用最佳知识管理软件是此过程中的一个关键环节。选择一个能让您自由构建内部和外部知识库的平台。

更重要的是，它还应该帮助您分配角色、添加搜索栏等功能，并能与其他平台集成以提升性能。

制定知识管理策略的步骤

掌握了方法和关键要素后，我们就可以探索知识管理策略制定过程中涉及的六大关键步骤。让我们深入了解一下！

1. 明确您的目标

了解您希望通过这个知识管理平台实现的最终目标是什么。

在其他同事的帮助下，确定您计划用这个知识库解决哪些组织性难题，以及如何使其长期可行。

2. 执行知识审计

在确定目标后，您可以进入下一步：执行知识审计并识别此知识库可以填补的潜在空白。如果在信息共享过程中缺乏协作，可以利用此策略来弥合差距，并让每位员工参与进来，确保他们能及时了解所有信息。

例如，同样地，您可以执行一次审计，以识别客户围绕贵公司产品及服务存在的知识空白。基于此，您可以识别客户可能频繁提出的问题，并据此构建相应的知识库。

3. 分析商业价值并确定机会优先级

审计完成后，下一步是分析商业价值并确定机会的优先级。为此，您需要明确您的知识管理策略为业务带来的价值以及它带来的机会类型。

例如，如果您计划创建一个外部知识管理平台，需要了解它如何能同时成为营销和销售资产，以及为现有客户提供的支持资源。通过这样做，您可以优先考虑其对业务的价值。

4. 准备知识管理框架

明确了价值之后，是时候创建一个知识管理框架了。这个框架将包含以下内容：

• 获取信息的途径
• 验证所收集信息的途径
• 信息需要如何记录（设定一个模板）
• 谁将负责定期更新
• 谁将能够访问这些信息（客户或员工）

这些组成部分将帮助您创建一个标准框架，让员工可以遵循并维护知识管理平台的质量。

5. 选择知识管理工具

你已经整理了所有收集到的信息，现在是时候将其添加到一个能让信息呈现得更美观的平台上。使用一款知识管理工具，让目标受众能够轻松访问这些收集的信息。

像Baklib这样的知识管理工具将帮助你：

• 记录信息，并通过其搜索栏和标签功能使信息易于访问
• 添加多媒体文件，如视频、图片、GIF等，让文章看起来更精致、更一目了然
• 利用IP限制、单点登录(SSO)、安全组等功能，保护存储的信息安全！

这是一款直观的知识管理软件，可以轻松添加你的内容，并与任何应用程序集成。试试Baklib吧！

6. 制定并分享行动计划

获取了正确的信息？已核对。

有了知识管理工具？已核对。

现在，是时候制定并分享一个关于如何定期更新知识管理平台的行动计划了。了解平台需要多久用新信息更新一次。找出避免知识缺口的方法，例如，当功能升级时更新文章，或者当知识库中针对常见问题的搜索查询累积到一定程度时进行更新。

知识管理体系的最佳实践

到目前为止，我们已经探讨了制定知识管理策略的方法、组成部分和步骤。但现在，是时候识别并反思最佳实践了。让我们简要探讨几个。

• * 在组织内部建立对现有各类知识的普遍认知。
  • 围绕此战略，讨论组织的未来规划。分享贵公司当前的业务定位以及对未来发展的展望。阐明愿景后，探讨衡量目标达成的多种方法。
  • 探索从每位员工处汲取新建议的各种思路，并讨论他们如何因对组织做出更多贡献而获得奖励。
  • 确定能帮助您扩展此项举措并推动其落地的正确资源。

遵循这些最佳实践，您将能顺利地构建并实施您的知识管理战略，轻松无忧。

策划和执行一项战略总是充满挑战，尤其是涉及知识管理的战略。您很容易遗漏许多组成部分。然而，我们的快速指南涵盖的内容远不止这些组成部分。

我们汇集了各种方法、步骤乃至最佳实践，将帮助您轻松无忧地制定KM战略。不仅如此。

通过使用Baklib知识管理软件，您可以确保所有存储的信息具备以下特性：

...等等。