制定高效的财务政策与流程手册

财务政策准确反映组织财务运营的状况。政策和程序为强有力的内部控制提供了基础，为财务活动提供支持，为决策提供标准，并为交易活动提供指导。制定内部财务政策的目的是为了维护：

• 信任
• 透明度
• 可信度

它们在确保这些重要价值观在整个组织中得以保留方面发挥着重要作用。建立稳固的内部控制，特别是对于非营利组织、银行、金融服务和保险行业的公司而言，可以解决差异并确保财务管理系统的有效性。

但是，如何记录这些政策呢？

根据一项研究，任何财务审计师最大的担忧之一是过多的文档记录。紧随其后的担忧是：

• 欺诈评估
• 数据处理
• 跨部门问题

询问任何财务审计师或IT经理，他们总是在寻找简单且系统化的方法来实现文档记录。看看下面这个例子，看看这位IT经理是如何寻找一种可持续且全面的方案来记录文档和程序的。

为你介绍Baklib——满足你所有文档需求的可靠伙伴。

想了解更多吗？

继续阅读，了解其优势、如何创建策略和手册、需要添加的关键部分以及最佳实践。但在我们开始之前，让我们先理清基础知识……

• 财务政策和程序手册概述了管理财务活动的规则和流程，确保一致性、问责制和合规性。它体现了公司价值观，并指导团队进行预算编制、采购、审批等工作。
• 好处：确保财务实践的一致性，加强合规性，并促进问责制。它还简化了员工培训，并支持团队间的清晰沟通。
• 关键部分包括角色/职责、薪资、报销、供应商管理、账单、GDPR和争议解决。
• 最佳实践包括安排定期的财务政策审查、利用像 Baklib 这样的基于知识的软件、让关键利益相关者参与政策更新，以及监控合规性。
• 维护良好的手册可以降低风险、支持可扩展性，并作为跨团队的关键培训/参考资源。

什么是财务政策和程序手册？

财务政策和程序手册是组织的规范性指南，定义了管理公司财务活动的规则和流程。它们反映了您的公司文化、价值观和财务道德。

它包括详细的财务政策以及后续的程序文档，涵盖预算编制、采购、付款审批和资产管理，以确保一致性和问责制。

还会添加其他部分，如业务连续性、供应商管理和影响长期财务的可持续实践。

例如， 一项资产购买审批的财务政策可以是：

• 采购价值超过1000美元需要首席执行官批准。
• 提供购买资产的供应商列表，如有例外情况，需在接洽前获得同意。
• 设备必须符合特定的质量标准。

而购买固定资产的流程则包括以下条款：

• 采购团队在最终确定交易前，必须至少联系三家供应商进行报价。
• 在承诺购买之前，需获得财务经理的最终批准以确保预算一致。
• 采购订单、付款收据和检验报告的副本保存在公司的财务系统中以便追踪。

总之，政策和程序帮助员工理解事情如何运作。它们为员工提供了明确的路线图，以使其与组织目标保持一致，并确保他们遵守法律，从而满足法律要求。

财务政策与程序手册的好处

让我们来了解一下拥有财务政策和程序手册的好处。

如上一节所述，财务政策和程序在为组织的日常活动设定规则和指导方面发挥着巨大作用。此外，它们还可以帮助您做出：

• 更好的财务决策
• 改进沟通
• 消除困惑

不仅如此。让我们看看实施财务政策和程序的其他重要好处。

1. 标准化的财务流程

团队和部门之间的讨论使决策更快、更高效。例如，政策规定库存评估需使用记录的公式，如先进先出法或加权平均法。只要政策没有变更，该公式也将在未来年份中继续使用。

然而，如果没有任何文档化的手册，你的团队可能因任何原因转向不同的工作方法，这会导致工作或报告出现不一致。

2. 法律与法规遵从性

健全且结构化的政策能极大地降低不合规风险。在为组织起草政策时，应牢记各种合规性威胁，例如税务、劳动法、骚扰等。它能减少出错的机会并提高效率，从而确保及时提交申报、准确缴纳税款，并有效遵循所有相关法律与合规要求。

3. 防止欺诈与提升问责制

如果你知道自己对某项任务负责，那么问责制就非常清晰。当你的组织政策和程序明确了你的角色和职责时，几乎就没有逃避责任的空间。例如，你可以指派一个人负责会计，另一个人负责付款。职责分离不仅能确保透明度，还有助于防止欺诈。

4. 简化员工培训与入职

当任何新员工加入你的组织时，记录完善的政策将作为培训手册，使他们能轻松融入你的组织文化和政策。这不仅有助于节省额外的培训成本，还能帮助他们更快地为承担角色做好准备。

💛🧡🧡客户评价：Baklib作为面向客户和员工的封闭式知识库，通过自助式技术解放我们的支持团队和非技术文档。它还使我们的技术和非技术团队通过无缝审批流程，并能够查看任何更改，易于迁移，易于使用。

此外，如果任何员工因任何原因需要承担其他角色，该手册也可以作为指导，帮助他们为手头的任务做好准备。

使用Baklib强大的知识库软件，轻松管理您的财务政策并确保合规。

立即开始

有时，当我们想到规则手册或政策手册时，很容易联想到《少年魔法师》里的场景——一本巨大的、布满灰尘、像百科全书一样、完全复杂到没人想读的大部头。

这就是为什么政策与流程手册需要创建得让每个人都能访问，并包含员工需要了解的所有信息。

以下是应包含的几个部分：

1. 权限与财务职责

从实质内容开始。明确组织内与财务决策相关的角色和职责。

• 谁来审批预算和支出？
• 谁有权签署合同？
• 高管、财务团队和部门负责人的职责是什么？

本部分应能回答这些问题。为了进一步确保组织内部的透明度，本部分还应概述跟踪和报告财务行动的详细机制。

2. 财务争议解决程序

有时可能会发现组织中出现了与财务交易相关的深远争议。事先制定好书面规程可以避免麻烦。通过包含以下内容来激发顺畅运营的精神：

• 逐步解决流程，其中将处理财务分歧，包括升级路径。
• 角色与参与，以明确谁应参与争议解决，例如财务经理或法务团队。
• 时间线，应定义解决争议的现实截止日期，以防止延误并营造一个共情的工作环境。
• 文档记录，强调保持争议和解决方案详细记录的重要性。

3. 薪资政策

如果薪资尚未成为您组织的重要组成部分，那么随着您从小规模发展到更大规模，它将变得至关重要。这部分内容几乎会在组织的每个部门、团队和部分共享，从关键利益相关者到员工。

为确保及时准确的薪资处理以获得最大满意度，请包含：

• 支付时间表，明确员工何时可以期望收到工资，例如按月、双周、小时等。
• 加班和奖金政策，定义额外付款的计算和处理方式。
• 扣除项，阐明税款、福利或其他缴款。
• 最终结算，处理员工的辞职、退休或终止合同事宜。
• 合规性，确保符合劳动法和税收法规。

这也可以包含一个部分，员工可以在此提出关于其薪酬的疑问或信息请求。

4. 支出与报销政策

该部分对于指导员工管理工作相关支出并及时寻求报销至关重要，手册有助于确保公平公正的操作。该部分旨在规范财务责任意识，并确保符合公司标准。关键点包括：

• 明确界定可直接报销的允许支出，如差旅、餐饮和办公用品，并在适用之处包含支出上限或限额。
• 概述事前费用审批所需的步骤，并说明谁有权批准特定支出。
• 制定报销所需的单据规范，明确收据、发票或购买凭证的类型，以及其日期、金额、项目描述等要求。

为保障员工权益，政策还必须明确规定提交报销申请以及完成报销结算的清晰时间范围。

5. 供应商、供货商及承包商关系

从选择标准开始。详细说明如何根据质量、成本效益、可靠性及对公司标准的合规性来评估和选择供应商、供货商及承包商。接着概述合同条款。强调交付物、付款条件、时间表以及违约处罚。这将确保双方的责任。利益冲突政策可以纳入其中，以进一步维护道德实践，确保决策无偏见且符合组织的最佳利益。

最后，转向绩效监控。建立一个根据预定标准持续评估供应商绩效的框架，以确保质量稳定，并建立长期、富有成效的合作关系。

6. 支付条款与发票流程

简化的支付与发票流程能确保财务稳定。在支付条款与发票流程中，应包含：

• 支付方式：定义可接受的支付方式，例如银行转账或信用卡。
• 发票要求：明确发票应包含的信息，如税务详情和支付条款。
• 审批流程：概述支付前发票审批的步骤。
• 逾期付款：包括处理逾期付款和滞纳金的政策。

7. 账单与收款流程

高效的账单与收款政策有助于维持现金流。在确保及时付款和财务稳定的同时，务必涵盖以下关键要素：

• 账单周期：定义生成发票并发送给客户的时间。
• 跟进措施：概述未付发票的处理步骤、催款间隔，并提供如何处理无响应客户的指导。
• 收款政策：处理逾期账户，并明确逾期费用、利息或未付款项的罚款。
• 记录维护：存储发票、付款收据和往来函件。为进行详细的财务记录，建议选择遵守法律和监管标准。

8. 通用数据保护条例政策与程序

如果您的组织处理个人数据，遵守通用数据保护条例至关重要。这意味着需要制定明确的政策，包含安全收集、存储和处理敏感信息的指南，同时遵循数据最小化和目的限制等原则。

员工培训也至关重要，它能帮助员工理解如何负责任地处理数据并识别潜在风险。此外，您需要建立管理同意的流程，确保个人明确、知情地同意使用其数据，并辅以适当的记录和处理撤销请求的方式。

最后，您的政策应包含处理数据泄露的明确步骤，包括如何快速报告和应对，以减轻影响并保持合规。

维护和更新手册的最佳实践

现在我们来谈谈本文的重要部分。别误会，前面的每个部分都信息丰富且重要，但本节讨论的是我们大多数人不会投入精力的维护和更新工作，久而久之，内容就会变得不再适用。

但只要遵循这些最佳实践，并借助能帮助您实时更新的软件，情况就会不同。以下是保持手册严谨且与时俱进的最佳方法。

1. 安排定期的财务政策审查

一个组织涉及诸多财务层面。任何新的或额外的事件，首先都会对财务产生影响。

例如，如果公司正在进行合并或收购，或者推出新功能或子产品，新的运营活动需要被纳入考量，为此，财务政策也需要进行修订。

影响财务政策的因素多种多样，有些需要新增，有些需要修订，有些则需废除。为了让一切顺利进行，所有这些都必须尽快更新。

实现这一目标的最佳方法是进行定期检查（每年或每半年一次），以确保没有疏漏。

2. 利用知识库软件

集中存放的信息总是易于访问。当您使用知识库软件来倡导和沟通您的政策与流程时，搜索、编辑、管理文档或文档堆积如山的混乱局面都将成为过去。

文档托管在云端，团队中所有有权为您的财务方案做出贡献的人员都可以轻松访问。

3. 让关键利益相关者参与政策更新

很少看到利益相关者参与运营，更不用说参与政策更新了。然而，当他们参与时，利益相关者期望获得呈现清晰的更新和快速的数据。

使用知识库软件时，您可以满足利益相关者的需求。邀请他们参与共享文档，以便及时获取更新或进行快速检查。

4. 监控合规性

每个财年的合规要求都变得更加严格，需要严格遵守。随着公司的发展，您的服务范围以及合规领域也会扩大。

保持对法规遵从性的检查非常重要。然而，在快速发展的过程中，安全性很容易受到损害。这可能轻易导致法律处罚或更糟的声誉损害。

定期监控政策并及时更新将帮助您保持在合规的轨道上。

总结

随着你不断前行，你会发现，一份有效的财务政策和程序手册不仅仅是一本规则书。它是一个实用指南，能够帮助你的组织顺畅、透明地运作，尤其是在你的组织从小规模运营转向大规模扩张时。

虽然手册需要根据组织的工作流程和运营进行调整，但像Baklib这样的知识库软件可以帮助你创建定制化手册。通过Baklib，你可以创建一个支持员工、加强合规性并提升财务管理的资源。