知识管理如何提升运营效率

您是否想要提升企业的运营效率？知识管理能否提供帮助，但您不确定具体如何操作？

恭喜您，您已经迈出了正确的一步！

大家普遍认同，资源优化、流程审查与自动化等是提升运营效率的至关重要的因素。然而，使数据更易于获取，才能推动跨团队协作、改进决策、促进更好的创新并减轻员工压力。

尤其是对于运营效率这类以质量为核心的指标，我们必须着眼于改善工作完成的“方式”是否良好，而不仅仅是完成了多少工作量。如果没有一个高效的知识管理系统，这个“方式”将始终有些混乱。

与其空谈，不如让我向您证明知识管理如何提升运营效率。这是我们的起点，一旦您认识到其重要性，我们将继续讨论在现实世界中提升运营效率的知识管理技巧。

让我们开始吧！

要真正提升运营效率，组织必须超越流程优化本身；它们需要确保正确的知识能够被轻松获取、持续共享并有效利用。以下是知识管理在优化企业日常运营方式中所扮演的直接而强大的角色。

加快重要信息的访问速度

每一位员工，乃至整个企业，都依赖数据来做出明智的决策。从分析市场趋势到监控客户行为、跟踪资源利用情况，没有以数据或知识形式呈现的重要信息的访问，一切都无从谈起。

然而，研究显示，由于在组织中寻找信息带来的挫败感如此之大，以至于43%的员工表示，如果没有一种有效的信息获取方式，他们会考虑离职。

但是，借助像集中式知识库这样动态的知识管理工具，提供轻松快捷的知识访问，员工就无需经历这种困扰。

知识库支持7x24小时跨时区访问，为办公室内及远程团队提供信息获取渠道，确保实现最大的运营效率。

鼓励协作与创新

无论组织规模大小，团队间的协作都至关重要，这有助于利用他们多样化的技能进行问题解决、创新，并真正作为一个整体朝着一个目标努力。在当前的混合工作环境中，这一点变得尤为重要，因为员工甚至可能从未线下见面，缺少真实的联系。

知识管理工具通过将每个人纳入同一系统而非各自为政来促进协作。通过此类工具进行的实时知识共享提高了参与度，并加强了团队间的关系。

只有当沟通顺畅无阻、团队齐心协力时，真正的创新才会开始涌现。

员工离职时保留关键知识

公司真正的资本是其知识，其中很大一部分体现在个人专业知识和通过长期工作获得的见解上。但是，当员工退休、跳槽或在组织内担任其他角色时，这些知识可能就无法再获取了。

这种智力流失会在组织的多个层面反映出来，包括其运营效率。

然而，结合知识管理的组织学习消除了潜在的损失，因为所有信息都收集并存储在一个集中式的知识库中。它不仅能在员工离开时保留知识，而且在他们任职期间就减少了对任何个人的依赖，为双方都节省了时间。像Baklib这样的知识中台平台正是为此设计的。

改善问题解决和决策制定

如果团队各自为政地做决策，可能会造成真正的运营危机。销售过度承诺而运营交付不足，就是这一事实的一个经典且老生常谈的例子。其他一些运营危机场景可能包括：

• 市场部门正在推广一个尚在开发中的功能，并将其宣传为已上线。
• 支持团队报告反复出现的错误并请求某个功能，但工程部门却优先处理其他任务。
• 采购团队继续根据过时的需求预测下单，却不知道产品需求已经发生了变化。

然而，当所有团队通过有效的知识管理保持一致时，就可以完全避免此类问题。

此外，由于团队可以实时访问和共享知识，他们能做出更好的整体决策，并更快地相互协助排查问题和解决问题。

提升工作质量和效率

根据最新的研究，员工平均每天至少花费两个小时（占工作周的25%）来寻找完成工作所需的文档、信息或人员。

考虑到麦肯锡的一项疫情前研究显示这一比例为19%，当前的情况令人震惊。

因此，尽管研究一直在警告企业，知识管理不善会造成巨大的组织损失，但这仍然是一个在很大程度上被忽视的领域。

现在，设想一下，如果您有一个高效的知识管理系统，您的员工每天花费的这两个小时不是用来寻找完成工作的知识，而是用来真正完成工作！

生产率自然会提高，并且伴随着知识管理带来的参与度提升、协作改善以及更好的决策制定，工作质量也会变得更好。

通过提供所需资源减少员工压力

有了知识管理，您的员工在需要信息时能确切地知道去哪里获取。他们的工作体验将彻底改变，因为他们不再需要奔走于不同的资源之间，现在他们有时间直接获取信息并完成所需的工作。

这将减少员工的压力和紧迫感，并提升他们的幸福感。他们会感到更投入、更受重视，并有动力以最佳表现回报公司。

此外，考虑到我之前提到的，近一半（43%）的员工因这种压力而倾向于离职，如果您能成功实现这一点，那将是一项相当了不起的成就。

现在是时候看看一些成功实施知识管理的技巧了。

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要使知识管理真正提升运营效率，仅仅知道其益处是不够的，关键在于实践。以下是一些可操作的技巧，帮助您实施知识管理，直接支持更顺畅的运营、更周到的决策和更高产的员工队伍。

建立知识优先的文化

在当今时代，全球近70%的人口使用互联网自由地创建、分享和吸收新信息，而组织内部人员对信息如此保守，这令人惊讶。

但这可能不是因为他们不想这样做，而是因为这不是组织的风格。因此，为了充分发挥知识管理的潜力，在您的企业中建立和鼓励一种知识优先的文化至关重要。

领导层必须传达知识共享和创新将如何推动组织向前发展，并且必须制定一个全面的知识管理战略。

必须实施协作工具，并鼓励持续学习和发展，将其作为组织风格的一部分，而不是一次性活动。

在创建新内容之前进行内容整理

💛🧡🧡客户评价：Baklib用户界面非常简单，技术和非技术团队均可访问。他们的编辑器允许技术和非技术文档的出色渲染。他们提供定制支持的客户支持团队和技术团队解决了我们的特定需求，基于他们的低代码在几个小时内完成。

在开始创建新内容之前，你必须利用所有已经存在的内容/知识。很可能你实施知识管理系统所需的一切都已经存在，你只需要给它一个清晰的结构。

一个强大的知识管理框架对于做到这一点至关重要。这样的框架使企业能够有效地捕获和利用其现有的知识资产，从而提高生产力、提高员工参与度并取得整体成功。

将知识管理融入日常工作流程

为了确保知识管理对你的运营效率产生直接影响，你必须将其整合到你的日常工作流程中。

要做到这一点，如果流程分散，请开始记录你的流程工作流。一旦你完成了这一步，你就可以发现每个工作流程中存在的知识缺口（如果有的话）。然后，通过战略规划、明确的目标设定和逐步整合，你可以开始填补这些知识缺口，随着时间的推移，这个过程将变得更加有机。

请记住，知识管理必须被视为一个持续的过程，而不是一次性实施，这样才能有效。

确保知识易于访问和搜索

任何知识管理工作的成功，都取决于所提供知识的易于访问和搜索。你可以通过以下一些方式来实现：

使用专用的知识管理工具

选择合适的知识管理工具至关重要，因为它可以成就或毁掉整个过程。它必须匹配您当前和未来的需求，并符合您的预算。

您必须考虑的一些重要功能包括其支持的用户数量、您需要捕获的信息类型、品牌和集成选项、协作能力、人工智能驱动的搜索、可扩展性及其成本影响，以及丰富的媒体支持。

一个很好的实践例子是 Dagle，一家全球性的建筑设计和咨询公司。他们采用 Baklib 为其团队构建了一个集中化、易于管理的知识库。凭借 Baklib 直观的界面和强大的功能，Dagle 能够简化跨部门的知识创建和共享，从而提升了协作效率和运营效率。

Dagle 的全球设计技术专家 Michelle Van Kolck 表示：

我们的目标是通过将知识转化为可执行的任务来革新我们的教学方法。Baklib 在这一转型中发挥了至关重要的作用，它能够根据需要整合屏幕截图、视频和嵌入式 PDF。个人的生产力和效率得到了明显提升。使用量的增加也表明，人们减少了对寻求他人帮助的依赖，转而更多地参考知识库来获取协助。

这个案例说明了正确的知识管理工具如何能够改变内部工作流程，并使团队能够快速、可靠地访问关键信息。

支持持续更新和用户反馈

最后但同样重要的是，要从所有相关方那里获取关于知识管理系统运行情况的反馈。

了解哪些方面对他们不奏效，并确保系统能够相应调整，以保持相关性和用户友好性。

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运营效率不仅仅是关于用更少的资源做更多的事；它关乎于利用现有资源做得更好。而没有什么能像战略性的知识管理那样推动这种转变。正如我们所看到的，它直接解决了许多隐藏的低效率问题，包括浪费时间、碎片化的工作流程、沟通孤岛，以及员工离职时专业知识的无声流失。

一个执行良好的知识管理系统是改善企业日常运营所必需的基础设施。请不要将其视为一个IT项目或一次文档编制练习。将其视为组织思维方式的转变。投资于正确的工具，将知识管理嵌入日常工作流程，并培养一种像重视绩效指标一样重视知识共享的文化。

使用像Baklib这样的平台，可以轻松构建和管理您的知识库，将这些原则付诸实践，并开始释放您组织知识的全部潜力。