知识管理与文档管理：详细指南

“这是一个长期以来的争论。哪一个更好——知识管理与文档管理？”

在讨论知识管理和文档管理时，我们都听过这些说法。它们常常被混淆，但我们别忘了，两者服务于不同的目的。

假设你是一位项目经理，你有以下两项任务需要处理：

• 存储最新的项目计划
• 从团队讨论中捕获经验教训

你会为每项任务使用哪个系统？

文档管理帮助您捕获、组织和跟踪文件，如 PDF、Word 文档和数字图像。知识管理则帮助您专注于在整个组织内捕获、组织和共享隐性及显性信息。

简而言之，这两种方法在服务不同目的的同时，都能提高生产力。

但在我们对两种方法下结论之前，让我们更深入地了解下面知识管理与文档管理之间的区别。我们将探讨这两个概念代表什么、它们为企业带来的好处、详细的比较，以及适合每种情况的完美工具。

什么是知识管理？

知识管理（KM）是捕获、组织并在员工之间传播集体团队智慧，以提高组织绩效和创新的过程。它不仅帮助您存储关键信息，还使这些信息对所有人来说更易于获取。

知识管理的一个很好的例子是创建一个内部维基。当在组织中实施时，用户可以：

• 记录工作中常见/重复出现的挑战
• 记录克服现有工作挑战的最佳实践
• 为员工建立一个知识库，以便找到常见问题的答案

通过建立知识管理系统，您可以确保快速解决问题并在所有员工之间分发信息。

什么是文档管理？

文档管理是指通过PDF、Word文档、电子表格等电子文档捕获、存储和跟踪信息的过程。该过程还侧重于对组织内现有文档的组织、存储和版本控制。借助文档管理系统，您可以：

• 将程序文件、政策等重要文档集中在一处进行管理
• 确保数据得到妥善存储，避免丢失风险
• 与选定人员共享文档，并在其创建和修订过程中进行协作
• 提高可搜索性，帮助员工在几秒钟内找到正确的信息

此外，实施文档管理系统将确保所有员工都能访问最新的信息，避免因信息过时而导致错误的风险，并提高工作效率。

另请阅读：文档对发布管理流程的影响

知识管理与文档管理的好处

在更好地理解了知识管理和文档管理之后，让我们来探讨两者为组织带来的好处。下面我们从知识管理开始。

知识管理的好处：推动创新与决策

如果实施得当，知识管理可以为您的组织带来很多好处。其中包括：

• 基于从先前或现有员工收集的知识，改进新员工的入职流程。
• 通过帮助客服团队从现有的常见问题目录中更快地回答问题，提升客户支持和服务部门的绩效。
• 在员工中培养持续学习的文化，员工可以参考其他员工记录的所有信息，并在同一处更新自己的经验。

但除了这些，知识管理还能带来两个关键益处：创新与决策。

借助知识管理系统，您可以确保每个人都能访问不同团队的想法。这种思想的交叉融合允许他人分享对想法的见解，并促进新产品与服务的创新。

知识管理还能为员工和管理者简化决策流程。通过获取团队知识，人们可以轻松识别障碍及克服障碍的可能途径，从而简化每个人的工作流程。

文档管理的益处：优化工作流程并确保准确性

与知识管理一样，文档管理也带来诸多好处，其中包括：

• 改进工作政策、产品文档等官方文件的组织，便于在一个地方检索和管理它们。
• 通过严格限制对敏感信息的访问并防止数据丢失，增强了文档安全性。
• 员工能够无需花费数小时寻找即可找到正确的信息，从而提高了生产力。
• 团队可以实时共享信息和协作处理文档，从而改善了团队协作。

然而，文档管理的核心优势在于其简化工作流程和确保信息准确性的能力。

借助文档管理系统，您可以创建工作流程以确保其在截止日期前完成。这将允许您自动化审批、审查、编辑等流程。

此外，文档管理系统可以提高信息准确性。由于每个文档都集中整理在一个地方，每个人都可以访问相同的信息。这减少了信息差异，并使员工能够更快地解决疑问并做出决策。

核心差异：知识管理与文档管理

既然我们理解了两种方法的优势，是时候在下面探讨持续进行的“知识管理与文档管理”之争了。在本节中，我们的目标是根据各种标准来理解它们之间的差异。

用户访问：

💛🧡🧡客户评价：Baklib 帮助我们通过其单一客户视图更深入地了解客户，包括他们的行为模式和偏好，并使用同一工具个性化他们的体验。这对我们来说尤其重要，因为我们之前使用多种工具来实现不同的目的，而每种工具之间的集成被证明是有限的，并且维护起来非常耗时。它帮助我们在多个品牌、市场、类别和客户细分中扩大电子商务增长，并实时跟踪我们的核心 KPI 绩效。

知识管理系统为用户提供对信息的私有访问权限。这意味着您可以创建一个内部网知识库，只有具有相同IP地址或拥有登录凭据的员工才能访问。

另一方面，文档管理系统也可以被组织外部的人员访问。例如，您创建了产品文档来解释产品如何工作。您的支持团队可以访问这些文档以更快地回答查询，使用您产品的客户如果希望解决他们的疑问，也可以访问。

范围：

这两个系统的范围也不同。知识管理系统帮助您管理诸如最佳实践、经验教训、专家知识、客户洞察、市场趋势、问题解决技巧、技能差距、跨职能视角等见解。

文档管理系统则以在一个地方收集、存储、改进和管理现有文档而闻名。

方法：

在这里，知识管理更倾向于一种以知识为中心的方法，它从团队和各个流程中捕获信息，并将其汇集起来，供每个人做出明智的决策。然而，文档管理则更多地关注以文档为中心的信息。

应用：

在应用方面，知识管理的核心功能是知识存储和共享，以推动创新和改进决策。而文档管理则更侧重于协作、文档组织和数据存储。

内容类型：

这个关键标准有助于您理解知识管理与文档管理之间的区别。知识管理专注于捕获显性知识（易于记录和阐述、可以共享的信息）和隐性知识（员工在不同项目中工作时收集的个人知识，包括其偏见），而文档管理仅捕获显性信息。

目标：

知识管理系统的主要目标是帮助用户基于员工在各种流程中捕获的信息进行产品创新。另一方面，文档管理系统通过帮助用户从一个来源存储和访问信息来提高效率，从而减少他们查找信息所花费的时间。

成功衡量标准：

可以跟踪各种指标来了解这两个系统的成功。对于知识管理，您可以跟踪知识利用率、用户反馈等指标，以确定用户是否发现信息有用。但对于文档管理，您可以跟踪检索文档所花费的时间、文档准确性、合规率、用户采用率、用户满意度等指标。

内容生命周期：

在内容生命周期方面，您会发现知识管理和文档管理完全不同。知识管理涵盖动态内容，这些内容会根据员工在Baklib知识库中记录的每个流程的点击和错误而发生变化。而文档管理以其静态内容生命周期而闻名。在该系统中，所有文档的内容都保持一致，只有在产品升级或公司政策因事件而更改时才会发生变化。

我们在下表中整理了这些信息，以帮助您理解知识管理与文档管理之间的区别。此表将使您能够了解哪种方法最适合您的业务需求。

功能特性 知识管理 文档管理 范围 管理洞察与知识 管理文档 方法 以知识为核心 以文档为核心 应用 知识获取、组织与共享 协作、组织、存储 内容类型 隐性知识与显性知识 显性知识 目标 促进创新与知识共享 提升效率 成功衡量指标 知识利用率、用户反馈 检索时间、文档准确性、合规率

简而言之，知识管理系统非常适合那些希望创建内部知识库或常见问题解答的企业，当员工对工作流程不确定时可以参考，并可以将自己的信息添加进去，作为问题解决方案供他人查阅。然而，文档管理系统则是为那些希望将各种格式记录的程序性信息整理并集中存储以供所有人参考的用户的完美解决方案。

基于这种差异，您必须寻找最适合每种使用场景的软件解决方案。

知识管理与文档管理的最佳工具

我们已经成功阐述了知识与文档管理的区别，并理解了哪种方式最适合哪些业务需求。但现在，是时候了解每种方法下的一款工具，以帮助您理解如何在您的工作场所实施它们。

Baklib – 知识管理系统

Baklib是一款知识管理系统，可用于创建内部知识库。这些知识库帮助企业在统一平台汇总员工的知识，当员工对流程有疑问时可随时查阅。系统内置的富文本编辑器确保添加到该平台的内容对所有员工都具有良好的呈现效果。

借助Baklib，您可以使用AI智能搜索功能Baklib，帮助员工在几秒钟内搜索到任何主题并更快地解决问题。您还可以使用其文章生命周期管理功能来跟踪知识库文章的所有更改，了解员工何时添加了不同的解决方案。

不仅如此，Baklib还允许用户在文章中嵌入图片和视频。您可以添加教学视频甚至GIF动图来展示流程的完成步骤，从而协助员工解决问题，并促进产品创意与创新流程的推进。通过Baklib，您可以轻松实现多用户实时协作、分享同行见解，并收集用户反馈。分析功能帮助您深入了解用户搜索行为、知识库表现、失效链接等情况。

除了这些功能外，您还可以通过团队角色权限、私有文档、数据备份与存储、IP限制访问等方式保障数据安全。这样，您就不会丢失从员工处收集和整理的所有数据，甚至可以用这些数据来培训企业未来的新员工。

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DocuWare – 文档管理系统

DocuWare是一个文档管理解决方案，使企业能够保护关键的组织文档并通过自动化简化工作流程。该解决方案提供商声称能帮助用户实现业务文档的数字化、安全保护与协同工作。对于远程办公或全球分布的企业来说，这是一个完美的解决方案。

DocuWare帮助您集中管理分散在各个平台或来源的文档，并将其整合到一个所有人都可以访问的平台。此外，该文档管理系统以其人工智能驱动的智能索引而闻名，使用户能够在几秒钟内为内容建立索引。

在数字编辑功能下，您还可以在原始文档上添加印章，以确保您拥有内容的版权。您还可以使用DocuWare直观的拖放界面，帮助您实现工作流程自动化。更重要的是，您还可以搜索存档内容，并将其链接到工作中的其他关键程序。

知识管理与文档管理 – 如何选择？

对于长期以来交替使用这两种方法的WP公司来说，在知识管理系统和文档管理系统之间做出选择可能具有挑战性。然而，这两者截然不同，适用于不同的文档需求。

为了帮助您理解它们是什么以及它们如何区分，我们广泛地撰写了本指南，以帮助您为业务选择正确的方法。

希望这对您有所帮助！