创建分步指南的终极指南

无论您是在教导用户如何使用您的产品还是完成一个流程，编写逐步说明的方法都应依据风格指南来确定。清晰和一致性是关键，因为用户可能依赖您的说明来完成关键工作流程、确保法律合规、达成产品成功或进行技术操作。

正确传达信息是成功文档编制的核心，尤其对于文档子类别中的说明而言。文档有多种不同类型，但对于说明，您需要引导用户完成一个流程并期望达到预期结果。

对于任何组织来说，风格指南将确保无论由谁编写文档，都能获得一致性的最终结果。您并非特例，因为67%的公司声称拥有公司风格指南，这使其对您的文档工作至关重要。

什么是逐步操作指南？

逐步操作说明是一份书面文档，包含用户关于如何完成特定流程或任务的信息，而风格指南也包含如何编写这些说明的指导。这份文档应深入到最微小的细节，不留任何遗漏，以确保用户能够成功。

逐步指南（创建于 Baklib）

您需要引导用户从A点到达B点，并且必须遵循一个逻辑递进过程，不能遗漏任何步骤，也不能让用户感到困惑。一份指令风格指南可能会告诉您在文档中使用哪些特定的词语、如何构建文档结构、格式和内容风格，以及如何使用多媒体。

分步说明必须在用户最需要的时候出现，否则就不会有效。因此，根据具体情况，它应该嵌入您的系统中、链接到您的界面，或者包含在手册中。风格指南会根据您文档的格式或渠道，告诉您如何呈现这些说明。

何时使用分步说明？

分步说明的成功与否取决于能否准确理解何时使用它们来帮助用户。在某些时刻，客户或用户期望获得指导，如果得不到帮助，他们可能会感到困惑或无法完成任务。这些场景将有助于确定您为编写说明而创建的风格指南。

客户入门引导

客户入门引导意味着准确地教会用户如何使用您的产品，从而为他们提供全面的指导。虽然引导的某些部分可能比较直观，用户可以通过界面自行学习，但提供书面文档对于帮助用户解决问题是必要的。

客户入职文档（在Baklib中创建）

员工入职

当员工加入您的公司时，他们将受益于关于如何完成员工入职流程、熟悉您的政策和程序以及学习新工作诀窍的全面指导。分步说明确保为您的员工提供一致的体验，或者根据您需要教授的内容提供个性化的体验。

员工入职文档（在Baklib中创建）

组织知识共享

促进知识在组织内的传播，以便更多员工可以从集体知识中受益。将知识编码到指南中，使得任何员工都能完成一个流程或任务，这意味着您可以从智力资产中获得更多价值，并避免因员工流动造成知识流失。

产品知识培训

指南帮助您向用户传授有关产品的信息，并完成持续培训，使他们更加熟练。指南是知识库的一部分，用户可以查阅，以便了解新功能并解锁更多价值。

客户自助服务支持

客户无需联系客服代表寻求帮助，即可通过分步指南自行排查产品或服务的问题。以文章形式提供指南，意味着客户可以在产生疑问时，通过SEO或知识库搜索功能快速找到所需答案。

分步操作指南的优势

89%的客户会参考技术产品信息做出购买决策，这对于希望提升营收的企业至关重要。以下是分步指南的主要优势：

通过缩短解决时间提升效率

如果客户能够获取按指南编写的分步说明，您的支持团队将因问题解决速度加快而提升工作效率。只要指南清晰易懂，客户就能通过自助服务解决问题，无需等待客服介入。

清晰简明的说明减少困惑

指南能确保您的说明清晰简洁。无论是内部还是外部指南，通过明确流程和具体要求，都能有效减少困惑。客户或员工可以按步骤操作，由于所有人都清楚最终目标，执行结果也将更加标准化。

通过预防手动错误提升质量

基于风格指南的高效指令通过每次执行相同的分步流程，能有效预防手动错误，从而提升质量。用户可以从展示成功完成的视觉示例中受益，同时指令有助于排查解决出现的问题。

有效传递公司知识

如果不通过分步指南将知识文档化以便在员工间传递，您将面临知识流失的风险。当您为后世留存知识时，就能确保累积知识所花费的时间没有被浪费，从而使您的公司更高效、更具生产力。

如何创建分步操作指南？

接下来，我们将探讨如何创建分步操作指南。

明确指南的目的

在创建指南之前，您需要理解指令的目的，以确保它们能够达成目标。是为了引导用户完成入职流程，还是教授他们如何使用您的产品？这将决定您与用户沟通的语气，以及您如何向目标受众呈现信息和传递内容。根据您不同指令的目的，您可能需要多个风格指南。

定义您的目标受众

指南的目的与目标受众紧密相关，即您指令所针对的特定用户。风格指南决定了您与受众沟通的方式，受众可能是技术专家、普通公众或您组织内的内部员工。请记住，您可以拥有不止一个目标受众，这使得指令的传递更加复杂，并可能导致需要多个风格指南。

定义核心要素

定义您操作指南的核心要素，例如简介、在术语表中定义技术术语、图像的使用、列表、内部链接等。这些微小的细节共同构成了您的样式指南，并且通常存在于您创建的每个新指南中。在样式指南中，您将定义如何在每条指令中使用这些核心要素，以便为用户创造最佳体验。

创建内容结构

您需要以尽可能清晰的方式构建内容结构，这意味着要让您的技术作者知道如何构建简介、按顺序呈现步骤的方式、典型的结论以及任何进一步的阅读或参考资料。指令中一致且可靠的结构意味着您的用户知道可以期待什么，并降低了学习难度。

撰写可执行的步骤

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您操作指南的核心成分将是步骤，您需要确保这些步骤是可执行的，以便用户能够遵循。这意味着每个步骤都涉及一个特定的任务，如果相关通常配以截图，以教导用户如何完成每个任务并理解何时可以进入下一步。您不包含过多的信息，但也不会在当前步骤完成之前就进入下一步。

使用清晰简洁的写作风格

您撰写指令的方式需要清晰简洁，避免使用可能削弱信息传达的不必要或过于技术性的词语。您可以采用正式且现成的样式指南，如《芝加哥格式手册》或《美联社格式手册》，或者制定内部的样式指南来告诉您如何撰写内容。

发布您的内容

将您的内容发布到合适的工具中，意味着最终产品将以吸引人且易于访问的方式呈现。指定内容的发布方式是风格指南的重要组成部分，同时还要概述审查流程，以确保最终产品的质量。

收集反馈并进行改进

指导风格指南永远不会一成不变，收集反馈以进行改进是该过程的重要组成部分。如果您在合适的软件上托管您的风格指南，您可以邀请评论或安排定期的正式审查，以征求反馈意见。

创建有效分步文档的技巧

现在，我们将介绍如何为用户有效地创建分步文档。

选择合适的工具

要撰写、审查和发布最佳的分步说明，您需要合适的软件来帮助您。Baklib专为文档管理而设计，为您提供了发布分步说明的理想平台。您可以使用多个编辑器以适合您工作流程的方式制作内容，并建立可靠的审查流程以保持文章更新。其知识库设计完美，用户能够自定义特定元素或构建自己的知识库。借助AI助手，您可以使用提示模板来构建内容。通过SEO描述生成器，您可以快速添加元描述，它还会推荐标签。借助分析功能，您可以深入了解文档健康状况、文章表现，并立即采取行动。

Baklib 仪表板概览

为提升可读性，需始终使用业务术语表

每当使用读者可能不理解的术语时，你都需要链接到业务术语表。这可能是你内部使用的术语、对技术术语的解释，或是读者为了执行指令需要掌握的概念。如果未能解释某个特定术语，用户可能会感到困惑并导致操作失败。

利用模板节省时间

你不希望你的技术作者每次都从头开始，因此为团队创建可复用的模板对每个人都有益。模板能确保一致性，让你无论作者是谁，都能在撰写每一篇文章时更有效地正确实施指导方针。例如，在 Baklib 中，你可以保存文章模板，每次需要新文章时直接复制即可。

融入视觉辅助

利用视觉媒体来帮助你创建适合不同层次用户、并能满足不同学习风格的文档。视觉辅助可以是图表、屏幕截图、插图、产品照片，或任何其他可以更清晰展示你说明的内容。请在你的指南中明确说明作者应如何在文档中使用图像。

利用类别和子类别构建清晰的内容层次结构

在设计面向用户的逐步指南时，务必考虑到内容的组织。合适的软件应允许您将内容组织成类别和子类别，以便用户能够轻松浏览您的知识库，并发现他们未曾意识到的内容。为您的信息架构制定计划，意味着您的知识库将是有意设计的，并能引导用户完成一段旅程。Baklib允许您在文档结构中创建层次，使用户能够逻辑清晰地浏览内容。

Baklib中的类别

根据工作流程变化更新您的指南

如果您的指南是针对内部工作流程的，那么这些流程可能会定期变化，您需要更新指南以反映这些变化。安排定期审查，并指派技术写作者来创建符合新工作流程的内容。在Baklib中，您可以轻松完成此操作，因为它支持可视化地分配工作流状态和安排审查。

创建一份操作手册风格的指南并非易事，但通过规划好你的方法，可以确保指令更加有效。指令对于用户成功至关重要，它可能决定了客户是否采用你的产品或流失。你可能需要确保员工遵循流程或协议，而在这两种情况下，包含逐步说明的知识库都是解决方案。

Baklib为你的技术文档撰写者和文档经理提供最佳体验，他们需要为顾客或员工提供自助服务支持。在尝试创建符合最高质量标准的文档之前，采用风格指南是必要的。

创建风格指南是在建立模板、决定内容的格式以及内容的交付和呈现方式之间取得平衡。尽管这看起来可能是一个枯燥的话题，但最终你的用户会感谢你。