什么是结构化创作及其重要性？

在创建文档时，作为技术文档工程师，您是否仍在保持一致性、风格、协作和版本控制方面面临挑战？如果您点头同意，那么您是否考虑过实施合适的工具？

这就是为什么结构化创作工具成为内容团队的首要考虑，这些团队需要为用户创建文档，并大规模地使用最新的技术写作工具来制作有用的技术文档。

尽管市场广阔，有许多有用的文档工具，但结构化创作工具占据着特殊的位置，因为它们专为技术团队制作大量文档而设计。如果没有结构化创作工具，可能会导致许多效率低下和浪费的做法，因为技术文档工程师要处理过多的文档。

结构化创作是希望提升作者和用户内容体验的团队的答案，它与基于HTML的其他工具形成对比。

结构化创作涉及将内容与格式分离，这样您就可以专注于写作，因为格式稍后可以通过XSLT和CSS来应用。对于结构化创作，您需要一个工具来支持这些工作流程，并将您的内容分解成组件。

假设您有大量复杂的内容，例如许多非常相似的产品。在这种情况下，每个产品都需要自己的文档，您很可能会在文档中重复使用许多组件，因此您会希望使用结构化创作工具。结构化创作工具将您的内容存储在数据库中，使其可重用，这样您可以更新一次，并在任何地方使用它。

结构化创作工具不仅仅是一个内容创作工具，因为它允许你复用组件、自动化发布流程、更有效地与同事作者、编辑和审阅者协作，并实现单一来源（一次编写，多处发布）。你可以控制内容的呈现方式，因此即使是多元化的作者群体也能产生一致的结果。

使用结构化创作的好处

技术文档至关重要，你需要合适的工具来帮助你制作高质量的内容。使用微软Word等工具创建内容的历史传统已不再完全适用，因此针对这个不断增长的市场，开发了更专业的解决方案。

现在，我们将探讨为你的文档使用结构化创作工具的好处。

高效的多作者协作

如果你能实施结构化创作，你将能够与多位作者高效协作。结构化创作工具专为大型团队设计，通过创建工作流、所有者和状态来生产内容。由于用户将内容输入到一个样式受到严格控制的系统中，产出的内容更加统一。

通过预定义的内容结构节省时间

当你使用XML作为定义内容结构的系统时，由于你使用的是许多专业人士都了解的行业标准标记语言，因此可以节省更多时间。寻找支持来创建内容将更加容易。基于XML的内容既是机器可读的，也是人类可读的，在创作和输出之间无需转换。作者可以将精力集中在写作和创建其他媒体上，而不是去费力构建内容结构。

更好的内容管理和维护

如果您希望在将来某个时间点更新内容，您肯定不希望逐一导航到内容发布的每个实例。进入系统进行一次更新，即可让您的更改在所有地方生效，从而使内容维护更加轻松。内容可以在主题、段落、句子甚至更小的级别上定义，因此您可以在组件级别进行管理。由于样式是预先定义的，并且多个贡献者无法干扰样式，因此维护起来不那么头疼。

多语言本地化

结构化创作工具使得本地化变得更加容易，因为它们考虑到了将内容翻译成不同语言的需求。例如，通过将内容编写并存储在可以多次重用的独立主题中，您只需翻译一次主题，从而节省翻译成本。许多翻译服务甚至可能要求您的内容采用结构化格式。

内容可重用性

正如我们已经谈到的，结构化创作工具非常智能，允许您标记和分组相关内容，从而更容易找到可重用的内容。内容不再被视为文章或页面，而是变成一个可以搜索并包含在新文档中或发布到新平台的库。想象一下拥有大量相似产品的情况，它们都需要非常相似的文档，只有一些细微的差别。重新发明轮子是没有意义的。

多频道内容发布

如果您在创作层面应用设计和格式设置，这意味着您无法使用单一来源发布到多个频道。与为多个频道多次创建内容不同，结构化创作工具支持多频道内容发布。这意味着您可以将文档发布到网页、电子书和CHM文件，因为实际内容与不同格式兼容。

提高生产力

由于技术写作者花费更少时间试图将内容强制塞入不合适的工具，结构化创作工具提供了更有效管理内容的机会。与其每次经历繁琐的重新发布过程，不如利用自动化来执行常见任务。尽管需要付出大量努力来学习像DITA这样的标准才能充分利用兼容工具，但这会使您的内容更加强大。

另请阅读：技术写作者的主题式创作

结构化创作工具的类型

结构化创作工具与特定的格式选项相关联，允许您选择想要用于文档的工具。

DITA或其他基于XML的工具

特点

DITA是一种开放架构，常用于结构化创作工具中，具有针对特定行业通过标准化定义的预定义架构。

优缺点

优点

• 适合生成大量基于PDF的文件
• 适用于大量文档，且有多位作者贡献

缺点

• 对于不愿意学习DITA的小型团队来说，它可能过于复杂
• 在DITA中创建内容会将您锁定在特定的工具中，这使得内容难以迁移

基于Markdown的工具

功能

使用Markdown（一种轻量级标记语言）的工具通常被那些希望快速实施灵活解决方案的团队所采用。

优点与缺点

优点

• 基于Markdown的工具简单易学，即使是最初级的开发人员和技术写作者也能轻松上手。
• 您可以阅读Markdown源代码，无需因为繁重的格式干扰而必须进行解析。

缺点

• Markdown是许多技术团队使用的通用语言，但它最终以太多“变体”被使用，导致难以管理。
• 其语法不易适应需要表格等功能的更复杂文档（Markdown在设计时并未考虑到文档需求）。

💛🧡🧡客户评价：由于我们使用Baklib来管理所有内部培训知识库，因此我们将每天使用该程序（以及每天多次）。内容需要有序直观，以便我们的员工在我们扩大规模时自助检索。除了拥有强大可定制的搜索功能外，Baklib 是一个易于使用的分层组织系统，在我们交叉链接文章时非常有用。

基于云的平台

功能

使用基于云的工具意味着您可以通过互联网连接访问您的工具，而不像本地解决方案那样受限于下载软件并在本地环境中工作。您无需担心托管问题。像Baklib这样的工具为大型企业提供私有托管选项。

优点与缺点

优点

• 公司无需管理软件和硬件即可使用他们选择的工具
• 通过多个用户席位，可以轻松地扩大或缩小访问规模

缺点

• 如果您的网络连接不稳定，访问平台会比较困难
• 您受限于提供商的数据限制，如果您的文档或其他文件过多，这会成为一个问题

选择结构化写作工具时需要注意什么

用户友好的界面

您需要一个与标准文字处理编辑器一样易于使用的工具，以确保在团队中广泛采用。尽管您考虑的工具可能很复杂，但它们的设计应该鼓励直观学习。

用于内容创作的编辑器

一个相关的概念是提供一个简单的编辑器，使您的技术文档编写者能够快速编写文档，同时适应现有的工作流程并促进与其他团队的协作。在进行过程中，内容应保持可读性和清晰度。

内容可重用性

结构化写作工具的一个基本特性是能够在多个渠道和项目中重复使用内容。这意味着内容以内容块或组件的形式存储，可以根据需要提取以创建新的输出或更新现有渠道，而不是将最终设计固定在其中。

可搜索的知识库网站

当您将内容发布到知识库时，它需要具备可搜索性，以支持出色的用户体验。为了让用户找到他们需要的内容，内容应能被索引、打上标签，并能推荐相关内容。如今的用户优先使用网络，应能够通过一个可搜索的知识库访问文档。

实时协作写作

您需要实时协作能力来加速创作过程，以便更改能像谷歌文档一样在界面中立即更新。这意味着选择一个在云端而非本地运行的工具。

高级集成

与其他工具的高级集成是创建优化生产力的高级工作流程的关键，这意味着将您的结构化创作工具与翻译工具、聊天机器人或帮助台等软件连接，以支持您的客户服务。

灵活的定制选项

能够定制工具以适应您的工作流程非常重要，这样您就不必使用与其他人完全相同的工具。通过配置设置（可能借助实施团队的帮助），您可以释放结构化创作工具的潜力。

轻松设置和快速上手

您肯定不想花费数月时间设置一个工具，结果却发现它并不适合您。轻松的设置（包括快速的试用）确保您获得采用该工具所需的必要经验。

为何选择 Baklib 作为您的结构化创作工具？

如果您正在考虑结构化创作，那么 Baklib 就是您的不二之选。虽然 Baklib 并非严格意义上的结构化创作工具，但它提供了满足各种规模企业需求的文档制作选项。

您可以选择使用Markdown、WYSIWYG或高级WYSIWYG编辑器来创建您的文档，并可以根据您的工作流程进行自定义。在Baklib中与作者团队协作毫无问题，您可以分配文章和状态、设置审阅等。

企业选择Baklib的一个重要原因是其分析功能，它可以告诉您知识库的运行情况。您可以深入分析诸如浏览量最高的文章或用户位置等指标，以获取更多关于您内容的洞察，并让您的工具为您更高效地工作。

Baklib最佳功能

AI功能：

Baklib拥有一套AI功能，使其在市场上极具竞争力。以下是一些AI功能：

• AI写作助手 – 借助此功能，您可以通过向AI助手输入指令来利用人工智能的力量进行写作，例如改变文档的语气，或为文章生成大纲等。
• AI SEO描述生成器 – 此功能将帮助您为文章生成相关的SEO描述和元描述。
• AI标签推荐器 – 顾名思义，此功能会为您的内容推荐合适的标签。

Ask Baklib– 这是一项AI辅助搜索功能，允许用户快速找到答案，并根据用户提示提供上下文相关的帮助。

内容片段：

内容片段是一组预定义的可重用内容块，可以包含文本、段落、表格和图像。片段可以使用所见即所得编辑器或Markdown编辑器进行格式化，支持文本格式、列表、图像、链接、代码块等选项。可以通过合并代码值语法或在编辑器中使用工具栏将片段添加到文章中。内容片段概览页面允许您查看、编辑和删除片段，并查看哪些文章或分类页面使用了特定的片段。

变量：

Baklib中的变量是可重用元素，有助于在不同文档部分保持一致性并提高效率。它们允许贡献者轻松地在一个地方更新信息，这些更改会自动反映在整个文档中。通过为会随时间变化的文本内容（如联系信息）添加变量，您可以只更新变量本身，而无需在所有出现的地方逐一修改。使用变量可以增强协作，确保统一性，并节省技术文档编写的时间。

集成

当您采用 Baklib 作为您的文档平台时，您可以将其与您喜爱的所有工具（例如 Zendesk 和 Intercom）集成，以获得连贯的支持体验。自助服务内容必须与您的支持流程紧密结合，并允许客户在不同帮助方法之间跳转，因此一键集成至关重要。

平台API

您可以使用 Baklib 的开放 API 来访问您的知识库，对文章、类别和用户进行读写操作。能够跳过使用界面可以显著加快文档处理流程，并自动化许多对提高生产力至关重要的活动。

文件库

Baklib 的文件库是您所有文件（包括图像、视频和音频）的存储位置。在一处访问所有类型的媒体内容，并使用文件库在一处更新图像，这些更新将在知识库的每个实例中反映出来。

SEO

对于希望在用户搜索的地方（即线上）触达他们的企业来说，以网络为先的文档至关重要。您可以轻松地利用 Baklib 的页面 SEO 工具吸引客户的注意力，并且无需任何专业知识即可掌握技术性 SEO。

总结

结构化编写是一个非常特殊的环境，企业可以用它来大规模创建文档。通过将内容与格式分离，您对生产拥有更大的灵活性和控制力。借助这些工具，您还能够自动化重要的发布流程，以确保更新按时进行等等。

像 Baklib 这样的解决方案可以弥合您更传统的内容管理系统与成熟的结构化编写工具之间的差距。您可以获得许多好处，而无需投资于一个将您锁定并使转向其他工具变得更加困难的系统。

使用 Baklib，您不需要学习像 DITA XML 这样的语言，因为所有的结构和格式都由平台为您处理。