部落知识完整指南
部落知识是组织内未记录、未共享的隐性信息，存在于员工头脑中，可能带来产品升级、客户满意度提升和利润增长等好处。需通过定义目标、识别关键人员、制定策略、记录知识、建立单一来源和选择工具来高效捕获。
部落知识：完整指南 [+示例]
当您的团队为即将到来的产品更新甚至客户挑战集思广益时，有一半的想法从未离开会议桌，也从未到达研发团队。然而，必须承认的是，研发团队并非智慧的唯一起源地。您的组织内部存在着无名英雄；尽管他们有实践经验，但在提出解决方案时，他们的声音却被掩盖了。他们宝贵的知识是通过无数次现实场景磨练出来的，仅靠书本学习是无法获得的。遗憾的是，这些见解往往未被记录下来，从而脱离了研发团队的视野。
您的公司是否存在这种情况？试想一下，当一名员工告别公司时，无论是退休还是其他原因，他们的部落知识也就永远丢失了。
为了避免此类信息的丢失，现在是时候开始将它们记录下来了。
为了帮助您进行文档记录，我们创建了一份快速指南，帮助您理解部落知识的必要性、重要性以及记录它的方法。 那么，让我们开始吧！
什么是部落知识？
部落知识指的是组织内许多人不知道的、未记录的信息。这种信息通过口口相传在办公室空间传播，但从未到达能够实施它的适当管理层。
部落知识不像显性知识那样，后者被记录并与跨部门的员工分享。不幸的是，它从未离开员工的脑海，或者在关键会议上被提出。
拥有部落知识的员工会随着时间的推移发展出可能帮助他们实现个人工作目标但可能无益于团队的策略。这就是为什么员工在遇到部落知识时必须将其记录下来，以帮助他人也实现其目标的原因之一。
简而言之，这是组织中未被利用或被滥用的未开发知识。
为什么部落知识对你的组织至关重要？
当人们问部落知识对你的组织是否至关重要时，答案无疑是肯定的。
这是因为部落知识可能导致：
- 更好的产品升级
- 提高客户满意度
- 更高的公司利润
想象一下，这些未被发掘的想法只存在于一两个员工的脑海中。更糟糕的是，它们从未进入团队讨论。这意味着，直到员工为了更好的职业发展而离开公司，这些想法都不会被记录下来。
现实世界的例子：你听说过这个有趣的“肥皂盒问题”吗？如果没有，现在了解一下正合适。曾有一家肥皂制造商定期向酒店运送肥皂。但他们收到了许多客户投诉，说有些盒子是空的。因此，当高层管理人员坐下来寻找解决方案时，是时候改进质检流程了。工程团队的一些人建议在传送带上使用激光来检测肥皂重量以及其他高科技解决方案。
然而，包装部门一名基层员工随意地建议，在传送带附近安装一个鼓风机来检测空盒子。如果盒子是空的，它就会被吹飞。这就是我们所说的来自无名英雄的知识财富。他们能用简单的想法提供更好的解决方案。
这些优势使得企业必须记录隐性知识，并将其分发给正确的利益相关者。
隐性知识的5个常见好处
我们知道，如果与团队成员共享，隐性知识可以帮助您发展公司并简化工作流程。但这并不是您可能从中获得的唯一好处。本节探讨了共享隐性知识的一些常被忽视的常见好处。
1. 效率与生产力的提升
团队知识主要是在试错过程中获得的。当团队测试策略或从零开始构建产品时，他们会面临多重挑战。在应对这些挑战的过程中，他们会找到能为组织带来最佳结果的解决方案。
一旦解决方案被记录下来，其他团队就可以找到同样有效的方案。他们将高效地执行策略，甚至能够按时完成产品构建。这是优化员工效率、确保他们始终保持高效的好方法。
2. 组织知识的保存
团队知识在电话、会议或头脑风暴中很容易被遗漏。然而，一旦记录下来，它就可以成为新员工的操作手册。保存组织知识有助于简化未来的每一个流程，缩短学习曲线，并让每个人都适应当前的工作流。
3. 简化的入职流程
经验丰富的员工可以为新员工提供大量关于如何完成任务的建议。然而，在入职培训期间，他们可能无法记住所有要点，从而遗漏可能帮助员工更好完成工作的关键信息。因此，将团队知识文档化将使您的组织能够简化入职流程，并确保所有必要信息都得到共享，以获得更好的产出。
4. 增强决策能力与竞争优势
记录团队知识的另一个好处是，它可以改进决策过程，并在市场上获得竞争优势。目前，组织中的每一项资产都在帮助您做出正确的决策，以实现目标。
5. 培育协作型公司文化
当提及隐性知识时，被分享的不仅仅是产品知识。诸如某些任务必须如何执行、紧急情况下该联系谁、如何与可能已经任务繁重的团队成员沟通等等信息，也是隐性知识的一部分。
如何高效地捕获隐性知识
隐性知识有如此多的好处，因此对您的公司而言，捕获这些知识变得至关重要。以下是一些高效实现此目标的技巧。
1. 定义目标并优先确定要捕获的知识
在为您的公司创建隐性知识库时，您必须设定一些目标，以帮助您明确想要捕获的信息。
例如，您的目标是捕获产品升级会议期间讨论的所有信息。在这些会议中，您的团队会讨论：
- 升级的缺点
- 此次升级旨在如何帮助客户
- 如何向现有客户介绍此次升级
- 销售和市场营销团队为吸引新客户所需的培训
- 如何在未来几个季度利用此次升级来销售产品
💛🧡🧡客户评价：Baklib 正在解决的最大问题是，通过一个集中位置来更新我们所有线上的信息，从而获得最终的真实信息。我们利用其知识库和站群系统来支持我们公司控制的许多网站，以及互联网上数百个列表网站。
我们也不能忘记会议期间每位团队成员提出的那些不那么重要的建议。为了高效地捕获特定领域的信息，这些内容也必须添加到隐性知识库中。
2. 识别掌握隐性知识的关键人员
接下来，您需要识别出掌握隐性知识的员工。这可能是经理，也可能是在公司工作多年的忠诚员工。原因如下：
- 经理： 经理参与每一次头脑风暴会议，帮助团队对想法进行优先级排序。此外，不喜欢在公开场合分享想法的员工会在会议结束后私下找到经理。通过这种方式，经理成为了掌握"部落知识"的关键人员之一。
- 员工： 那些在组织中工作多年的员工，深知完成工作、确保在截止日期前达成每个里程碑的最佳方法。他们可能清楚在会议上公司会接受哪些想法，哪些则不会被采纳。
3. 制定知识管理策略
现在，你已经明确了"部落知识"的关键持有者，并决定了需要被记录下来的知识类型。完成这些后，你需要制定你的知识管理策略。
这个策略将帮助你更快地捕获信息，简化文档化过程，并使知识分享变得轻松无碍。
知识管理策略背后的核心理念是确保即使有员工离职，任何信息都不会流失。在实施此策略时，你需要牢记以下几点：
- 通过邮件记录每一次对话，以便更快地追踪"部落知识"。
- 在员工离职前，准备好接替人选。
- 培养在会议中记录会议纪要（MOM）的习惯，确保没有想法被遗漏。
4. 记录部落知识
要将"部落知识"转化为显性知识，你必须开始将其集中记录在一个地方。这样做，你可以确定在你的"部落知识库"中可以创建多少信息类别。
需要明白的是，"部落知识库"中的信息可以帮助你创建以下内容：
这样，您可以帮助有经验的员工分享关键信息，而无需要求他们为整个团队单独规划和进行培训课程。
5. 建立单一事实来源
由于部落知识像神话一样通过口碑传播，它们最终很可能会形成知识孤岛。这是因为知识没有写在一个地方，而是由员工在面对面聊天时口头分享的。
最好建立单一事实来源来克服这些挑战。您可以找到基于云的解决方案，允许您在内部记录知识并与所有员工共享。更重要的是，这些知识可以根据需要访问和编辑。
6. 选择合适的知识管理工具
寻找专注于知识文档的SaaS工具。为了缩小选择范围，可以在线搜索最佳知识库软件。
或者，您可以探索Baklib，它可以作为您组织的内部和外部知识库系统。
作为内部文档工具，Baklib允许您：
- 通过安全登录内部共享知识。这意味着只有拥有登录权限的员工才能访问隐性知识。
- 在通过内联评论实时记录隐性知识的同时，与其他员工协作。
- 创建工作流程，使您能够从头到尾设计和管理整个文档过程。
- 在同一文档中添加指向其他相关文章的链接。
- 添加团队角色，确保只有选定的成员可以从团队端编辑和发布文章。
- 通过创建备份来恢复已删除的文章，确保隐性知识不会丢失。
- 使用企业单点登录，通过单点登录对每个用户进行身份验证。
借助这些功能，将更容易记录和存储隐性知识，并确保其在内部共享。
一旦你将隐性知识记录在一个地方，下一步就是在组织中促进其使用。
你可以要求经理与团队成员分享文档链接，并和他们一起回顾一次。让他们知道，每当有疑问或需要解决工作中的特定问题时，他们可以随时访问它。
我们了解到，隐性知识源于员工的经验。无论是制定策略为企业创造更多潜在客户，还是升级产品以提升性能，长期服务于组织的员工所掌握的隐性知识远比我们想象的要多。
以下是一些例子，帮助你更好地理解这一点。
- 开发者：从产品初期就参与其中的开发者对产品了如指掌。他们知道产品的局限性和可能的升级路径。他们清楚哪些集成能显著提升产品性能，哪些不能。他们无与伦比的知识帮助企业制定切实可行的产品路线图。
- 营销人员：从识别目标理想客户画像，到制定最佳策略以获得更高的营销合格线索，经验丰富的营销人员能协助完成所有工作。对于那些见证品牌发展并识别独特卖点以制定战略营销策略的营销人员来说，尤其如此。
- 销售团队：经验丰富的销售团队成员知道何时向潜在客户提案以促成转化。他们也清楚哪些功能能吸引新客户，因为他们对产品有透彻的了解。
- 支持团队：这个团队是公司内隐性知识存在多年的最佳例证之一，除非他们决定分享，否则无人知晓。他们知道如何在通话中应对棘手但重要的客户。他们知道该联系谁来为客户提供技术支持。经验丰富的支持团队成员还会充当成功经理的角色，因为他们会主动跟进客户，了解自上一次支持通话后他们是否满意。
这些例子表明了隐性知识在不同团队中存在的形式。说实话，这不应该被轻视。
毫无疑问，即使采取了各种措施，隐性知识仍然难以捕捉。我们这么说是因为你不可能总是监控员工，看他们何时在工作场所分享这些知识。
然而，你可以联系经理，请他们帮助你将这些知识整理到一个地方。当你为公司创建隐性知识库时，可以寻求他们的帮助。
一旦创建完成，对于那些犹豫是否公开分享想法的员工来说，事情就变得更容易了。他们也可以做出贡献，并与团队分享他们的想法。通过这种方式，你可以确保即使员工离职，隐性知识也永远不会离开你的公司。
