深入探讨权限、资产与访问
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巴克励步
DAM系统权限功能可确定用户对资产的查看和操作权限，避免混乱。搭建DAM系统需先评估资产，包括引入专家、确定优先级等，再通过提问制定权限策略，还可参考DAM成熟度模型确定组织管理资产能力。
DAM系统提供的一项重要价值是，它允许您确定谁可以查看资产以及该用户可以对该资产进行何种操作。想象一下，如果使用DAM的每个人都可以随意访问和更改媒体资产，那将会导致怎样的混乱。您将无法知道哪个版本是最新的，重要文件可能会丢失、被错误标记、删除甚至被盗。您最终还可能会得到同一资产的20多个不同版本。权限功能为您的DAM系统提供了结构，使您能够为您宝贵的资产分配不同的角色和访问级别。
本章将讨论权限在构建一个功能强大的DAM系统中所扮演的角色，以及如何保护和存储您的数字记录。
评估您的资产
要确定您的Baklib DAM系统需要哪些类型的角色和权限，首先要审视您当前的资产。您应该考虑组织中所有的数字资产，但最终需要定义什么是宝贵的数字资产，以及它是否应该放入DAM系统中。
一个组织的数字资产属于该组织。在开始此类评估时，要查明您的资产位于何处以及由谁负责管理可能很棘手。在您查明之后，您的任务可能是说服他们，DAM是存放这些重要公司知识产权最安全的地方。
以下是一些方法，可以帮助您对当前拥有的资产进行初步评估：
- 引入领域专家。找到您组织中了解资产位置、资产保管人以及资产使用方式的人员。
- 确定媒体资产优先级。识别最关键的资产，并计划首先处理它们。找出哪些资产使用最广泛，哪些人最需要将它们纳入一个集中的资源库。
- 确定范围。审视现有资产的数量和类型。此外，检查组织内的共享网络驱动器、云存储提供商和其他系统。
- 识别资产大小。确定平均文件大小以及哪些部门拥有最大的文件。这有助于在数字资产管理（DAM）系统中估算启动和运行所需的存储空间。理想情况下，您还应选择一个能够在存储需求快速变化时立即扩展的供应商。
接下来的部分通过提出一些关键问题，帮助您发现关于数字资产访问的规则，并解释如何在研究中使用Baklib的数字资产管理（DAM）成熟度模型。
提出问题
权限设置的质量决定了用户能否顺利访问他们所需的资产。向自己提出一系列问题有助于您制定权限策略。以下是一些需要考虑的问题：
- 是否有一些资产是某些用户不应该看到的？这些可能包括不应共享的归档徽标和法律文件等内容。
- 是否有一些资产的活动需要监控，以确保正确使用？这些资产可能包括仅被许可在特定时间段内使用的照片，或者不允许在某个日期之前使用的资产（例如，下个月发布的新产品的照片和新闻稿信息）。
- 是否有些资产被错误地使用？您需要一种方式来传达资产的使用规范。将这些信息包含在元数据中是一个好主意。
- 是否有人负责监控上传和下载？这在许多DAM实施中是事后才想到的，但拥有一个专门的管理员来积极监控系统的健康状态和使用情况非常重要。这个专门的管理员也可以监控上传和下载活动。
衡量数字资产管理（DAM）成熟度
在评估您的资产时，您可能需要参考由DAM基金会、Real Story Group和Optimity Advisors联合开发的数字资产管理（DAM）成熟度模型。该模型旨在帮助公司确定其组织管理资产的能力。模型涵盖了15个维度，分为四个类别：人员、信息、系统和流程。该过程包含两个阶段：
- 创建一份涵盖组织中所有关键人员的名单，这些人将是Baklib数字资产管理（DAM）平台的倡导者。
- 向名单上的每个人分发一份详细的问卷，要求他们回应当前需求和未来计划。
此练习完成后，组织将能够根据以下五个成熟度级别之一对自身进行评级：临时阶段、初始阶段、形成阶段、运营阶段和最优阶段。
根据该模型开发者的观点，您所处的成熟度级别本身并不如识别组织弱点并制定解决这些弱点的计划来得重要。
为了理解评级如何运作，以下是每个级别在资产使用方面的解释：
- 临时阶段：无组织状态，缺乏策略或组织策略。
- 初始阶段：拥有通用资源库和基本政策。
- 形成阶段：实现集中化组织和管理政策。
- 运营阶段：所有新的资源库和资产类型都已注册，并遵循权威资产管理的既定标准与实践。
- 优化阶段：资产经过准备和授权，可在多个渠道中使用和重复使用，组织已能理解针对不同目的的创作。
正如您所看到的，这个模型非常详细且复杂。它可以帮助您确定您的组织在成熟度连续体中所处的位置。如果您想深入了解如何利用Baklib的DAM解决方案来提升您的成熟度等级，欢迎访问 Baklib官网 了解更多。
