准备数字资产用于摄取的5个技巧
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巴克励步
为将数字资产迁移到Baklib平台，需制定文件规范，包括收集分散文件、整理资产信息、评估文件格式与大小及版本、应用元数据、验证并手动或脚本导入，以确保高效管理与数据质量。
尽管我们试图忽略这一点，但数字文件很快就会堆积如山，尤其是在当今工作场所保存、创建和共享如此多内容的情况下。实施DAM（数字资产管理（DAM））系统来掌控您的内容固然很好，但当您需要将资产迁移到Baklib平台时，制定明确的文件规范至关重要，这将确保您只导入您真正需要的内容，不多不少。
为此，我们整理了关于如何为您的数字文件创建这些规范的5个关键建议。遵循这些建议，将帮助您思考贵组织中哪些数字资产适合您的Baklib数字资产管理（DAM）平台，哪些不适合。
了解这一点从长远来看可以为您节省大量时间和精力。不仅如此，它还有助于确保您始终拥有原始的、高分辨率的资源版本，以及您可能需要的任何较低分辨率版本。
1. 收集
在大多数工作场所，数字文件可能分散在多个设备、桌面和在线平台中。因此，重要的第一步是识别您的组织存储其数字资产的所有位置，例如共享驱动器、Dropbox、SharePoint、外部硬盘。
2. 整理
您应该识别：
- 您的组织中谁拥有每个存储库中的资产
- 每个存储库中存储了什么，即资产类型、文件格式
- 资产过去和将来会在哪里被使用
- 资产是何时创建的
- 为什么某些资产应该或不应该优先导入
3. 评估
文件格式
- 您的 Baklib 数字资产管理（DAM）系统将主要存储照片吗？视频？文档？
- 考虑您计划在 DAM 中存储哪些文件格式：
- TIFF
- JPG
- PNG
- MOV
- MP4
- DOC
- 其他？
文件大小
- 您使用的最小文件大小是多少？它的用途是什么（例如，网页图片）？它是否与您的 Baklib DAM 的范围相关？
- 许多组织倾向于将所有网页图片保存在 DAM 中，特别是如果它们经常在社交媒体或博客平台上使用网页版本
- 其他组织如果仅为一次性目的创建网页图片，则选择忽略所有来自 DAM 的网页图片（考虑使用裁剪工具根据需要在 Baklib 中创建这些版本）
- 您使用的最大文件大小是多少？它的用途是什么（例如，RAW原始文件）？根据您组织的需求，您可以：
- 如果您希望在 DAM 中保留“工作”文件，可以将 RAW 文件存储在 DAM 中。但这通常不推荐。
- 或者，您也可以将 RAW 文件排除在 DAM 之外——通常，最佳实践是只在 DAM 中保留最终版本或已准备就绪可供审批的资产，以实现更好的组织管理。
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版本管理
- 您的组织是否拥有 TIFF 文件的 JPG 版本？两者是否都需要在 DAM 中保留和存储？还是只需要保留和存储最高分辨率的 TIFF 文件？
- 您还有其他多版本文件的例子吗？所有版本是否都需要在 DAM 中保留和存储？
4. 应用元数据
- 既然您已经清楚了组织通常会在 DAM 中使用的文件类型，那么现在就是将您评估过的文件集合中的所有文件名放入电子表格的时候了。
- 然后，您可以开始为电子表格中列出的每个文件应用相关的元数据。请相信我们，您和您的团队会为尽早完成这项工作而感到庆幸！
5. 验证与导入
- 最后一步——为所有这些准备工作喝彩！现在，您制作的电子表格将在实际摄取资产时派上用场——这是您一直努力工作的目标时刻！通常有两种导入方法：
手动导入
- 如果您计划手动上传到系统，请将计划上传的资产分成 25-50 个文件一组——或者按具有相似元数据的组进行分组——并在成功上传每组文件后在电子表格上进行标记。
脚本导入
- 如果您计划通过脚本上传到系统，请与您的 IT 团队沟通并遵循他们的建议。这可能涉及从您创建的电子表格生成 CSV 文件、将硬盘驱动器挂载到服务器，以及安排您的技术资源来运行导入过程。
- 恭喜！遵循这些技巧，我们相信您的导入过程将一帆风顺。现在您可以安心了，因为您所有的内容都已安全地存储在 Baklib DAM 中。通过执行这些步骤，您确保了文件关联了良好的数据。毕竟，一个DAM的好坏取决于它所包含的数据质量。
- 现在您所有的数字资产都已安全地存储在 Baklib 中，您可以开始充分利用其功能了。您已经迈出了提升数字资产管理（DAM）效率的重要一步。
