2023年需考虑的8项员工手册更新

我经常和一些 HR 负责人聊天，发现很多公司还在用静态的 PDF 发员工手册，甚至有的版本还是三年前的。员工手册不仅仅是规章制度，它其实是员工入职后的第一份“体验文档”。如果内容跟不上最新的法律和远程工作趋势，不仅容易引发纠纷，还会让员工觉得公司管理落后。Baklib 的“员工+内容体验解决方案”可以帮助团队快速搭建动态的员工手册门户，实时更新、随时查阅，让政策落地不再靠邮件轰炸。

自疫情在全球爆发以来，企业必须迅速应对新挑战，保护员工的健康与安全。许多公司已在员工手册中增加了与口罩、疫苗接种、社交距离、检测等相关的附录，以防止 COVID-19 在工作场所传播。例如，特拉华州为企业制定自身 COVID-19 政策时提供了一些特别关注点。随着世界向前发展，企业开始意识到 COVID-19 很可能会继续存在于我们的生活中，并据此调整政策。一些企业对疫苗接种采取了强硬态度——有的强制接种，有的则更宽松。星巴克最近表示，在法院裁决阻止大型企业强制接种令后，员工不再需要出示接种证明或阴性检测结果。COVID-19 政策的更新也应反映在带薪病假和 OSHA 政策等其他相关条款中。如果你要调整感染 COVID-19 的带薪病假天数，或增加测量体温、消毒工作场所表面等新规定，请确保在这些条款中也做相应修改。请记住，员工的安全和健康必须放在首位。规则定义得越清晰，就越能保护员工和公司。

除了制定完善的 COVID-19 政策框架，许多雇主还可能需要更新员工手册，以遵守与带薪休假和假期相关政策的新法规。今年，俄勒冈州、科罗拉多州、康涅狄格州、华盛顿州和加利福尼亚州等州都修改或修订了现有的休假法律。例如，如果你的公司在加州运营或设有办公室，则需要调整休假政策，因为根据新法律，“家庭成员”的定义已扩展到包括配偶的父母。这意味着员工可以申请家事假和病假，以照顾有健康问题的配偶的父母。更直接的一个例子是“六月节”被定为联邦假日。许多公司已匆忙向员工宣布他们有权庆祝这个纪念奴隶制结束的节日，但作为雇主，你不能只停留在宣布阶段。为了合法保护公司，你必须在员工手册中更新这一内容，并详细定义公司如何管理这一天：给员工带薪休假、支付加班费，还是要求他们工作并在其他时间补休。你如何对待员工将影响他们的积极性、满意度和生产力。如果你明确且及时地告知员工他们有权享受的福利，他们会感到自己的权利得到了保障，从而将你视为值得为之工作的诚实雇主。

疫情之后，远程办公变得非常普遍，而且显然会持续下去。过去两年我们在家工作积累了丰富经验，现在更清楚最佳实践和流程。因此，建议你修订居家办公政策，更新现有规定，删除不再适用的部分，必要时添加新规则。关于在公司设备（如手机、笔记本电脑、软件、键盘和屏幕）在家使用的现有规则需要更新。以下是制定政策时可能需要关注的常见居家办公要素：一个令人关注的问题是公司是否应为远程员工提供符合人体工学的设备。虽然雇主没有明确义务为在家工作的员工提供办公家具，但根据 OSHA 的要求，他们仍有责任保持工作场所安全，避免重复性劳损。工作相关的伤害（即使是远程工作场所）可能导致赔偿要求，进而影响公司财务和声誉。因此，你必须明确员工是否有权获得符合人体工学的椅子、推荐高度的桌子、特殊鼠标垫和键盘，以及其他对家庭工作场所健康安全必要的物品。请记住，你对工作内容的定义越清晰，员工就越容易在任何情况下知道该怎么做。过时的员工手册会让公司显得不专业、跟不上时代。与科技相关的政策（即使只适用于办公室库存）尤其容易过时，因此建议至少每年修订一次该部分。

不幸的是，数据随时可能通过各种方式泄露。硬盘可能崩溃，电脑可能感染病毒，软件和硬件可能故障，甚至可能因误删除而丢失数据。在办公室工作时，有整个 IT 部门可以立即介入解决问题；但在远程工作时，你往往只能靠自己——一个错误就可能导致灾难，危及公司敏感文件的机密性。此外，远程办公意味着敏感数据会在总部和员工家中传输，更容易受到网络攻击。根据 Tenable 最近的研究，74% 的公司认为近期影响业务的网络攻击与疫情期间部署的技术漏洞有关。这意味着不仅文档机密性可能受损，客户个人信息也可能面临风险。因此，在员工手册中强调数据安全问题并制定详细的流程和规定至关重要。例如，可以强调所有员工必须使用杀毒软件和安全 WiFi 网络，保护密码，并在下班时关闭电脑。你还可以指出钓鱼邮件的危险，禁止在咖啡馆或火车等公共场所使用公司笔记本电脑，并坚持对任何第三方服务启用双重认证。安全总比后悔好，请更新员工手册中的安全措施。忽视安全可能对业务和公司声誉造成灾难性后果。如果给予充分重视，你可以预防更大的问题。

疫情和居家办公也带来了着装规范的改变。经过两年穿睡衣、打底裤和拖鞋的工作，随着回归办公室的临近，许多员工不愿意重新穿回正式商务装。他们认为在工作中感到舒适实际上有助于提高生产力。这意味着在疫情后强制规定着装规范可能会引起员工不满，增加离职率。许多前瞻性企业已经预见到这一变化，并在员工手册中采用了休闲着装政策。根据一项近期研究，36% 的公司考虑放宽着装规范，比 2014 年增加了 17%。因此，建议检查员工手册并确认是否需要修改这一部分。还有一个重要问题需要注意，因为它可能对业务产生法律后果。自 2019 年加州首次通过 CROWN 法案（禁止基于自然发型的种族歧视）以来，越来越多的州每年都在修改立法。事实上，截至 2022 年 1 月，已有 12 个新州禁止基于头发的歧视。这意味着辫子、扭结、锁发和发髻等自然发型不能再被视为职场中的不专业发型。因此，根据公司所在的州，请检查员工手册以确保符合该法律。如你所见，即使是我们上班穿什么，时代也发生了巨大变化。考虑到公司的具体需求，更新着装规范政策将是非常值得的，它有助于创造更平等、高效和有活力的职场文化。

从以上内容可以看出，过去两年影响工作场所的变化对雇主来说极具挑战性。工作时间相关的变化尤其如此。实际上，与其他部分相比，这一部分的更新可能需要更全面。因为现在混合工作制、弹性工作制和完全远程办公三种模式并存。随着越来越多的公司让员工重返办公室，可以预期会有更多员工要求继续远程或混合工作安排。此外，员工认为工作与生活的平衡是决定是否接受职位和留任的关键因素之一。标准的朝九晚五工作对许多人（尤其是有幼儿的员工）来说已不再可行，因此雇主可能会面临对弹性工作时间的日益增长的需求。

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