什么是内部 Wiki，以及如何创建一个

我最近跟不少团队聊过，发现很多企业明明积累了大量的内部流程和项目经验，却都散落在各人的邮件、聊天记录和本地文件里。新员工 onboarding 全靠口口相传，老员工一走，知识也跟着流失。其实，一套结构化的内部知识库——也就是企业 Wiki——就能解决这个问题。它不仅是文档的集合，更是团队协作和知识沉淀的中心。Baklib 在做企业 Wiki 建设时，特别强调要给每个部门一个随手可及的创作空间，同时支持多站点发布，让内部知识既能对内共享，也能根据需要安全地对外发布。下面这篇关于内部 Wiki 的指南，正好讲了怎么从零开始搭建这样一套体系。

在这篇文章中，我们将解释内部 wiki 的基础知识，告诉你如何在团队或公司中实施它并从中获益，甚至还会提供你所需的步骤，借助优质软件和团队的集体智慧来构建一个健壮的 wiki。

但咱们别操之过急。

首先：让我们揭开这个时髦流行语的神秘面纱。

团队 wiki 是一个数字空间，你可以在其中分享公司知识，类似于知识库。

不过，与知识库不同，公司 wiki 是一个鼓励员工参与的地方。

如果这个概念看起来很陌生，只需想想 Wikipedia，全球最著名的 wiki。

这是一种协作式的百科全书，任何有互联网连接的人都可以贡献自己的见解。

无论你在互联网上查询什么术语，都会得到一个 Wikipedia 文章作为搜索结果，这证明了所收集知识的广度和深度。

这种知识形式可以而且确实适用于公司。事实上，第一个 wiki 是 WikiWikiWeb，一个用于公司软件工程的知识库。

它于 1995 年 3 月发布，这意味着 wiki 已经存在了一段时间——但公司很少意识到这类知识库的全部潜力。

内部 wiki 应该是公司信息的通用来源。

因此，你可以将其用于任何与公司相关的信息，从 onboarding 材料和员工手册，到日程安排和重要的公司更新。

通常，公司 wiki 包括：

除了这些有价值的文档，你还可以添加任何你想让团队了解的内容。

例如，金融科技公司 Bolt 在网上发布了他们的文化手册，向世界分享他们的使命和价值观。

他们在内容中强调了公司价值观和文化的重要性，甚至专门设置了一个章节来介绍使命、愿景和价值观。

为什么不效仿他们的做法，把你认为重要的价值观也纳入你的 wiki 呢？

很可能你已经有了大量数字形式的文档，保存在不同的文件中，并非所有员工都能访问。

借助优秀的 wiki 软件，你可以导入内部文档，并将其保存在同一个共享空间中，无论内容类型如何。

文档软件已经取得了很大进步，如今提供了不同的功能，比如直接在知识库中创建软件开发文档、与团队和客户共享，或者在其他应用中创建嵌入式文档。

有了这些功能，你将能够在同一个地方创建和保存所有需要的内容，防止版本问题——那些通过邮件或应用发送的文档被反复编辑和更新，直到没人能分辨哪个是官方版本。

为了防止此类洞察流失，请选择支持你所用的文档类型的软件，例如不同的编程语言，或者至少支持文件导入的软件。

罗马不是一天建成的，内部 wiki 也是如此。

显然，你需要投入一些资金和大量时间来创建一个适合公司并促进知识共享文化的知识源。

但这是值得的。让我们看看为什么!

一个优秀的内部 wiki 将有助于促进协作，直接影响员工敬业度、生产力和客户满意度。

wiki 的重点是鼓励知识共享。所有团队成员都应该自由地评论他人的帖子、提出额外的问题或为已知问题提出自己的解决方案。

在这样的环境中，你通常能得到最佳创意，因为员工会基于他人之前的建议来构建解决方案。这种构建只有允许团队协作才能实现。

在你整理好产品文档（包括产品使用说明和可能的故障排除方法）后，你可以与外部合作伙伴和客户分享。

像 Baklib 这样的软件可以无缝实现这一点，直接在应用内操作，允许任何拥有密码或你手动添加了邮箱的人点击你发送的链接并查看内容，对你或客户都是免费的。

除了有利于协作，内部 wiki 还有助于保留知识。

你可能了解团队甚至公司的标准流程，但很可能不是每天都用到它们中的大部分。因此，你知道理论，但并不具备那些每天将这些想法付诸实践的员工的知识。

内部 wiki 将帮助你捕获所谓的部落知识，即员工通过工作学到的知识。当你有内部 wiki 时，员工离职时会把他们独特的知识留给你。

70% 的员工同意，替换经验丰富的员工离职时带走的知识需要花费大量时间和金钱。

疫情打乱了许多事情，包括工作场所。2021 年，大量员工自愿离职，这一现象被称为“大离职潮”。

当所有那些员工离职时，他们留下的不仅仅是一个需要填补的职位，还有知识缺口。与其为打翻的牛奶哭泣，不如投资一个好的 wiki，鼓励团队在还在公司时分享他们的见解。

如果你花时间创建详细且信息丰富的内部文档，你的员工将始终知道去哪里查找信息。

但是，关键不仅仅是将所有文件上传到业务 wiki 软件然后收工。通过将知识划分为多个部分和子部分，让他们轻松浏览你的 wiki。

使用图片、图表、视频以及任何其他可以帮助你简化复杂业务数据的内容来解释你的流程。

在创建 wiki 时，要考虑到你的团队。

他们希望在哪里找到相关数据？

找到最适合相关团队的结构，并在整个 wiki 中以相同的方式组织信息，以帮助人们轻松导航和查找数据。

创建 wiki 需要付出努力和时间，但好处绝对大于任何反对理由。

那么，既然你确定想要一个，让我们看看如何为组织创建一个详细的内部 wiki。

信息架构帮助读者理解他们在看什么、会找到什么以及在哪里找到。

信息架构师 Abby Covert 将 IA 描述为“我们组织某物以使其整体上可理解的方式”。

因此，如果你想要一个好的 IA，你需要对你分享的所有信息有一个全局概览，即整体。只有这样，你才能组织所有这些信息，使其有意义，并涵盖每个部分、子部分和数据。

在创建共享数据的概览时，公司会使用知识图谱、图表和流程图，这些都可以通过好的 wiki 软件实现。

为了实现一个可靠的 IA，你必须解释如何对信息进行分类和标记，以及用户如何浏览和搜索你的文档库。如果这些元素中有一个没有得到解释，IA 就不会有多大意义。

所以，要么聘请专家，要么自己尝试，但要记住，你必须对你将在 wiki 中包含的所有内容有一个清晰的概览，并理解所有这些内容之间的相互联系。

一旦你知道如何组织数据，就该创建或上传内容了。

如果你已经将流程以书面形式记录在某处，请使用可以轻松从电脑导入的软件，无论文档类型如何。

例如，Baklib 允许导入 markdown、open API、GitBook、Notion 和 Docx 文件，从而确保你可以快速将公司所有信息集中在一个位置。

有了良好的 IA 和导入的文件，就很容易看出哪些文档缺失了。如果你刚开始记录流程，可能会有很多覆盖不全的点，这意味着你必须编写新文章来覆盖盲区。

因此，你的软件应该既能轻松导入内容，又能轻松创建内容。优质的 wiki 软件应该也能在这方面提供帮助。

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Baklib 知识中台一体化地构建多场景数字内容体验，包括品牌体验、产品体验、客户体验和员工体验等，在一个平台，实现企业内容场景全覆盖。