员工离职流程：分步指导手册

员工离职是一个非常敏感的过程。

一条对公司文化的差评可能会损害您组织的声誉。虽然人力资源部门投入大量精力创造愉快的入职体验，但离职流程往往关注较少。当与员工分道扬镳时，一个彻底且周到的离职流程至关重要。这能确保双方平稳过渡，并将员工的知识和经验转移给他的团队成员。

在本文中，我们将介绍基本的员工离职流程、如何构建全面的离职清单，并分享成功的最佳实践。

让我们开始吧！

为什么离职流程至关重要？

您不会希望被前员工记恨。因此，必须确保离职流程平稳、安全且专业。以下是它应该成为您优先事项的原因。

1. 您的前员工是品牌大使

有些员工已成为家人，离开他们是困难的。他们与您的组织共同创造了诸多时刻，这些时刻会被记住，或者在与每一位新员工交流时被提及。请务必好好告别，因为他们会在新的工作场所对前雇主给予高度评价。这会为您的雇主品牌增光添彩。75%的求职者在申请工作之前会考虑雇主品牌。

因此，离职变得很重要，因为它反映了您下一阶段的招聘情况。

2. 为前员工敞开大门

当您与员工在良好关系下办理离职时，他们在未来很有可能考虑再次与您合作。他们很可能非常适合您的组织文化，因此您无需过多手把手指导。此外，这更具成本效益和生产力。

3. 确保顺畅的知识转移

一个适当的离职流程有助于知识和责任的平稳交接。它确保离职员工的知识和见解传递给继任者，减少中断并保持运营的连续性。

分享知识的最佳方式是通过像Baklib这样的知识共享工具，它允许人们在内部访问知识并轻松协作。这些工具还可以存储重要文档并建立知识数据库。

我们的客户Dagle是这样说的：_我们不仅将Baklib用于人才管理和产品发布管理内容的内部优化，还将用例扩展到了面向客户的培训和支持，这提升了我们的客户成功计划和战略。Baklib已经优化了组织内部的知识转移流程，并提高了所有部门的速度和效率。

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来源：Gartner reviews

4. 保护敏感信息

一个彻底的离职流程有助于保护敏感信息。确保撤销对公司数据和系统的所有访问权限，并收回公司财产，可以降低数据泄露或机密信息被滥用的风险。76%的IT领导者表示，“离职是一个重大的安全威胁。”为了应对离职带来的风险，有必要建立有效的协议，提取关于应用程序可用性的相关信息，并采取行动。

专家建议：利用自动化减少滋生小错误的温床，同时完成关闭SaaS账户、撤销密码、更新系统所有权等任务。

1. 确定关键利益相关者

首先，确保参与离职流程的所有利益相关者都达成一致，并了解与员工分道扬镳的必要步骤。向每位利益相关者明确传达你所需要的具体任务和信息，以便顺利处理员工的离职事宜。例如，如果离职员工申请过紧急贷款，就需要让薪资部门参与进来，计算并准备确切的结算金额，以确保最终支付顺利且准确。

这包括人力资源部门、IT人员、经理以及其他任何相关部门。确保每个人都清楚自己的角色和职责，将促进离职流程的平稳高效进行。

2. 制定一份检查清单

在一份集中管理的文档中创建一份离职检查清单，每当有员工离职时，你都可以轻松访问。信息孤岛会增加遗漏步骤的风险，并成为员工满意度和协作的障碍。

根据eGain的调查，36%的CEO使用三个或更多工具来管理知识，存储员工离职所需的信息。

这里，我们创建了一个员工离职检查清单模板，可以轻松适应贵组织的需求。

CategoryTask Notice and Confirmation

• Receive and acknowledge resignation/termination notice
• Confirm the last working day
• Notify relevant departments and stakeholders

Knowledge Transfer

• Document ongoing projects and tasks
• Create detailed process manuals
• Compile a list of key contacts and resources
• Schedule and document handover meetings

Exit Interview

• Schedule and conduct an exit interview
• Document feedback and key insights
• Identify actionable items for improvement

Administrative and Legal

• Calculate and process the final paycheck, including outstanding payments
• Handle benefits and pension termination/transfer
• Review and document confidentiality agreements

Compliance

• Complete the compliance checklist
• Document final settlements and resolve financial issues

Outplacement Support

💛🧡🧡客户评价：切换到Baklib的原因：Baklib提供了所有必要的高级搜索、文章自定义和用户跟踪等功能，以更优惠的价格。此外，它还很容易与我们的现有工具，使过渡平滑。

• Provide outplacement services information
• A document provided outplacement services

3. 沟通离职预期

当员工辞职时，人力资源部门应发送一封电子邮件，概述时间表、要求员工采取的行动以及IT和薪酬部门的职责。这种透明度可以减少混乱，确保顺利过渡。

经理应及时告知其团队、部门和人力资源部门有关该员工的离职情况。

4. 创建离职面谈表

这是唯一一次可以获取员工关于在贵组织工作经历的反馈的机会。您可以收集反馈并为未来的员工改进。然而，最重要的是在表格中包含正确的问题，以获取您想要的答案。提问关于他们工作体验、公司文化和改进建议等方面的问题。

• 离职原因
• 与上级共事的经历
• 替代人选参考及所需技能
• 工作中最喜欢的部分是什么？
• 希望改变公司文化中的哪一点？
• 最喜欢公司文化的哪方面？
• 你是否接受了在职培训来帮助你顺利过渡？

所有这些问题将帮助你了解他们在任职期间的经历、想法、感受和批评。

5. 建立知识转移流程

你永远不知道前员工的知识何时会变得有用，甚至一年后也是如此。因此，将知识转移的内容存储在公司内部至关重要。确保记录他们的日常活动、优先任务、对文档和系统文件的访问权限，以及他们正在合作的自由职业者或承包商的任何交接细节。

创建一个单独的文件或视频来解释他们对特定任务遵循的最佳实践是个好主意。这能让他们的继任者更容易快速接手职责。

创建知识转移文档涉及进行中的项目、关键里程碑截止日期等。对于关键任务的详细流程手册和操作指南，以确保在不影响运营效率的情况下平稳过渡。利用像Baklib这样的在线文档工具可以简化这一过程，并确保团队能够轻松访问。

6. 确保隐私与保密性

员工离职时，安全是最重要的因素。无论如何都不能忽视这一点，否则可能让你损失惨重。Biscom 的一份报告指出，87% 的离职员工会带走自己的数据，28% 会带走他人创建的数据。在那些带走公司数据的员工中，87% 带走了公司演示文稿和策略文档，31% 带走了客户名单，25% 带走了知识产权。这种数据泄露可能会威胁到你的组织。

建议认真对待安全控制，以避免在此类情况下遭受损失。你可以采取以下措施来加强隐私保护：

• 从你的单点登录（SSO）中禁用离职员工的账户，因为关键业务系统受其保护。
• 关闭离职员工的 SaaS 账户也有助于增强安全性与合规性，并节省成本。

成功离职流程的 3 个最佳实践

在员工离职时，每位团队成员都应该在场。确保你的员工在离开时感到被尊重，而不是被抛弃。像当初入职员工时一样创建一个有效的流程，并让他们在公司的最后工作日感受到最好的待遇。

1. 定期更新你的离职清单

每个组织都应该不断更新其政策和程序，并在此基础上确保更新离职清单。

2. 文件保留与归档

作为人力资源部门的员工，您可以随时提取离职面谈记录、最终结算单和知识转移记录等文件。您可以方便地将重要文件保存在一个地方，需要时随时可用。

3. 技术访问权限撤销

49% 的公司曾在员工离职流程中损失至少 5% 的公司配发资产。这表明公司保护其 IT 环境安全的重要性。随着技术足迹的扩大，离职工作的复杂性也随之增加。SaaS 和云应用的普及，使得通过管理工具、单点登录工具或直接从应用程序中撤销访问权限，来取消对云基础设施和云网络的访问权限变得至关重要。

总结

使用知识管理软件，创建员工离职文件，如离职政策、培训和交接计划、法律合规检查表以及其他重要文件。这将提高您的人力资源工作效率以及离职员工的交接顺畅度。

Baklib有助于促进员工沟通，使员工与离职步骤保持一致，并实现工作流程自动化。假设您已经完成了信息孤岛文档化，并希望改善员工体验。那么，对于具有前瞻性的企业来说，这是一个投资于文档管理、内容管理、支持人工智能的对话式交互以及流程指导等前沿领域的机会，从而在运营绩效方面脱颖而出，同时提供卓越的员工体验。