降低培训成本的8种有效策略

培训成本是商业运营中一个复杂的议题。它完全取决于课程内容、培训方式以及成本效益。

在核算培训开支时，企业会面临诸多问题：应该包含哪些项目？如何推进？以及各种假设情境。

培训的每个环节都伴随着相应的成本。例如：

• 地点：是在宴会厅举行培训，还是进行线下活动？
• 讲师费用：是否需要支付讲师认证费，或者能否使用免费材料？
• 员工开支：培训期间的薪资福利是否计入成本，还是将其排除在外？

需要决策的事项如此之多，但企业总会因为各种无形支出而超出既定预算。

根据麦肯锡公司的研究，员工培训与发展至关重要；然而，确实存在降低员工培训成本的方法。Z世代更倾向于观看培训材料，他们吸收的学习内容比前几代人多出50%。这些数据表明，从传统的线下培训转向新技术具有重要意义。

本文将概述在不影响高质量培训材料、完整培训时长或员工培训其他核心要素的前提下，降低培训成本的8项策略。

以下是降低培训成本且不影响培训质量的八项策略。

1. 识别员工的知识差距

在让员工进入培训流程之前，请相信他们天生的技能和天赋。这是降低培训成本最被低估的建议。

要理解员工已有的知识深度是持续存在的。分析知识缺口，并根据需要设计技能提升培训计划。这样，您就不会将投资浪费在不需要您提供的特定技能和培训的员工身上。

💡专业提示： 与您的员工进行一对一沟通（通常是直接汇报的经理），了解他们履行日常职责可能需要的优势和技能。然后，将需求传递给学习与发展部门。这样可以节省资源和时间。

2. 集中化培训资源

• 这可以防止多个部门创建相似的内容。
• 减少对讲师主导课程的需求，从而降低讲师和场地的成本。
• 借助KMS的搜索功能，员工可以快速找到信息。
• 支持自主学习。
• 培训资源可以独立上传和管理。

像Baklib这样的KMS可以帮助您将培训材料集中托管在一个地方。它是一个单一的系统，可以管理您的培训材料，并帮助您识别未充分利用的资源，从而实现高性价比的内容管理。

3. 投资于正确的知识管理系统

手动管理培训计划可能会耗费额外资源来创建内容、上传、管理、共享和监督知识资产，以维护各种主题。随着员工数量的增长，您的资源可能会捉襟见肘。

你可以通过自动化和集中化管理知识库来降低员工培训成本。一种方法是投资知识库软件，特别是像 Baklib 这样的AI 驱动的知识管理软件，它将管理、编辑和搜索培训计划的过程变得轻松。

专用的知识管理软件专注于优化培训流程和降低成本的功能与优势。其中一些功能包括：

高级可搜索性

知识管理系统提供复杂的搜索功能，可以快速定位和检索相关信息。使用像 Baklib 这样的知识管理系统，你可以快速搜索文章；结果会根据与搜索词的相关性进行过滤。结果列表会显示文章/分类的名称、文章/分类中搜索词的预览以及文章/分类的面包屑导航。随着使用场景的扩展，你可以解锁高级搜索功能。

精细的访问控制

通过第三方集成工具增加额外的安全层以确保每个文档的访问受控，这会带来额外成本。使用知识管理软件，可以在知识库门户或知识库站点上为团队账户、团队账户组、读者账户和读者组提供精细的访问控制。

在任何设备上可访问

4. 利用免费学习资源

网上的一切都是合法的，这是你无法否认的事实。将在线行业创作者提供的高质量免费课程添加到组织的培训材料中。创建一个集中的学习中心或内部沟通渠道，你可以在其中推荐这些资源，例如特定课程、文章和视频。

• 将 Google Skillshop 添加为员工的免费培训课程。它涵盖了 Google Ads、Google Analytics 和 YouTube，这些都是员工必备的技能。
• Coursera 上的许多大学和机构提供特定课程的免费访问权限，涵盖从项目管理到数据分析的各种技能。
• 指派员工学习 LinkedIn 上关于领导力和沟通的免费课程，以培养软技能。

5. 减少、再利用、再循环

将培训内容精简到要点。当一份清晰的10页文档就能完成任务时，没人需要一本100页的手册。专注于你的团队需要知道的内容，而不是可能不错的内容。

每次出现新主题或在L&D头脑风暴会议上提出改进建议时，你无需每次都从头开始创建内容。

要有意识并重新利用已创建的内容，使其满足最新要求。例如，如果你的培训材料不够自给自足，可以将其制作成视频，使用你上次的销售演示模板并更新数据，从网上可用的资源中获取灵感，添加组织的政策，并对原始内容进行调整。多做些聪明的工作，始终保持领先。

6. 培养知识共享文化

源自实时经验的培训是无与伦比的。与其依赖昂贵的外部培训项目，不如识别并利用内部专家的实时经验，围绕近期完成的项目来举办研讨会、网络研讨会和培训课程。这种导师制不仅能加快学习进程，还能减少对大量正式培训的需求。

当你采用自助服务模式时，知识共享几乎是免费的；你只需要合适的工具来实现它。使用知识管理系统进行内部知识共享，例如受保护的私有文档和员工手册，让员工可以访问相关信息。

7. 采用微学习以获得最大效果

针对特定的学习目标，创建简短但影响深远、易于浏览和消化的课程。读者已经因为冗长课程的枯燥和耗时而对其敬而远之。此外，这些课程的创建也耗费大量时间，增加了成本。

为了让员工的学习变得有趣且轻松，可以创建小模块，并添加类似游戏的元素，如徽章、排行榜和挑战。

💡 专业提示： 按主题、技能水平或部门为每个模块创建分类。这将提高内容的可搜索性。你可以使用 Baklib 通过文件夹、索引和页面来创建子类别。

8. 定期进行成本效益分析

密切关注您的降本策略是否有效。平均而言，公司在培训上的支出约占员工总成本的2%。如果您的培训费用超过这个比例，可能就不值得了。

与其用增加成本的传统方法加重员工的负担，不如考虑实施知识管理系统软件来减轻他们的工作量。在进行成本效益分析以计算培训计划的投资回报率时，不要忽视诸如学费报销、材料格式、沟通和营销等无形成本。

💡 不容错过

使用Baklib软件，推动您的员工迈向自助式培训指导

借助Baklib软件，您可以为员工提供自助培训材料，并创建一个全面的知识库，所有培训资源都可以在一个地方访问。提供一个知识门户，按需提供符合他们需求的定制化主题。

向您的团队介绍Baklib的软件界面，让他们借助合适的知识管理解决方案进行自主学习。

💛🧡🧡客户评价：我们是一家在150+个国家/地区设有办事处的全球性公司。虽然英语是财务办公室最常用的语言，许多用户的英语水平有限能力。将我们的帮助材料立即翻译成15+种语言是一个对我们来说是真正的好处。 我们甚至寻找像Baklib这样的产品的主要原因，然后具体选择它是我们摆脱最低普通的需求：GoogleDocs。GoogleDocs非常易于使用且通用在我们的团队中，并相互协作。但就知识库而言，它是可怕。显示多个副本，谁有访问权限或没有访问权限，内容已用完，当常用词返回数百个时，光是搜索就很痛苦。Baklib使我们能

Baklib帮助企业减少与新员工入职、合规、招聘及其他资源相关的培训成本。它通过提供产品演示、内部知识库、改进的工作流程和更好的支持，来提升员工的体验。

❓常见问题解答

如何降低培训成本？

优化资源、利用技术以及聚焦于有针对性的学习，可以降低培训成本。首先，识别出您员工队伍中具体的技能差距，然后设计培训项目来弥补这些差距，同时不超出预算。使用像 Baklib 这样的知识管理系统来集中化和自动化培训材料，使它们更容易获取，并减少对重复讲师主导课程的需求。整合免费或低成本的在线学习资源也有助于削减开支。

如何衡量培训的投资回报率？

要衡量培训的投资回报率，需要将培训项目的成本与其为组织带来的收益进行比较。首先计算培训的总成本，包括材料、软件和讲师费用等直接支出，以及培训期间生产力损失等间接成本。然后，衡量成果，例如员工绩效的提升、生产力的提高或错误率的降低。投资回报率的计算方法是：从财务收益中减去培训成本，然后将该数字除以培训成本再乘以100，得出百分比。