如何制定高效技术内容策略

大多数技术文档之所以失败，并非因为作者不会写，而是因为文档处理流程本身就很糟糕。团队缺乏权威性、只在客户指出缺陷时才做紧急更新、以及名为策略实则停滞不前，这些都是灾难的配方。一个坚实的内容策略能够扭转局面，让文档更易于创建、复用，并且值得一读。

你知道吗？43%的内容营销人员承认，“缺乏策略”是他们内容工作失败的原因。

当然，策略失败是常有的事。你制定了一个，失败了，然后继续前进。这很简单。

然而，完全忽视你的技术内容策略，会让你陷入一个漏洞百出的境地。

它会阻碍知识分享精神，让业务发展如龟速般缓慢，并使你的团队陷入反复解决相同旧客户问题的无限循环中。所有努力都付诸东流。

这不是你想要的，不是吗？

一个鼓舞人心的案例

一项丰富的文档策略为Notion带来了95%的有机流量。不仅如此，全面的文档还让用户能更快地成为高级用户，而系统化的知识保存与传递方法最终使得超过3000万用户和400万付费订阅者受益于这一基础设施。

在本文中，我们将探讨如何创建一个金矿般的技术文档策略、它为何重要、文档策略的关键支柱，以及它如何为你带来长远的益处。

先从基础开始，我们打赌你并不知道确切的定义。

什么是内容策略？

内容策略是一个指导性框架，涉及内容创作规划、确定目标受众、制定分发计划，以及维护与业务目标一致的内容。

内容策略有助于精准命中所有目标。它让你更接近买家的决策。努力找到正确的理想客户，提升产品收入，并深入了解他们购买的原因。让我们超越这个总括性术语。

要创建一个面面俱到的内容策略，你需要理解以下几点：

• 您的用户是谁？一旦识别出他们，您将如何满足他们的需求？
• 在制定战略文档时，应关注哪些关键痛点？
• 需要多少新客户才能实现增长目标？
• 这些战略文档将如何创建、维护和衡量？
• 对于一般的交易，销售流程需要多长时间（或短时间）？

这其中的问题远不止这些，但以上是首先需要解决的表面关键问题。在博客的后半部分，我们将深入探讨为文档进行SEO、内容生命周期等方面的具体细节。

为什么这对技术文档至关重要

我们强调了一些好处：

支持内容重用格式。

技术内容策略有助于分解源自原始指南或内容的不同部分。您可以将一个内容创意重新用于多个帖子。

例如，在开发者指南、API参考、应用内工具提示和PDF中重复使用您托管的内容。

然而，许多B2B公司在这方面做得不对。人们常常错误地理解为同时在多个渠道上重复使用相同的内容（这是交叉发布），而这并非您的本意。

有了可靠的内容策略，您就不必在每次客户提出查询时都费力地构思新内容。

与其感到焦虑，像在机场寻找丢失的行李一样（被看到的几率很小）进行知识库搜索，不如建立一个内容重用的生命周期。从受众的痛点开始，融入您独特的见解。创建一个经过深入研究的核心内容，然后将其以各种格式重复使用。

支持多渠道交付

人们常说：“出现在您的客户所在的地方。”

然而，如果你不知道他们聚集在哪里，你就无法出现。这就是一个坚实的技术内容策略发挥作用的地方。它不仅仅是关于文档；它关乎理解你的理想客户、他们的购买动机、他们何时进行购买，以及他们在这期间需要什么。

主要的是，他们参与何种形式的内容。读者可能更喜欢以 PDF、EPUB 或 MOBI 格式下载帮助文档。

一个好的策略能让一切顺畅运行。它使你的内容保持一致性、可扩展性和价值驱动。为你的受众提供一个首选的渠道，例如网站、应用程序或内部知识库，让他们与你的内容互动。而不是像仅限 HTML 的文档网站那样的单一渠道。

然而，内容营销中狭隘的方法可能会造成混乱，例如过时的页面、混杂的信息和浪费的努力。它为那些寻求快速下载、交互式演示或上下文帮助的受众提供了糟糕的体验。

提高效率并减少重复。

由内容策略支持的多格式发布通过实现单一来源发布来减少重复。与其为每种格式创建同一内容的不同版本——例如为网站写一个指南，为 PDF 写另一个，为应用内帮助再写一个——你可以在一个结构化的集中系统中创作内容一次。

由此，相同的内容可以自动输出到多种格式（HTML、PDF、应用内小部件、API 门户），而无需手动重写。这消除了：

• 返工减少：团队无需在不同渠道重复劳动，浪费时间。
• 版本冲突消除：每个人都从同一来源获取信息，避免了“一份文档说X，另一份说Y”的情况。
• 维护难题解决：只需在一处更新，所有格式都会保持同步。

这种方法确保了文档的一致性和简洁性，更易于维护，同时让团队能够专注于提高内容质量，而不是管理多个互不关联的副本。我们假设技术内容策略很重要是合理的，但往下看，我们已经介绍了如何构建一个出色的策略。

文档内容策略的关键支柱

受众角色与文档类型

40%的内容专业人士承认他们没有进行足够的受众研究。理论之所以出现，是因为他们不知道如何进行，或者被其他工作淹没了。理解您的受众（开发者、管理员、最终用户）并相应地定制技术文档至关重要。

不同类型的文档服务于不同的目的。您的内部文档可以作为标准操作程序、产品需求文档和流程指南，保持团队同步。而外部文档是面向客户的，包括快速入门指南、故障排除手册和API参考文档。

外部用户期望信息能够自助获取，而不是依赖于塞满他们收件箱的电子邮件文档。优先考虑内容与受众的契合度。没有这一点，你就会失去与受众的连接，这意味着你将无法实现他们期望的结果。

旁注：请记住，对某一类受众有效的内容策略并不能保证对所有受众都有效。这取决于上下文情境，而非格式。没有量身定制的策略，即使是最精彩的内容也可能失败。

主题架构：核心、支持、参考

随着产品的成熟，用户需要清晰的文档来建立信任。一个根深蒂固的技术内容策略有助于用分层信息更新文档，这些信息便于团队成员展开，并分为三个层次：核心、支持和参考。

我们来分解一下：

• 💛🧡🧡客户评价：这是我第一次使用 Baklib，我认为这将是一次巨大的体验。无论我多么努力，我都不会分享我所做的研究，因为我们只是想进入下一个研究。因此，我认为拥有 Baklib 来寻找和分享知识将是一件大事。它的程序设计完全符合我的大脑工作方式，也是我见过的最友好的搜索工具之一。因此，我很高兴能够卷起袖子，开始工作

  核心：核心文档是基础知识。它包括产品是什么以及如何开始使用。例如，如何安装和操作产品，以及它涵盖哪些功能。
• 支持：支持文档主要包括帮助指南，涵盖教程、常见问题解答、故障排除、升级流程、边缘案例和最佳实践。
• 参考：这些文档涉及API模式、决策元数据和命令列表等主题。

这种架构有助于撰写者将新内容规划到其所属位置，避免重复，并引导读者。

内容生命周期：创建 → 审核 → 维护 → 归档

文档是一个活的系统；它需要不断更新。它是一个持续构建的过程，而不是一次性的事情。文档需要持续开发以保持有用性。为了保持更新，你需要遵循一个内容生命周期，即及时地 创建 > 审核 > 维护 > 归档。

在创作时需保持谨慎。不要在初稿中堆砌过多信息。从开发人员那里获取最新数据，持续创建新的内容。

“构建文档时应专注于按投诉量高低来消除障碍，而不是依据营销路线图。”——Digital Ocean 技术作者 Ninad Pathak

接下来是审查阶段——尝试让更多人（领域专家、同事、新员工）查看你的文档内容，以验证内容的准确性。完成构建阶段后，需持续维护你的文档。删除不再有价值的过时内容。定期检查并更新新政策，例如 API 变更或产品截图。 随后，找出可能让读者困惑的过时文档问题。删除或归档过去六个月中浏览量为零的文档。 专业建议 作为备份，将已删除的文档标题添加到内部更新日志中，以防客户回头寻找线索，必要时可优先处理该主题。 利用 Baklib 的 AI 驱动平台，将你的技术文档转化为增长引擎。

文档的 SEO：让你的文档易于被发现

SEO 策略对于获取快速且相关的搜索结果至关重要。在编写技术文档时，技术作者必须牢记以下实践：

使用标题进行结构设计（H1、H2、H3）

将章节分为H2/H3子标题，以组织子主题并使内容更易消化。在标题中自然地添加关键词，避免关键词堆砌。结构化的文档将帮助您的页面被搜索引擎索引。

撰写吸引点击的元数据

您的元标签，如标题和元描述，通常是用户在搜索结果中看到的唯一内容。 将标题控制在60个字符以内，描述控制在160个字符以内。检查元数据的表现，如果曝光量低则进行调整。

构建内部链接路径

链接到相关的指南，以便读者（和谷歌）看到您文档之间的联系。

此外，可添加指向权威来源的外部链接——但要谨慎使用（每1000字约2-3个）。使用描述性的锚文本来添加链接，而不是简单地使用“点击这里”或“立即阅读”。

专业提示 💡 ：始终在相关页面之间建立内部链接，即使它们位于您网站的不同部分。

“通过内部链接，你可以真正地把重点放在网站的那些方向和那些部分上。” —— John Mueller，谷歌

为真实用户查询添加常见问题解答

在您的文档中为未解决的查询添加常见问题解答。这有助于回答您可能遗漏的用户查询，解释那些表面的问题。保持问题简单直接且自然。

为版本使用规范标签

确保您的URL具有相关性且符合逻辑。这有助于用户和Google确定对哪个版本进行排名。规范标签有助于向主要版本发送信号以获取SEO价值。对于过时或已删除的内容，请使用301重定向。

维护站点地图和Robots.txt文件

要兼顾内容SEO和技术SEO。优先进行移动端优化，并力求加载时间少于3秒。将XML和HTML站点地图提交给Google Search Console，以便用户能找到所有页面。通过Robots.txt控制搜索引擎的索引——移除重复页面。

面向写作者的文档即代码与工具

现代文档通过软件工作流完成了所有繁重的工作。

文档即代码是一种技术性的文档方法，其中文档存储在Git中，使用Markdown编写，并通过CI/CD流水线发布。

但正如一位初次接触的技术写作者所说：“开发人员正在推动采用‘文档即代码’，但我担心这对于非开发人员利益相关者来说太技术化了。我不想花几周时间设置流水线，结果却一篇实际文档都没写成。”

嗯，这种情绪很普遍——工具不应该成为障碍。

Reddit用户指出：“从小处着手。不要过度设计…以后总是可以迁移的。” 另一位用户也承认：“我花在折腾 MkDocs 主题上的时间比实际写作还多。”

这就是为什么选择最佳的技术写作工具如此重要。像 Baklib 或 GitBook 这样的平台让协作变得更简单，而 ReadTheDocs 则非常适合开发任务繁重的团队。

很少有团队能成功地将 Git（用于开发文档）、一个用户指南平台和一个如流水般顺畅的内容交付系统整合在一起。

风格、语调与可访问性

关键不在于创建文档，而在于确保它真正创造商业价值。除了写作风格，语调和可访问性也是不容忽视的重点。

用平实语言解释复杂概念

将技术细节转化为清晰、简洁的解释。读者在阅读后应该感觉更明白，而不是比原来更困惑。在设计你的写作策略时，提供大量参考和示例，让你的作者们能体会到你文档的语调。

技术写作就是将复杂的事物简单化，调整措辞，让任何人都能理解。

尽可能去除冗余，让信息更精炼，从而使信息的消化吸收变得容易。

• 使用更多视觉元素；它们能简化复杂的步骤。
• 通过在标题中恰当使用关键词，使文档易于访问。
• 为数字文档添加超链接以便于导航。
• 不要忘记为图像添加替代文本。
• 使用H1、H2、H3层级来结构化文档。
• 为图像添加替代文本。
• 创建表格以增强视觉深度，并为屏幕阅读器兼容性添加易读字体。
• 添加视频字幕、文字稿或音频描述以提高可访问性。

包容性技术写作

时刻考虑到最终用户。写作时永远不要假设用户的经验水平或背景。

WCAG包含了一系列标准，以确保您的文档是可访问的，同时也促进包容性，让所有人，无论是否有残疾，都能使用它们。

最后的话

现在您已经了解了为什么拥有一个强大的文档策略很重要背后的原因和流程。持续为技术专业知识产出内容、进行搜索引擎优化以及提供简洁高效的内容——所有这些都依赖于一个有效的内容策略。更大的问题在于为营销人员和技术作者配备正确的技术工具，以满足不断发展的文档标准。

总而言之，是时候将文档视为增长基础设施了。借助像Baklib这样的平台，您可以获得：

• 创意生成、大纲制定（通过AI工具）
• AI文档摘要功能，将文档总结成易于阅读的格式
• 为您生成初稿，并帮助进行重新措辞和调整语气。