工作流管理及其能为你带来的价值
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巴克励步
工作流是项目流程，管理工具如Baklib为营销人员提供集中化平台，通过自动化、协作、沟通、分发、版本控制和概览等功能，提升效率、缩短上市时间，还介绍了定制化工作流的步骤。
什么是工作流？
工作流本质上是项目“流程”的另一种表述。工作流管理是指对企业资源利用过程的管理。对于营销人员和品牌经理而言，媒体制作工作流特指新数字媒体的制作、现有内容的编辑以及多语言版本的创建。
什么是工作流管理工具？
以Baklib为例的工作流管理工具为媒体协作提供了集中化平台，涵盖在线审阅、品牌合规审批等功能，同时促进利益相关者之间的高效沟通。工作流管理工具还能帮助您可视化并执行项目计划，通过自动提醒、截止日期设定和任务分配等功能大幅简化项目管理，更显著提升全球团队的项目协作效率。
为何需要工作流管理工具？
对营销人员与品牌管理者而言，媒体创作流程往往充满挑战。新营销活动的上线常因重复性关键任务和等待同事反馈而受阻。
精心规划的工作流将在以下方面为您提供助力：
- 自动化。反复执行相同的简单流程（例如数据录入）会变得极其耗时。此外，这种重复性工作并不实际，因为您最终无法充分发挥团队成员多样化的创意才能。借助专业的工作流管理工具，这些流程可以实现自动化并在数秒内完成。
- 协作。与外部方协作可能会阻碍或延迟项目的生产流程和上市时间，因为文件需要不断被替换并经多方利益相关者批准。然而，在工作流管理工具中，这些步骤可以被整合到一个标准化流程中，同时进行，并在一个集中化的工具内进行管理。
- 沟通。为确保所有指示和评论都被查看和审核，笔记和批注是必要的。优秀的工作流管理软件将为您提供这些工具，并且您可以确信所有相关人员都能及时了解所有进展。
- 分发。无论采用何种方法，向同事发送大型媒体文件都既耗时又费力。大多数电子邮件收件箱拒绝接收超过25MB的附件，而如果您发送的是原始媒体素材（这是任何品牌经理或市场营销人员的日常需求），这只是一个标准大小。工作流管理工具使您能够直接与他人分享大文件，而无需使用电子邮件和FTP等繁琐且不安全的方法。
- 版本控制。为了节省资源，多次修改同一个文件是标准做法；但实际上，这通常会导致版本混乱，无法确定哪个版本是最新的。结果就是旧版本被使用，而新版本则在混乱中丢失。有效的工作流管理通过智能版本控制确保没有人会使用过时的版本。
- 概览。
同时处理多个项目时，很容易混淆各个项目的进展。借助工作流管理工具，相关信息可通过概览仪表板清晰展示，让所有任务和项目状态一目了然。
如果您正处在实现有效工作流管理的起步阶段，并且刚刚开始引入校对系统和实施方案，那么这正是将您的内部架构映射并迁移至工作流管理系统的绝佳时机。将内部流程迁移至工作流管理系统，不仅仅是构建一个精确的虚拟映射——工作流的虚拟化还应带来与团队更优、更高效的协作方式。
工作流管理的核心在于使媒体内容创作流程从始至终尽可能高效。创意过程不可避免地涉及不同部门（例如品牌管理、设计、电子商务）的协作，而这些部门之间可能对彼此的工作方法知之甚少。
跨部门项目常常伴随着挫败感、不必要的重复任务以及对同事反馈的无尽等待。一旦涉及外部合作方，流程会变得更加复杂。引入工作流管理软件的主要目的在于提升效率、缩短营销活动的上市时间，并轻松产出新的营销物料。为您的团队引入Baklib这样的工作流工具，将有助于降低营销和品牌管理成本，并切实提升生产力。
为您的组织创建定制化工作流，关键在于找出瓶颈所在，并将实际进展与目标流程进行对比。以下两个步骤将帮助您规划高效的创意工作流：
如果您正处在实现有效工作流管理的起步阶段，并且刚刚开始引入校对系统和实施方案，那么这正是将您的内部架构映射并迁移至工作流管理系统的绝佳时机。将内部流程迁移至工作流管理系统，不仅仅是构建一个精确的虚拟映射——工作流的虚拟化还应带来与团队更优、更高效的协作方式。
工作流管理的核心在于使媒体内容创作流程从始至终尽可能高效。创意过程不可避免地涉及不同部门（例如品牌管理、设计、电子商务）的协作，而这些部门之间可能对彼此的工作方法知之甚少。
跨部门项目常常伴随着挫败感、不必要的重复任务以及对同事反馈的无尽等待。一旦涉及外部合作方，流程会变得更加复杂。引入工作流管理软件的主要目的在于提升效率、缩短营销活动的上市时间，并轻松产出新的营销物料。为您的团队引入Baklib这样的工作流工具，将有助于降低营销和品牌管理成本，并切实提升生产力。
为您的组织创建定制化工作流，关键在于找出瓶颈所在，并将实际进展与目标流程进行对比。以下两个步骤将帮助您规划高效的创意工作流：
一、流程文档化
根据经验，我可以证明第一阶段通常会很混乱。当有多个参与者时，组织大量的任务和沟通渠道至少可以说是非常耗时的。在大多数情况下，从未有人尝试过将创意流程文档化，将现有流程转化为系统内的规范看起来似乎是不可能的。
涉及哪些角色？
与您的利益相关者沟通，这里指的是所有与您合作的人员，包括外部人员（例如来自合作机构）和内部人员（来自其他部门的同事等）。向您工作流程中的所有参与者提出以下问题：
- 流程中每个人实际扮演什么角色？
- 哪些任务分配给了谁？
- 利益相关者将如何沟通（内部和外部）？
- 何时需要谁的输入？谁将接收反馈？
- 瓶颈在哪里？哪些地方需要改进？
- 每项任务需要多长时间？
- 将使用什么软件/工具来监控合规性？
二、明确目标流程
与相关方进行必要的沟通后，重要的是开始整理混乱的局面。首先，明确参与流程的各方角色。其次，指明哪些任务应分配给谁，以及哪些任务可以针对特定角色进行预先定义。请尽可能具体，尽量避免在为每个工作流创建任务时过于笼统或泛泛而谈。
角色与任务示例：
角色：客户
任务：工作请求；简报；明确数量/尺寸；格式要求
任务：工作请求；简报；明确数量/尺寸；格式要求
角色：设计师
任务：创建草稿；修改草稿
任务：创建草稿；修改草稿
角色：内容经理
任务：提供内容；修订内容
任务：提供内容；修订内容
角色：审核员
任务：创建媒体审查；批准和拒绝媒体；对草稿提出意见
任务：创建媒体审查；批准和拒绝媒体；对草稿提出意见
角色：翻译
任务：翻译内容
任务：翻译内容
角色：发布员
任务：将内容发布到网站；最终确定媒体并发送打印
任务：将内容发布到网站；最终确定媒体并发送打印
角色：流程协调员
任务：提供沟通规则
任务：提供沟通规则
接下来，为特定角色和任务指派人员。需要注意的是，在某些情况下，一个角色可能需要由多人担任，一个任务也可能同时由多人负责。为每个人安排后备人员也至关重要，以便在有人缺席或无法完成任务时能够及时替换。
务必关注任务的时间顺序（如果存在的话）：哪些任务需要首先完成，哪些任务可以同步进行？
哪些阶段表现出活动或生产力不足？这些短缺能否通过流程重组来解决，还是需要额外的资源？
以上是使用Baklib进行媒体素材准备和发布的指南。
信息过载？如果您想了解如何利用 Baklib 的资产工作流来改进当前工作流程并提高生产力，请随时与我们的顾问联系。
